En un coup d'œil
- Missions: Assurez un soutien administratif complet et coordonnez diverses fonctions pour l'équipe d'ingénierie.
- Entreprise: XMSTART, une entreprise dynamique à Chantilly, VA.
- Avantages: Travail sur site, opportunités de croissance et environnement stimulant.
- Autres infos: Poste idéal pour ceux qui aiment travailler dans un environnement rapide.
- Pourquoi ce job: Contribuez à des opérations critiques tout en développant vos compétences administratives.
- Qualifications: Expérience en administration et compétences organisationnelles requises.
Le salaire estimé est compris entre 54045 - 66055 € par an.
XMSTART recherche un Administrateur Exécutif (EA) expérimenté et stratégique à temps plein pour rejoindre notre équipe à Chantilly, VA. Ce poste est 100% sur site. Le client exige un Administrateur Exécutif (EA) très organisé et orienté vers les détails au niveau intermédiaire pour fournir un soutien administratif complet, coordonner, intégrer et exécuter diverses fonctions administratives pour la Direction de l'Ingénierie des Systèmes (SED). Ce poste est idéal pour une personne motivée qui s'épanouit dans des environnements dynamiques et désireuse de contribuer à des opérations critiques pour la mission.
En tant que spécialiste EA, vous garantissez un soutien opérationnel sans faille grâce à la planification, à la gestion de la correspondance, à la coordination des voyages et à la gestion des dossiers, conformément aux directives et politiques organisationnelles.
Exigences en matière de sécurité : Autorisation de sécurité TS/SCI active avec date de réinvestigation CI Poly dans les 7 dernières années si ce n'est pas un employé actif de la NRO.
Éducation : Diplôme de lycée requis, diplôme de licence (préféré).
Qualifications :
- 5-10+ années d'expérience pertinente
- Expérience dans la gestion des e-mails, des calendriers et des événements via Microsoft Outlook
- Solides compétences organisationnelles et de pensée critique
- Excellentes compétences interpersonnelles et en communication
Responsabilités :
- Planification et Coordination : Gérer et coordonner les activités, les rendez-vous et les réunions, en veillant à l'exécution sans faille de l'agenda quotidien du cadre supérieur.
- Gestion des Salles de Conférence et des Événements : Maintenir et gérer les calendriers des salles de conférence, organiser des conférences téléphoniques et faciliter la messagerie.
- Gestion des Voyages : Organiser et coordonner les voyages, y compris la planification des itinéraires, le traitement des bons et la sécurisation des arrangements de stationnement VIP.
- Documentation et Correspondance : Effectuer des examens administratifs des présentations et de la correspondance pour la grammaire et le formatage. Rédiger, relire, éditer et coordonner la correspondance.
- Gestion des Dossiers et de la Configuration : Fournir un soutien au Bureau des Dossiers du Programme SED pour la gestion des dossiers conformément à la Directive NRO 56-1. Assurer l'exécution des plans de gestion de configuration pour les produits SED et NRO identifiés.
- Soutien à l'Intégration et à la Sortie : Aider à l'intégration et à la sortie du personnel contractuel et gouvernemental. Préparer la documentation requise, y compris les feuilles de contrôle, les demandes de badge, les demandes de processus d'action de compte NRO (NAAP) et les demandes techniques SED.
- Engagement des Parties Prenantes : Interagir avec le Bureau de Front Office de la NRO, accueillir et escorter les visiteurs, et préparer des informations de base pour les réunions.
- Opérations de Courrier et de Bureau : Récupérer, trier et distribuer le courrier entrant, les fax et d'autres documents. Organiser la livraison du courrier/des colis sortants.
- Gestion des Ressources : Aider à la commande de fournitures/équipements et à l'organisation des réparations d'équipements de bureau.
- Suivi du Panel de Services de Carrière : Suivre et gérer les dates et délais du Panel de Services de Carrière pour garantir la conformité avec les processus organisationnels.
Qualifications Préférées :
- Excellentes compétences en communication orale et écrite
- Solides compétences en correspondance écrite
- Capacité à synthétiser des actions complexes et à respecter des délais serrés
- Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision. Tenir ses engagements, être fiable, très organisé et structuré.
Executive Admin (EA) employeur : XMSTART
XMSTART est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif à Chantilly, VA. Nos employés bénéficient d'opportunités de croissance professionnelle, d'une culture axée sur l'innovation et d'avantages compétitifs, tout en jouant un rôle clé dans des opérations critiques pour la mission. Rejoindre notre équipe, c'est s'engager dans une carrière enrichissante où chaque contribution compte.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Executive Admin (EA)
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez XMSTART.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque XMSTART publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez XMSTART, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Executive Admin (EA)
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour XMSTART et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez XMSTART
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à XMSTART et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de XMSTART.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
