En un coup d'œil
- Missions: Coordonne l'administration et la gestion des crèches tout en assurant un suivi rigoureux des dossiers.
- Entreprise: Service administratif de la Direction de la Famille, engagé pour la petite enfance.
- Avantages: Travail enrichissant avec un impact direct sur les familles et les enfants.
- Autres infos: Environnement dynamique avec des opportunités d'apprentissage et de développement professionnel.
- Pourquoi ce job: Contribuez à un service essentiel et faites la différence dans la vie des familles.
- Qualifications: BAC minimum requis, compétences en comptabilité et bonne maîtrise des outils bureautiques.
Le salaire estimé est compris entre 29700 - 36300 € par an.
Contexte du recrutement et définition de poste
Sous l’autorité du responsable du service administratif et financier de la Direction de la Famille, le coordonateur administratif Petite Enfance contribue au pilotage administratif, financier et contractuel du service.
Il assure un rôle de référent métier, de coordination transversale et de sécurisation des procédures, en lien étroit avec les directions d’EAJE, les services supports et l’élu délégué.
Dans ce cadre, il peut assurer la continuité du responsable en son absence, dans le respect des procédures et sous validation hiérarchique.
- Coordonner l’attribution des places en crèches
- Préparer et sécuriser les dossiers de la commission d’attribution,
- Coordonner la vérification des justificatifs et la constitution des listes d’attente,
- Participer aux pré-attributions et aux commissions,
- Assurer le suivi et la bonne exécution des décisions (outil Concerto),
- Gérer, en lien avec l’élu délégué, les attributions en cours d’année, et coordonner l’instruction des dossiers complexes ou urgents,
- Veiller à limiter les vacances de berceaux.
- Gestion administrative et contractuelle des accueils
- Superviser l’élaboration et le suivi des contrats d’accueil,
- Instruire les demandes de création, de modification et de rupture de contrat,
- Assurer la mise à jour des plannings, tarifs, congés et pointages,
- Garantir la fiabilité des éléments de facturation (tarifs, déductions réglementaires, etc.),
- Réaliser les bascules mensuelles et répondre aux usagers.
- Suivi des impayés et sécurisation des recettes
- Vérifier le bon paiement des factures,
- Coordonner, le cas échéant, la relance des familles avant transmission des dossiers au Trésor public,
- Proposer, dans le cadre des procédures en vigueur et sous validation hiérarchique, des ruptures de contrat si nécessaire.
- Gérer les dossiers d’AMGE et d’AMGEAD
- Instruire les premières demandes et les actualisations mensuelles,
- Vérifier les justificatifs, et calculer les montants des allocations,
- Transmettre les listes au régisseur,
- Informer et accompagner les familles.
- Assurer la gestion comptable des crèches
- Réaliser les engagements et bons de commande,
- Vérifier la conformité des factures,
- Rapprocher et solder les engagements,
- Coordonner les demandes d’investissement
- Interface institutionnelle et appui à l’élu
- Coordonner la gestion du planning et le suivi des audiences,
- Préparer les dossiers,
- Assurer le suivi des décisions,
- Participer aux événementiels de la petite enfance
- Forum petite enfance, divers évènementiels organisés sur la ville
- Garantir la qualité du parcours usager et la réactivité des réponses
- Répondre aux mails et aux appels téléphoniques
- Alimenter et utiliser une base de réponses types et une FAQ mutualisée pour harmoniser l'information délivrée aux familles.
- Assurer une traçabilité des échanges et respecter les délais de réponse (standard de 48h).
- Profil recherché
- Titulaire du BAC minimum
Compétences requises sur le poste :
1. Savoirs/diplômes :
Titulaire du BAC minimum
Bonne maîtrise de la fonction publique territoriale
Connaissance de la petite enfance
Connaissance de la comptabilité publique
Connaissance des règles de l’achat public
Capacités rédactionnelles et relationnelles
Sens de l’organisation et rigueur
Savoirs faire
Excel : niveau intermédiaire à avancé
Word : niveau intermédiaire à avancé
Maîtrise des outils métiers (Concerto, Civil Finances)
IA : savoir écrire un prompt et analyser la réponse
Maîtrise des processus et circuits décisionnels
Techniques d'élaboration de compte rendu
Qualités relationnelles exigées :
savoir travailler en équipe (tâches partagées)
posséder un bon relationnel
comprendre les besoins des différents interlocuteurs, capacité à s’adapter à différents publics
savoir dialoguer avec les autres services de la collectivité et les prestataires extérieurs
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Coordonnateur administratif (H/F) in Clichy employeur : Ville Clichy
Ville Clichy offre un environnement de travail collaboratif où les employés peuvent participer activement à des projets d'aménagement de l'espace public. Les opportunités de développement professionnel sont soutenues par une coordination étroite avec les élus et les différents services de la ville, permettant ainsi une implication significative dans les décisions et les réalisations. De plus, la diversité des projets, allant de la voirie aux aménagements spécifiques, permet aux employés de développer une expertise variée.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Coordonnateur administratif (H/F) in Clichy
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Ville Clichy.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Ville Clichy
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Ville Clichy. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Coordonnateur administratif (H/F) in Clichy
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Ville Clichy.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Ville Clichy. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Ville Clichy
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Ville Clichy, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Ville Clichy et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
