Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons une/un « Assistant(e) Administrative et Chargé(e) d’Accueil » pour notre site d’Archamps (Haute-Savoie)
Sa mission principale est d’organiser l’accueil des visiteurs, de les renseigner et d’établir des liens entre acteurs internes et externes. Elle/il anime et organise les activités d’accueil et d’information (accueil physique et téléphonique, communication, organisation de réunions et évènements, planning des salles, déplacements, gestion des fournitures, etc.).
Elle/il peut être amené à participer à des missions spécifiques, notamment lors d’organisations d’évènements, ou en support à des activités ponctuelles.
Accueil / Communication :
- Accueillir les personnes et identifier leur demande :
- Renseigner les personnes, les orienter ou les accompagner vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé
- Gérer le standard téléphonique :
- Prendre des appels, des messages
- Orienter et filtrer les appels téléphoniques
- Gérer l’attente en cas de saturation des postes
- Contrôler l’accès et la circulation des visiteurs (registre des visiteurs, affectation et suivi des badges)
- Actualiser les documentations publicitaires mises à disposition des visiteurs
- Gérer l’affichage des communications internes dans les différents bâtiments
Secrétariat :
- Procéder à l’enregistrement, au tri et à l’affranchissement du courrier
- Remettre le courrier aux personnes concernées
- Gérer le fichier de suivi des courriers émis en LR/AR.
- Assurer le suivi et l’archivage de dossiers administratifs (commandes/BL, factures, ...)
Gestion/ Organisation :
- Gérer les déplacements du personnel / des visiteurs
- Commander et suivre les réservations des demandeurs internes ou externes (taxis, trains, avions, hôtels, restaurants, véhicules de location ou de société, ...)
- Garantir le suivi, le réassort des : Fournitures bureautiques / Consommables photocopieuses / Boissons/ cafés
- Gérer les salles de réunions : approvisionnement boissons, matériel, propreté et rangement
- Commander les plateaux repas pour la Direction et les services demandeurs
- Organiser des événements internes, contribuant aux Valeurs, à la vie du site et l’engagement des collaborateurs
Missions Spécifiques
- Soutien à l’assistante de Direction : organisation événements, archivage dossiers...
- Soutien au service comptabilité : archivage de factures et documents divers
- Cantine : suivi des réservations, vente tickets au personnel, envoi les plannings de réservation, affichage menus, suivi présence, communication avec Elior...
- Suivi de la communication dans les salles (actualiser les Kakemonos, l’affichage, coffrets...)
#J-18808-Ljbffr
Assistant(e) Administratif(ve) et Chargé(e) d'Accueil F/H in Archamps employeur : VIVACY
Rejoindre les Laboratoires Vivacy, c'est intégrer une entreprise dynamique et en pleine croissance située à Archamps, en Haute Savoie, où l'innovation et la qualité sont au cœur de nos préoccupations. Nous offrons un environnement de travail collaboratif, propice à l'épanouissement professionnel, avec des opportunités de développement personnel et des projets stimulants dans le domaine de l'administration des ventes. En tant que Responsable ADV, vous bénéficierez d'une culture d'amélioration continue et d'une équipe engagée, tout en contribuant à des missions à fort impact dans le secteur de la santé.
