En un coup d'œil
- Missions: Assurer la gestion administrative et le soutien à la direction dans un environnement dynamique.
- Entreprise: LISEA, leader de l'infrastructure ferroviaire en France, engagé pour la diversité et l'inclusion.
- Avantages: Opportunités de développement professionnel et un cadre de travail stimulant.
- Autres infos: Poste polyvalent offrant une belle visibilité au sein de l'entreprise.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe innovante et contribuez à des projets d'envergure nationale.
- Qualifications: Expérience en administration et ressources humaines, avec un sens aigu de l'organisation.
Le salaire estimé est compris entre 41850 - 51150 € par an.
Rattaché(e) au RRH, l’Office Manager assure une fonction transverse au service de l’organisation, alliant support à la Direction, administration des ressources humaines, gestion de la formation et coordination des services généraux.
- Assistance à la Direction Générale
- Assurer la gestion et la coordination des agendas du Président
- Organiser les réunions, séminaires, déplacements professionnels
- Assurer l'accueil des visiteurs et la coordination logistique des rendez‑vous.
- Suivre l'archivage et la gestion documentaire de l'entreprise.
- Rédiger, mettre à jour et diffuser les procédures administratives internes.
- Gestion des services généraux
- Piloter les services généraux afin de garantir des conditions de travail optimales aux collaborateurs.
- Assurer la gestion des commandes, stocks et approvisionnements de fournitures et consommables.
- Coordonner les prestations de maintenance, d'entretien et de services aux occupants.
- Gérer les relations avec les prestataires et suivre l'exécution des contrats associés.
- Assurer la gestion du courrier, des archives et des moyens généraux.
- Superviser l'attribution et le renouvellement des équipements informatiques et téléphoniques en lien avec le RSI.
- Veiller au bon fonctionnement des locaux et des équipements mis à disposition des salariés.
- Administration des Ressources Humaines
- Assurer la gestion administrative du personnel tout au long du cycle de vie du collaborateur.
- Coordonner le processus d'intégration des nouveaux salariés.
- Préparer et suivre les dossiers administratifs liés à l'embauche.
- Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers du personnel et du registre du personnel.
- Collecter et transmettre les éléments variables nécessaires à la paie.
- Suivre les contrats de travail, avenants, périodes d'essai et absences.
- Organiser les visites médicales et assurer le respect des obligations réglementaires.
- Répondre aux demandes des collaborateurs concernant les sujets administratifs RH.
- Mettre à jour les tableaux de bord et les indicateurs RH.
- Assurer le suivi administratif des avantages sociaux et des activités du CSE.
- Contribuer aux actions relatives à la qualité de vie au travail, à la santé et à la sécurité.
- Gestion de la formation et suivi budgétaire
- Recueillir et consolider les besoins en formation auprès des managers.
- Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre du plan de développement des compétences.
- Organiser les sessions de formation
- Assurer le suivi administratif des actions de formation.
- Veiller au respect des obligations réglementaires en matière de formation.
- Assurer le suivi des financements et des prises en charge.
- Contrôler les dépenses engagées et le budget formation.
- Mettre à jour les indicateurs et tableaux de bord de suivi de la formation.
L'Office Manager doit combiner une solide maîtrise des processus administratifs, RH et de formation avec d'excellentes capacités d'organisation et de coordination.
Rattaché(e) au Responsable RH, il/elle se distingue par sa polyvalence, sa rigueur, son sens du service et sa capacité à interagir efficacement avec l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise.
Son efficacité repose autant sur ses compétences techniques que sur son sens relationnel, sa discrétion et son aptitude à gérer des sujets variés dans un environnement exigeant.
Formations de bases: Bac+2/3, type , BTS Support à l'Action Managériale (SAM), BTS Gestion de la PME (GPME), BET Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA), Licence professionnelle Gestion des Ressources Humaines, Licence professionnelle Métiers de la Gestion et de l'Administration
La maitrise de l’anglais est un plus,
Savoir / Savoir-faire
5 à 10 ans d'expérience minimum dans des fonctions d'Assistante de Direction Générale, ou Office Manager.
- Excellente capacité d'organisation, de discrétion et de gestion des priorités. Savoir dire non quand cela est nécessaire
- Faire preuve d’autonomie, d’initiative et être force de proposition
- Maîtrise des sujets RH (administration du personnel, paie).
- Expérience de la gestion des services généraux et des prestataire.
- Aisance avec les outils informatiques et les logiciels RH.
- Savoir-être
- Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion dans le traitement des informations
- Qualités relationnelles et sens du service favorisant des interactions constructives avec l'ensemble des interlocuteurs internes et externes
- Diplomatie, tact, intelligence relationnelle et sens politique
- Polyvalence et agilité pour intervenir sur des sujets variés (direction, RH, services généraux, communication, événements)
LISEA est le concessionnaire de la ligne grande vitesse Sud Europe Atlantique (SEA), Tours-Bordeaux.
Mise en service le 2 juillet 2017, cette infrastructure représente un investissement de 7,7 milliards d’euros et 302 km de ligne à grande vitesse ainsi que 38km supplémentaires de raccordements, permet notamment de relier Paris à Bordeaux en 2h04 et plus largement de connecter le Sud‑ouest de la France à la grande vitesse ferroviaire.
Premier gestionnaire privé d’une infrastructure ferroviaire en France relevant d’un contrat de concession, la mission de LISEA est de gérer, en toute sécurité, une infrastructure ferroviaire publique au bénéfice de ses clients, des territoires et des voyageurs.
Les actionnaires de la Société sont VINCI Concessions (42.05%), Meridiam (41.95%) et la Caisse des Dépôts (16%).
LISEA est engagée en faveur de la diversité, de l'inclusion et de l'égalité professionnelle.
Notre démarche est reconnue par les labels AFNOR Diversité et Égalité Professionnelle.
Toutes les candidatures sont étudiées sans distinction d'origine, de sexe, d'âge, de handicap, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, de religion ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.
#J-18808-Ljbffr
Office Manager F/H employeur : VINCI
Rejoindre NUVIA Support, c'est intégrer une entreprise qui valorise l'autonomie et la responsabilité au sein d'une équipe dynamique dédiée à la logistique en milieu nucléaire. Située à Gravelines, notre culture de travail favorise la solidarité et l'entraide, tout en offrant des opportunités de formation et d'évolution professionnelle adaptées à vos ambitions. En tant qu'Opérateur Radioprotection, vous aurez un rôle clé dans la prévention des risques radiologiques, contribuant ainsi à des projets significatifs dans le secteur de l'énergie.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Office Manager F/H
✨Connecte-toi avec des pros des RH
N'hésite pas à rejoindre des groupes et des communautés en ligne spécifiques aux ressources humaines, comme les forums LinkedIn ou des groupes Facebook. Ces espaces sont souvent remplis d'opportunités et tu peux te faire connaître avant même de déposer ta candidature.
✨Participe à des événements de recrutement
Les foires de l'emploi et les événements de networking dans le domaine des ressources humaines sont des occasions en or pour rencontrer directement des recruteurs de boîtes comme VINCI. Prépare ta mini-présentation et fais-toi remarquer à ces événements !
✨Mets en avant ton expérience pratique
Dans les RH, les expériences concrètes comptent. Si tu as fait des stages ou des projets en gestion des talents, n'hésite pas à les mettre en avant lors de tes échanges. Ça peut vraiment te démarquer des autres candidats.
✨Postule directement sur notre site !
Si tu es intéressé par Office Manager F/H chez VINCI, file sur notre site et envoie ta candidature. On adore voir des profils de passionnés comme toi, alors n'attends pas et montre-nous ce que tu as à offrir !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Office Manager F/H
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant ton sens de l'écoute:Dans le domaine des ressources humaines, la capacité à écouter et à comprendre les préoccupations des employés est cruciale. Assure-toi que ton CV et ta lettre de motivation reflètent tes expériences antérieures où tu as utilisé cette compétence, que ce soit lors de stages ou de projets scolaires.
Parle de ta connaissance des outils RH:N'oublie pas de mentionner les logiciels ou outils RH que tu as utilisés, surtout si tu as une expérience dans le recrutement ou la gestion des performances. Des outils comme SAP, Workday ou même des plateformes de gestion des candidatures peuvent vraiment faire ressortir ton profil aux yeux de VINCI.
Montre ta motivation pour le métier:Ta lettre de motivation est un excellent endroit pour expliquer pourquoi les ressources humaines te passionnent. Parle de tes aspirations à aider les autres, à améliorer les environnements de travail ou à contribuer à la culture d'entreprise, particulièrement chez VINCI.
Soigne la présentation de ton CV:Dans le milieu des ressources humaines, une présentation soignée est essentielle. Utilise une structure claire et professionnelle, mais n'hésite pas à ajouter une touche personnelle pour montrer ta créativité et ton approche unique des ressources humaines.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez VINCI
✨Maîtrise des compétences humaines
Dans le domaine des ressources humaines, il est crucial de démontrer des compétences interpersonnelles solides. Prépare-toi à partager des exemples concrets de ta capacité à gérer des conflits, à mener des entretiens ou à conseiller des employés. Pense à des situations où tu as réellement eu un impact, cela montrera que tu es prêt pour le terrain.
✨Sois prêt pour les études de cas RH
Attends-toi à des études de cas spécifiques aux ressources humaines lors de ton entretien chez VINCI. Cela peut impliquer de résoudre un problème de gestion des talents ou de proposer une stratégie de recrutement. Révise quelques scénarios et pense à la manière dont tu appliquerais les théories RH dans la pratique.
✨Mets en avant ta passion pour le développement des talents
Pour un poste à plein temps, les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une vraie passion pour le développement des employés. Partage tes expériences de mentorat ou de formation et comment cela a conduit à des résultats positifs. N'hésite pas à montrer comment tu tiens à jour tes connaissances dans le domaine des ressources humaines.
✨Prépare-toi à discuter de la culture d'entreprise
Essaye de comprendre la culture de VINCI avant de te présenter à l'entretien. Prépare des questions sur la manière dont l'entreprise valorise le bien-être des employés, car cela montre que tu es axé sur l'humain. Ton intérêt pour la culture d'entreprise peut vraiment faire la différence et montrer que tu es fait pour ce rôle.
