En un coup d'œil
- Missions: Gérer les aspects administratifs et financiers de la DGA tout en assurant un suivi rigoureux.
- Entreprise: Une direction dynamique avec une culture collaborative et axée sur l'innovation.
- Avantages: Opportunités de développement professionnel et un environnement de travail stimulant.
- Autres infos: Possibilités d'évolution de carrière dans un secteur en pleine transformation.
- Pourquoi ce job: Contribuez à des projets impactants et développez vos compétences dans un cadre enrichissant.
- Qualifications: Compétences en gestion administrative et financière, esprit d'équipe requis.
Le salaire estimé est compris entre 45000 - 55000 € par an.
- A. Socle commun - support global de la DGA
- RH de proximité
- Suivre, en lien avec la DRH, les arrivées, départs, renouvellements, changements d’affectation, postes vacants et principales échéances RH de la DGA.
- Veiller à la complétude des demandes et pièces et remonter les difficultés ou risques nécessitant arbitrage.
- Instances, actes et échéances
- Suivre le calendrier des instances et des dates limites de transmission des actes de la DGAS SSP
- Coordonner la préparation et le suivi des délibérations, décisions, arrêtés et conventions avec les directions et la DAJ/instances et les Directions de la DGA
- Relancer les contributeurs, vérifier la complétude des dossiers et suivre leur avancement jusqu’à mise en œuvre.
- Agenda, réunions, parapheur et traitement des courriers Post Office
- Contribuer à l’organisation de l’agenda des séquences structurantes de la DGA.
- Préparer les réunions, consolider les dossiers, produire les relevés de décisions et suivre les actions décidées.
- Organiser le parapheur et la chaîne des courriers/mails, notamment Post Office : priorisation, ventilation, délais, relances et traçabilité.
- Finances, contrats et commande publique
- Assurer l’interface de proximité avec la direction des finances et de la commande publique.
- Coordonner, selon le périmètre de la DGA, préparation budgétaire, exécution, factures, engagements, marchés, conventions et tableaux de bord.
- Signaler les risques, retards et échéances critiques au DGA et aux directions.
- SI, logistique, maintenance et communication
- Centraliser et suivre les besoins en équipements, logiciels, habilitations et incidents SI/Logiciels métiers ainsi que les demandes de maintenance (GLPI et Mainti).
- Être le relais de la DGA avec la communication pour le site internet et les informations liées aux différents service.
- S’assurer de la clôture des demandes et alerter en cas de blocage.
- Pilotage et amélioration continue
- Tenir des tableaux de suivi simples, fiabiliser les données et produire un reporting régulier pour le DGA.
- Identifier les irritants récurrents, proposer des améliorations de processus et contribuer au réseau inter-DGA des RAF.
- B. Animation du réseau d’appui et préfiguration du pôle
- Cartographier les agents exerçant des fonctions administratives, financières, comptables et de secrétariat dans la DGA, ainsi que leurs tâches, compétences, volumes et périodes de pointe.
- Animer un réseau d’appui de DGA : réunions de coordination, outils communs, partage d’information, règles de suppléance et entraide entre directions.
- Évaluer les compétences et l’aisance des agents sur les principaux domaines d’appui afin d’identifier complémentarités, besoins de formation et potentiels de spécialisation.
- Proposer une répartition des tâches distinguant ce qui doit être mutualisé, ce qui doit rester au plus près des directions et ce qui relève des directions ressources.
- Mettre en place progressivement un catalogue de services, des niveaux de service et un suivi de charge permettant d’éviter les demandes sans pilote et de répartir les flux.
- Préparer, avec le DGA, une organisation cible de pôle d’appui DGASSP à dominante administration–finances–juridique de proximité, en précisant les ETP concernés, les rattachements, les fonctions de référents et les modalités de continuité.
- Accompagner la mise en œuvre de la mutualisation, en veillant à préserver la proximité métier, la qualité du service et les conditions de travail des agents.
- C. Missions spécifiques au périmètre
- Pilotage budgétaire et tableaux de bord
- Organiser la préparation budgétaire, consolider les besoins et préparer les arbitrages du DGA.
- Suivre l’exécution, les dépenses/recettes et les risques de dépassement ou de sous-consommation.
- Produire des tableaux de bord simples, partagés et régulièrement mis à jour.
- Marchés, conventions et contrats
- Tenir un échéancier des marchés, contrats et conventions : montants, durées, renouvellements, avenants et échéances critiques.
- Coordonner avec la DAJ/commande publique la préparation des dossiers et la qualité des pièces.
- Structurer un registre partagé des conventions et contrats.
- Courriers, actes et procédures
- Structurer le suivi du parapheur et des courriers/mails ; suivre les taux et délais de réponse.
- Cartographier les principaux processus administratifs et identifier doublons, ruptures et zones grises.
- Co-construire des procédures courtes et des circuits de validation compréhensibles par les directions.
- #J-18808-Ljbffr
Responsable administratif et financier auprès de la DGA - H/F in Trappes employeur : Ville de Trappes
La ville de Trappes est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et engagé, où le bien-être des collaborateurs est une priorité. Avec des opportunités de formation continue et un accompagnement personnalisé pour le développement professionnel, vous aurez la chance de contribuer à des missions significatives tout en bénéficiant d'avantages tels qu'une prise en charge des frais de transport et un accès à des activités sociales variées. Rejoindre notre équipe, c'est s'investir dans une communauté qui valorise l'exemplarité, l'engagement et la générosité.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Responsable administratif et financier auprès de la DGA - H/F in Trappes
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Ville de Trappes.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Ville de Trappes
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Ville de Trappes. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Responsable administratif et financier auprès de la DGA - H/F in Trappes
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Ville de Trappes.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Ville de Trappes. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Ville de Trappes
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Ville de Trappes, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Ville de Trappes et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
