Assistant Responsable d'Affaires F/H F/H in Lyon

ROIRET Transport est une société de VINCI Energies spécialisée en études, réalisation et installation de systèmes pour les transports collectifs urbains et interurbains (métros, tramways, bus à haut niveau de services, parkings et pôles multimodaux, aéroports, ferroviaire). Implantée dans la région lyonnaise, nous intervenons également sur l’ensemble du territoire national et réalisons aussi quelques projets export, en associant d’autres entreprises du groupe.

Notre savoir-faire s’exerce sur les métiers de l’énergie électrique, des systèmes informatiques et de communication : Informatique industrielle, Systèmes courants faibles, Systèmes de communication et d’informations dédiés au transport, Nouvelles technologies.

Votre rôle sera d'assurer la gestion administrative des activités des Responsables d’Affaires dont vous aurez la charge, et d'assister l’équipe du Responsable d’Affaires dans son quotidien. Pour cela, vos missions seront :

• Assurer la gestion administrative et la facturation des affaires en gestion, création d’affaires dans notre logiciel de Gestion (ouverture, saisie des budgets) ;
• Rédiger et envoyer des courriers divers et recommandés (sécurité, remerciements, enquêtes, réponses courriers, mail, etc.) ;
• Gérer les demandes d’agrément de sous-traitants, contrats de sous-traitance ;
• Réaliser la facturation, les situations, le suivi des encaissements, la relance des impayés, l'établissement du DGD, les révisions de prix si nécessaire ;
• Demander et gérer les cautions bancaires ;
• Recevoir et orienter les communications téléphoniques et les visiteurs ;
• Réceptionner le courrier de son Responsable d'Affaires, en assurer la diffusion, et rédiger les réponses à partir des indications fournies ;
• Gérer à la demande de son Responsable d'Affaires : agenda, planning, organisation de réunion, manifestations, déplacements ;
• Créer des présentations, organiser et alimenter les répertoires de dossiers d'affaires ;
• Assurer le classement des documents nécessaires au bon fonctionnement du service ;
• Constituer les dossiers d’appels d’offres et les candidatures ;
• Réaliser la veille des AO en lien avec nos métiers et expertises ;
• Assurer la relation avec les différentes parties prenantes de l’affaire (MOA, MOE, S/T, etc.) ;
• Participer à la vie active de la société (cohésion, animations, événements, etc.).

Conditions du poste :

• Site : ROIRET Transport à Rillieux La Pape (69)
• 1 jour de Télétravail possible après une prise de fonction réussie (à définir au préalable)
• Horaires 36h50 sur 4,5 jours – Vendredi après-midi non travaillé

Vous êtes de nature organisée, méthodique et rigoureuse ? Votre esprit d'initiative, votre organisation, votre autonomie, votre disponibilité et votre sens du service sont essentiels à ce poste. Vous aimez travailler en équipe ?

Vous avez une forte expérience avec :

• Pack Office (Word, Excel, Powerpoint) ;
• Expérience sur un logiciel de Gestion ERP ;
• Les schémas de facturation des affaires en marchés publics (TVA, cautions : retenues de garanties, avances forfaitaires, facturation à l’avancement, révisions de prix, etc.) ;
• Expérience sur plateformes documentaires et de gestion (Actradis, Chorus, Ediflex, etc.).

Formation : De formation supérieure de type BTS dans le domaine de la Gestion

Expérience : Minimum 5 ans sur une fonction similaire.

Savoir-être :

• Rigueur et organisation,
• Capacité d’adaptation
• Sens du relationnel,
• Autonomie

Nos avantages :

• Cadre de travail agréable et un travail porteur de sens ;
• Rémunération avantageuse : 13ème mois, participation, intéressements, TR, PEG, Comité Social et Economique ;
• Management de proximité dans une entreprise agile et à taille humaine qui bénéficie de la force du groupe VINCI ;
• Possibilité de participer à des actions solidaires, collectives ou individuelles.