Au croisement des opérations, du commerce et des ressources humaines, l’Office Manager assure la gestion administrative globale, le suivi ADV, l'optimisation des process internes, ainsi que l'administration du personnel. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des salariés, de la direction, des équipes commerciales et des entités du groupe, l'Office Manager garantit le bon fonctionnement opérationnel.
1. Office Management & Administration des Ventes (ADV)
Organisation de la vie de bureau :
Gestion de la logistique, des fournitures et des services généraux (gestion des stocks, commandes)
Point de liaison principal avec la gestion des locaux
Traitement des factures fournisseurs et validation des demandes d'accès
Gestion des prestataires & Achats :
Établissement des contrats, sous-traitants et bons de commande
Création des accès et attribution des outils/équipements
Suivi des prestataires et résolution des litiges (facturation, paiement, frais, accès)
Gestion et optimisation des coûts (mise en place et tenue du tableau récapitulatif annuel (outils, licences, abonnements))
Faire évoluer les outils et indicateurs de suivi (Notion, BoondManager, Agistar, Provigis)
Élaboration et mise à jour régulière des tableaux de bord internes
Suivi des commandes & Facturation clients :
Élaboration et envoi de devis aux clients
Suivi et relance des commandes clients
Suivi des relances de facturation et gestion des litiges clients
Gestion des Comptes-Rendus d'Activité (CRA) :
Suivi des CRA collaborateurs
Correction des erreurs et transmission des CRA validés aux clients
Coordination continue avec l'équipe commerciale et mise à jour des données CRM/fournisseurs
Traitement des demandes d'interlocuteurs variés, sondages et enquêtes administratives
2. Administration & Suivi du Personnel
Gestion administrative des collaborateurs :
Suivi individuel des dossiers (gestion des demandes d’autorisation de travail, adhésion mutuelle, ...)
Participation au parcours d'intégration (Onboarding / accueil) et du départ (Offboarding)
Saisie et mise à jour dans les outils RH (Boond, Agistar, Smart RH, tableaux de reporting)
Ecosystème entrepreunarial avec de belles perspectives d’évolutions
Formations diverses (écosystème IT/digital, recrutement, prospection)
Environnement dynamique (afterworks, sports, teambuildings)
Tickets restaurant, mutuelle, prise en charge à 50% des transports
PC/Mac et Iphone
Formation en administration et gestion des entreprises, école de commerce
Bonne maîtrise d'Excel / Google Sheets (tableaux de bord, calcul de KPI, budgets)
Capacité à piloter la chaîne ADV (devis, CRA, facturation, relances)
Rigueur et organisation
Sens du service et bon relationnel
Confidentialité et discrétion
Proactivité
Entretien RH téléphonique (30min)
Questionnaire en ligne (20min)
Entretien présentiel avec équipe admin/RH et direction (1h)
#J-18808-Ljbffr
Office Manager employeur : VISIAN
Rejoindre notre société de conseil, c'est intégrer un environnement dynamique où l'innovation et la collaboration sont au cœur de notre culture. Nous offrons des opportunités de développement professionnel continu, permettant à nos employés de grandir et d'évoluer dans leur carrière tout en travaillant sur des projets significatifs pour le secteur bancaire. Située dans un cadre stimulant, notre entreprise valorise la diversité des idées et favorise un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, rendant chaque journée de travail enrichissante et motivante.
