En un coup d'œil
- Missions: Assister la direction dans la gestion administrative et organiser le travail d'équipe.
- Entreprise: Collectivité dynamique à Montreuil avec un environnement collaboratif.
- Avantages: Rémunération selon grille, primes et avantages sociaux collectifs.
- Autres infos: Opportunités de croissance professionnelle dans un cadre stimulant.
- Pourquoi ce job: Développez vos compétences administratives tout en contribuant à des projets significatifs.
- Qualifications: Compétences en secrétariat et gestion de l'information requises.
Le salaire estimé est compris entre 24750 - 30250 € par an.
Filière : administrative
Catégorie : B
Direction : espace public et mobilité
Rémunération : Selon grille indiciaire + régime indemnitaire (prime) + avantages sociaux collectifs
Localisation : 1, place aimé cesaire 93100 Montreuil
MISSIONS :
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la direction ou de la collectivité.
- Suit les dossiers administratifs et assiste la direction dans la gestion des affaires en cours.
- Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Assister la directrice et la direction dans la gestion administrative courante : secrétariat, prise de rendez-vous, traitement et saisie des documents, suivi des dossiers et préparation des parapheurs.
- Organiser l’agenda, les réunions et les échéances de la direction : planification, préparation des documents, rédaction de comptes rendus et relevés de décisions, suivi des suites à donner et relances.
- Assurer la gestion, la circulation et la traçabilité de l’information : courriers papier et numériques, classement, archivage, tableaux de bord de suivi administratif et relances associées.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique, filtrer, orienter et renseigner les interlocuteurs internes et externes de la direction.
- Centraliser, prioriser et suivre les sollicitations adressées à la direction, en identifiant les urgences et en alertant la hiérarchie sur les points nécessitant une décision ou un arbitrage.
ACTIVITES COMPLEMENTAIRES :
- Organiser les aspects logistiques de temps collectifs ponctuels ; temps collectifs, temps conviviaux, séminaires, formations.
- Contribuer à l’accueil et à l’intégration administrative des nouveaux agents : informations pratiques, matériel, accès, organigramme.
- Assurer un appui ponctuel aux services et aux assistantes des services, selon les besoins et les priorités de la direction.
CONDITIONS D’EXERCICE :
- Devoir de réserve
- Disponibilité vis-à-vis de sa hiérarchie
- Horaires et rythmes variables en fonction de l'affluence des publics et des horaires définis par la collectivité
- Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
MOYENS :
- Matériel bureautique
- Progiciels spécifiques, logiciels de bureautique
- Un standard téléphonique
Assistant.e de direction (remplacement 6mois) F/H employeur : Ville de Montreuil
En tant qu'employeur, la Ville de Montreuil offre un environnement de travail dynamique et collaboratif, où chaque projet contribue à la construction d'une ville résiliente. Les employés bénéficient d'une rémunération attractive, d'avantages sociaux collectifs et d'opportunités de développement professionnel au sein d'une équipe engagée. Travailler ici, c'est participer activement à des missions qui impactent directement la vie des habitants et à des projets innovants dans un cadre stimulant.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistant.e de direction (remplacement 6mois) F/H
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez Ville de Montreuil.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque Ville de Montreuil publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez Ville de Montreuil, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistant.e de direction (remplacement 6mois) F/H
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour Ville de Montreuil et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Ville de Montreuil
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à Ville de Montreuil et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de Ville de Montreuil.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
