Alternant(e) Administration, Finance & Office Management in Paris

Le poste

Vous rejoignez l’équipe Génie, l’équipe support des équipes opérationnelles de l’entreprise : finance, RH, juridique, administration et office management.

Vous êtes rattaché(e) directement au Directeur Administratif et Financier. C’est un poste polyvalent, exposé, où vous touchez à l’ensemble du périmètre d’un DAF de PME.

Vos missions

Finance et comptabilité

• Préparation et suivi de la facturation clients, relances et suivi des encaissements
• Traitement des factures fournisseurs : collecte, mise en validation, préparation des paiements (Pennylane)
• Gestion des notes de frais et de la justification des dépenses par cartes de paiement (Pennylane)
• Appui aux clôtures mensuelles, trimestrielles, annuelles et à la production des reportings financiers
• Suivi de la trésorerie et mise à jour des tableaux de bord

Office management

• Interlocuteur(rice) des équipes sur tout ce qui concerne les bureaux et les outils de travail
• Gestion des commandes de fournitures, consommables et matériel ; suivi des stocks
• Suivi des prestataires du bureau et des demandes d’intervention
• Bonne tenue des locaux
• Traitement du courrier entrant, classement et archivage (numérique)
• Organisation de moments d’équipe : afterworks, événements internes, séminaires

Ressources humaines et administration du personnel

• Aide à la préparation des paies et au contrôle des bulletins (Payfit)
• Suivi des absences, congés, tickets restaurant, mutuelle (Payfit)
• Appui à l’onboarding et à l’offboarding des collaborateurs
• Préparation hebdomadaire du planning de présence des collaborateurs
• Suivi et organisation des éléments «Care» de l’entreprise (anniversaires professionnels, petit-déjeuners d’accueil, etc…)

Juridique et administratif

• Suivi des contrats fournisseurs et prestataires : échéances, renouvellements, résiliations
• Préparation et classement des documents juridiques et administratifs
• Appui aux formalités courantes et aux demandes de nos clients (questionnaires, attestations)

Outils et amélioration continue

• Documentation de nos process dans Notion
• Participation à l’automatisation de nos tâches récurrentes via l’IA

Cette liste n’est pas exhaustive. Selon vos appétences et votre montée en compétence, d’autres responsabilités pourront vous être confiées.

Formation et expérience

• Formation en gestion, finance, comptabilité ou administration des entreprises
• Une première expérience en stage ou alternance sur des sujets administratifs ou financiers est un plus, pas une obligation
• Une première expérience en stage ou alternance sur des sujets RH ou d’office management est un plus, pas une obligation
• Vous êtes organisé(e) et méthodique : vous savez gérer plusieurs sollicitations en parallèle et tenir vos échéances
• Vous êtes à l’aise avec le «multitasking» et avez la capacité de passer d’un sujet à l’autre sur les différents domaines d’intervention (Finance/RH/Office Management).
• Vous êtes rigoureux(se) et discret(e) : vous manipulerez des données confidentielles
• Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux : Excel, Notion, Slack. Une curiosité pour l’IA et l’automatisation est nécessaire.
• Vous avez un bon niveau d’expression écrite et orale en français, et un niveau d’anglais professionnel

Ce que nous proposons

• Un périmètre large, du quotidien opérationnel jusqu’aux reportings présentés à la direction
• Un encadrement direct par le DAF, avec un vrai suivi de votre progression
• De l’autonomie réelle dès les premières semaines
• Des locaux agréables à Paris 10e, une équipe accessible et un cadre de travail sain
• Rémunération selon la grille légale de l’alternance et votre niveau de formation
• Tickets restaurant, mutuelle, remboursement du titre de transport à 50 %, journée d’anniversaire offerte.

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