En un coup d'œil
- Missions: Piloter et coordonner un service d'accueil, de téléphonie et de gestion du courrier.
- Entreprise: Collectivité territoriale dynamique avec un fort engagement envers le service public.
- Avantages: Poste à responsabilités avec opportunités de développement professionnel.
- Autres infos: Environnement stimulant avec des projets de modernisation en cours.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe passionnée et faites la différence dans la vie des usagers.
- Qualifications: Expérience en management et compétences organisationnelles requises.
Le salaire estimé est compris entre 42750 - 52250 € par an.
Missions principales
Sous l’autorité de la Direction, vous assurez le pilotage, l’encadrement et la coordination du service regroupant l’accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et les courses administratives.
En qualité de chef de service, vous êtes responsable de l’organisation et du bon fonctionnement quotidien de votre secteur d’activité. À ce titre, vous encadrez et accompagnez une équipe d’agents polyvalents, définissez les priorités, organisez la répartition des missions et veillez à la continuité et à la qualité du service public rendu aux usagers.
Vous assurez également la coordination avec les différents services municipaux, les partenaires et les prestataires extérieurs, et contribuez activement aux projets d’évolution du service, notamment dans le cadre de la modernisation de l’accueil et du Guichet Unique.
À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de
- Encadrer, animer et accompagner les agents du service
- Organiser et répartir les activités en fonction des priorités et des nécessités de service
- Élaborer les plannings hebdomadaires des agents polyvalents et assurer leur adaptation en fonction des absences et des contraintes de fonctionnement
- Veiller à la continuité du service et à la qualité de l'accueil délivré aux usagers
- Donner les consignes nécessaires au bon fonctionnement du service et s'assurer de leur mise en œuvre
- Relayer auprès des agents les informations émanant des services municipaux et de la Direction générale
- Accompagner les agents dans l'évolution de leurs missions et identifier les besoins en formation
- Élaborer, en lien avec la DRH, un plan de formation adapté aux besoins du service
- Prévenir et réguler les difficultés d'organisation ou de fonctionnement au sein de l'équipe
- Assurer un suivi régulier de l'activité et rendre compte à la hiérarchie
- Participer à l'évaluation et au développement des compétences des agents
- Organisation et pilotage de l'activité
- Coordonner, organiser et planifier l'ensemble des activités liées à l'accueil physique, à la plateforme téléphonique, au courrier et aux courses de la Ville
- Mettre en place des outils de suivi et de pilotage de l'activité
- Gérer les statistiques des différents secteurs et élaborer les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
- Établir le bilan annuel du service
- Identifier les dysfonctionnements et proposer des actions d'amélioration
- Rédiger, actualiser et veiller à l'application des procédures relatives à l'accueil physique et téléphonique, au courrier et aux courses
- Veiller à la bonne organisation et à la continuité des activités du service
- Modernisation de l'accueil et travail en transversalité
- Participer activement à l'élaboration et à la mise en œuvre du projet de modernisation de l'accueil et du Guichet Unique
- Travailler en transversalité avec l'ensemble des services à la population afin de favoriser la coordination et la simplification du parcours usager
- Participer à la définition des nouvelles modalités d'organisation et de fonctionnement de l'accueil
- Accompagner les équipes dans l'évolution des pratiques et des missions liées à la modernisation du service
- Gestion du courrier et des courses
- Organiser et contrôler l'ensemble des opérations relatives au courrier : réception, ouverture, tri, ventilation et distribution
- Veiller à la bonne organisation des courses administratives et à leur réalisation dans les délais
- Assurer le suivi des relations avec les services de La Poste et être l'interlocuteur de référence pour la Ville
- Veiller à la qualité et à la continuité des prestations liées au courrier et aux courses
- Coordination avec les prestataires et partenaires
- Être l'interlocuteur direct entre la société de gardiennage et la Ville
- Participer à l'élaboration et au suivi du marché public relatif à la surveillance de l'Hôtel de Ville
- Veiller au suivi de la main courante, des mallettes d'astreinte et des notes de gardiennage
- Assurer le suivi des relations avec les différents partenaires intervenant dans le périmètre du service
- Gestion administrative et budgétaire
- Élaborer et suivre le budget du service en lien avec le responsable administratif et financier de la Direction
- Assurer le suivi des dépenses et des besoins du service
- Préparer les éléments nécessaires aux arbitrages et aux décisions de la hiérarchie
- Élaborer les bilans et documents de suivi nécessaires au pilotage du service
- Missions spécifiques
- Assurer le recensement de la population en lien avec le superviseur de l'INSEE et le coordonnateur
- Participer à la préparation et à la mise en œuvre des dispositifs nécessaires à cette mission
- Assurer toute mission relevant du périmètre du service et nécessaire à la continuité du service public
- Profil recherché
Vous justifiez d'une expérience significative en management et en encadrement d'équipe, idéalement acquise dans le secteur public, en collectivité territoriale ou dans un environnement de services à la population.
Vous maîtrisez les principes d'organisation et de pilotage d'un service et êtes en capacité de coordonner plusieurs activités simultanément.
Vous savez
- Encadrer et mobiliser une équipe
- Organiser et planifier l'activité
- Fixer des priorités et prendre des décisions dans le cadre de vos responsabilités
- Accompagner les agents dans leurs missions et dans l'évolution des pratiques professionnelles
- Faire respecter les procédures et les consignes
- Gérer les situations complexes et les imprévus
- Travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
- Rendre compte de l'activité et alerter votre hiérarchie lorsque nécessaire
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous faites preuve d'autorité, de diplomatie, de disponibilité et de pédagogie dans l'exercice de vos fonctions managériales.
Organisé(e), rigoureux(se), réactif(ve) et autonome, vous disposez d'une bonne capacité d'analyse et de synthèse.
La maîtrise des outils bureautiques et des outils de suivi d'activité est attendue.
Un poste à forte responsabilité managériale
Ce poste s'adresse prioritairement à des professionnels disposant d'une expérience avérée en encadrement et en organisation d'équipe.
La dimension managériale constitue une composante essentielle du poste : le chef de service est responsable de l'organisation du travail, de la coordination des agents, du suivi de l'activité et de la continuité du service.
Une simple expérience dans les domaines de l'accueil, du courrier ou de l'administration, sans expérience ou capacité démontrée en matière d'encadrement, de management et de pilotage d'activité, ne correspond pas pleinement aux attendus du poste.
#J-18808-Ljbffr
Chef de service Accueil-Téléphonie-Courrier-Courses F/H in Bondy employeur : WeRecruit
BodemerAuto Lamballe est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif au sein d'une équipe expérimentée. Avec des opportunités de développement professionnel et une culture axée sur la satisfaction client, vous aurez la chance de travailler avec des véhicules de qualité tout en bénéficiant d'un cadre stimulant en Bretagne et Normandie. Rejoindre BodemerAuto, c'est s'engager dans une carrière enrichissante où votre passion pour l'automobile sera valorisée.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Chef de service Accueil-Téléphonie-Courrier-Courses F/H in Bondy
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez WeRecruit.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque WeRecruit publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez WeRecruit, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Chef de service Accueil-Téléphonie-Courrier-Courses F/H in Bondy
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour WeRecruit et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez WeRecruit
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à WeRecruit et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de WeRecruit.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
