Global Volunteers Manager

Rejoins-nous! UTMB Group est le leader mondial de l'organisation d'événements de trail running. Son événement phare, le HOKA UTMB Mont-Blanc, est depuis plusieurs années la référence mondiale des courses de trail. Basé à Chamonix-Mont-Blanc dans les Alpes françaises, UTMB Group a lancé le circuit UTMB World Series en partenariat avec The IRONMAN Group en 2022. Le circuit UTMB World Series est le plus grand circuit mondial de trail running, rassemblant plus de 60 événements dans le monde pour donner à tous les pratiquants de trail running la possibilité de vivre l'aventure UTMB proche de chez eux.

Au sein de l’équipe Global Operations d’UTMB Group, le/la Global Volunteers Manager joue un rôle central dans l’animation, la structuration et la montée en maturité du réseau des coordinateurs bénévoles des événements UTMB World Series (zone EMEA, Amériques, Asie-Pacifique) afin de garantir une expérience bénévole cohérente, qualitative et alignée avec les standards du groupe. Elle/il assure également la coordination et la structuration du dispositif bénévole du HOKA UTMB Mont-Blanc, en lien étroit avec le responsable des bénévoles dédié à l’événement et la commission bénévole.

Les bénévoles sont un pilier essentiel des événements World Series : leur engagement, leur énergie et leurs sourires contribuent directement au succès opérationnel des courses et à l’expérience des athlètes.

Tes missions

• Périmètre World Series (55%)
• Animation & accompagnement du réseau des coordinateurs bénévoles
• Créer une communauté de responsables bénévoles : réunions régulières, workshops thématiques, retours d’expérience, espace partagé de ressources.
• Diffuser les bonnes pratiques et identifier rapidement les évènements nécessitant un accompagnement renforcé.
• Offrir un soutien méthodologique.
• Accompagner les nouveaux évènements dans leur montée en compétence.
• Standards & guidelines du Volunteer Management
• Définir, structurer et mettre à jour les lignes directrices du circuit : recrutement, formation, encadrement, briefings, sécurité, fidélisation.
• Produire et maintenir des guides pratiques, templates, checklists et modules de formation.
• Garantir la cohérence avec la vision de l’Excellence Opérationnelle et les orientations pluriannuelles du groupe UTMB sur le sujet.
• Récompenses, incentives & fidélisation
• Étudier les dispositifs existants au sein du circuit et à l’extérieur (autres organisations sportives, ONG, culture…).
• Définir un standard UTMB clair sur les avantages bénévoles et les programmes de fidélisation.
• Mettre en place un cadre standardisé suffisamment souple pour être adapté localement mais suffisamment solide pour éviter les disparités.
• Définir et améliorer les processus de mesure de la satisfaction des bénévoles (construction d’enquêtes, définition d’indicateurs, identification des irritants globaux…).
• Harmonisation des outils & support au déploiement
• Identifier les besoins en outils digitaux pour la gestion bénévole (CRM bénévoles, planning, communication, check-in, reporting).
• Organiser le déploiement, la formation et assurer un support opérationnel avant et pendant les évènements.
• Suivre l’usage réel des outils et proposer des améliorations continues.
• Collaboration transverse
• Collaborer avec les équipes Marcom sur les stratégies de fidélisation, les campagnes bénévoles et la valorisation du rôle des volontaires.
• Collaborer avec les équipes Global Ops pour intégrer les standards bénévoles dans les guidelines opérationnelles, audits et maturité des évènements.
• Collaborer avec les équipes Orga pour inclure des prérequis de formation sur les postes sensibles.
• Suivi, indicateurs & amélioration continue
• Construire un tableau de bord global du circuit.
• Soutenir les évènements dans l’analyse de leurs retours bénévoles et dans la mise en œuvre d’actions de progrès.
• Périmètre HOKA UTMB Mont-Blanc (45%)
• Relationnel
• Animer et faire le lien avec la commission bénévole en collaboration avec le responsable des bénévoles spécifique au HOKA UTMB Mont-Blanc.
• Relation avec les prestataires fournisseurs spécifiquement concernés par la mission bénévole (ex : boulangeries, hébergement à l'UCPA & Lycée).
• Valorisation de l’expérience bénévole
• Définition d’une stratégie d’inclusion (ex : handicap, lutte contre l’obésité, réinsertion, ...) par le biais des missions bénévoles en lien avec Lien et la responsable des opérations RSE et/ou l’équipe sport & sustainability incluant le partage de l’information en interne et via le rapport d’impact rédigé pour le compte de l’événement.
• Définition de ce qu’est “l’expérience bénévole”. En quoi l’expérience que nous leur permettons de vivre est bénéfique, dans l'intérêt du bénévole et un bénéfice social qui serait socialement dommageable de perdre en remplaçant les bénévoles par des prestataires.
• En lien avec l'équipe communication et la commission bénévole pour établir un plan de communication concernant cette expérience bénévole et suivi de la réalisation de ce plan.
• Soutien sur l’événement HOKA UTMB Mont-Blanc du responsable des bénévoles
• Définition des process à mettre à disposition et des missions bénévoles (écriture pour certains process et suivi que c'est bien fait dans les temps par l'équipe pour d'autres).
• Spécialement sur les mois précédant l’événement jusqu’à la réalisation de l’événement, supervision de la bonne mise en place de tous les à côté nécessaires aux missions bénévoles (logistique, rooming de l'hébergement des bénévoles, restauration des bénévoles, dotation, navette entre les lieux d'hébergement bénévole et le centre de Chamonix, ...).
• Spécialement sur les mois précédant l’événement jusqu’à la réalisation de l’événement, tâches administratives & partage des informations aux bénévoles (Définition du guide bénévole, newsletter, disponibilité des salles pour l'événement et pour les réunions d'informations, remboursement, ...).

Lieux de travail Chamonix Mont-Blanc

Profil

• Profil
• Master ou formation professionnelle dans les domaines du sport, de l’évènementiel, du commerce, de l’administration et ou des ressources humaines.
• Expérience significative en gestion de bénévoles ou coordination d’équipes.
• Connaissance et compétences techniques
• Connaissance du monde outdoor et des contraintes d’un évènement sportif.
• Connaissance du cadre réglementaire du bénévolat est un plus.
• Capacité à poser un cadre clair et à rester calme dans des situations stressantes.
• Capacité à influencer sans autorité hiérarchique et excellent sens pédagogique.
• Langues requises : français et anglais courants.
• Soft skills
• Excellentes compétences relationnelles.
• Esprit d’équipe.
• Sens de l’organisation et gestion du temps.
• Déplacements en France et à l’étranger.

Ce que nous offrons

• Un environnement de travail dans un cadre idyllique à Chamonix Mont-Blanc pour des pauses dej’ sportives !
• Une entreprise passionnée et en forte croissance apportant challenges et progression de carrière !
• Une journée de télétravail par semaine.
• Des horaires flexibles.
• La participation à un événement qui rassemble les fans de trail depuis plus de 20 ans : le HOKA UTMB Mont-Blanc.
• Mais aussi une rémunération calculée selon le profil, accompagné d’avantages (intéressement, CET, CSE, mutuelle, carte Edenred+, offres promotionnelles des partenaires).