Assistant(e) administratif(ve) et d’accueil (H/F)
Gif-sur-Yvette, une ville proche de Paris où il fait bon vivre et travailler.
Ville de plus de 23 000 habitants, 9 groupes scolaires, 2 collèges, 1 lycée, 9 complexes sportifs, de grandes écoles (CentraleSupélec, ENS Paris-Saclay) et de prestigieux établissements scientifiques.
Commune implantée au cœur du Parc naturel régional de la Haute Vallée de Chevreuse, située à 20 km au sud de Paris, accessible en transports en commun (RER B et plusieurs lignes de bus).
Rejoindre Gif-sur-Yvette, c’est intégrer une ville dynamique en pleine évolution qui propose un panel de métiers dans différents secteurs comme la petite enfance, l'animation, le médico-social, le bâtiment, la voirie, la sécurité, les finances, le sport, la culture, l'état civil...
Sous l’autorité de la cheffe du service Citoyenneté et sous la responsabilité hiérarchique de la responsable Vie associative et proximité, vous exercerez vos missions au sein d’un nouvel espace en création à proximité du Val de Gif, dont l’ouverture est prévue fin 2027, afin de favoriser le lien social, accompagner la vie associative et soutenir les initiatives citoyennes.
Missions Principales
- Assurer la gestion des salles municipales et venir en soutien à l’espace associatif
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la structure
- Participer à la mise en place de la programmation et des activités
1. Mise à disposition des salles municipales
- Gérer le planning de mise à disposition des salles suivant la procédure en œuvre dans le service (utilisation d’un logiciel dédié)
- Traiter la demande et son suivi en fonction du demandeur (associations, particuliers, services de la mairie, syndic de copropriétés…)
- Utiliser des supports (conventions, formulaires, courriels…)
- Veiller au bon fonctionnement des salles communales et assurer le suivi des petits travaux
- Gérer les accès aux salles (clefs, code d’accès via logiciel Intratone, badges de parkings)
Soutien à l’espace associatif :
- Tenir et mettre à jour les listings
- Informer, orienter et accompagner les associations
- Participer à la mise en place de la rentrée associative (recueil et traitement des besoins, enregistrement dans le logiciel, aide à la préparation de la commission, réponses aux associations, rendez-vous associatifs de fin et de début de saison)
2. Accueil physique et téléphonique
- Orienter les usagers au sein du lieu
- Informer les usagers sur les activités de la structure
- Gérer la documentation à destination du public
- Veiller au bon fonctionnement du lieu et du matériel mis à disposition
3. Participer à la programmation du lieu
- Diffuser l’information
- Aide à la mise en place logistique des évènements et à la préparation des salles
- Gérer et suivre les inscriptions aux ateliers
Ce poste suppose d’être polyvalent et de posséder une forte capacité d’organisation. La structure se veut un lieu hybride, évolutif et modulable dans lequel il est nécessaire d’être apte à travailler dans un espace partagé.
Savoir-faire
- Maîtrise et respect des procédures de travail et de la réglementation
- Connaissance des collectivités territoriales et du milieu associatif
- Intérêt pour le domaine socioculturel
- Maîtrise des outils informatiques
- Maîtrise des techniques d’accueil
Savoir-être
- Aptitude au travail en équipe
- Rigueur, respect des délais
- Aisance relationnelle
- Autonomie
- Sens du service public
Spécificités du poste
- Travail certains week-ends dans le cadre des actions ponctuelles et certains samedis matin
Poste à temps complet à pourvoir le 1er janvier 2027 ; recrutement par voie statutaire ou par voie contractuelle (CDD),
Cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C).
Politique ressources humaines attractive
- Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13e mois
- 25 jours de congés annuels + 16,5 RTT + 1 ou 2 jours de fractionnement
- Commune adhérente au Comité National d’Action Sociale (CNAS) : service de billetterie réduit (cinéma, spectacles, sorties culturelles, loisirs...), Amicale du personnel
- Participation aux frais de centres de loisirs, séjours vacances
- Politique d’accompagnement des agents
- Participation à la prévoyance
- Participation à la mutuelle
#J-18808-Ljbffr
