Adjoint à la cheffe de service de la Formation Continue/VAE de la faculté des Sciences d’Orsay H/F in Gif-sur-Yvette

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux.

Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie.

Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques – grands groupes industriels, PME, start‑up, collectivités territoriales, associations…

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité. De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay. Des possibilités de restauration proches des lieux de travail. Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique. Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

La Faculté des Sciences d’Orsay est une composante historique de l’université Paris-Saclay. S’appuyant sur 800 enseignants-chercheurs, elle forme près de 10 000 étudiants dans les domaines des mathématiques, de la physique, de l’informatique, de la chimie, de la biologie et des sciences de la Terre. La recherche conduite au sein de la faculté dans une quarantaine de laboratoires est de renommée internationale et son caractère pluridisciplinaire permet d’aborder les grands enjeux scientifiques actuels et futurs.

Mission du service : Vous exercerez votre activité au sein du service Formation Continue & VAE (validation des acquis de l’expérience) de la faculté des Sciences d’Orsay, qui a pour mission de contribuer aux projets de formation de tout apprenant, tout au long de la vie : reprendre ses études, obtenir un diplôme, actualiser ses connaissances ou ses compétences scientifiques ou linguistiques, mais aussi valoriser ses compétences, faire reconnaitre et Valider les Acquis Personnels, Professionnels ou de l’expérience. Il répond ainsi aux besoins de formation du personnel des entreprises, par le développement de prestations sur mesure.

Le service compte 10 agents et 3 enseignants, il est structuré en 5 pôles d’activités pédagogiques et administratives : la reprise d’études pré-BAC (DAEU-B), la reprise d’études post-bac, la Validation des acquis de l’expérience, les actions de formation spécifiques de la filière optométrie et sciences de la vision, et les stages courts de formation.

Placée sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du service de formation continue de la faculté des sciences, vous la secondez sur l’ensemble de ses fonctions. Vous travaillez en lien étroit avec les gestionnaires administratives des différents pôles d’activité du service et les secrétaires pédagogiques.

Vos activités recouvrent différents volets :

• Vous êtes en charge du montage administratif et du suivi des opérations de dépenses sur trois missions principales :
• la gestion mensuelle des heures d’enseignement réalisées pour les formations pilotées par le service, pour une centaine de vacataires,
• la gestion des ordres de mission et du défraiement des missions des intervenants dans les formations pilotées par le service,
• la saisie et le suivi des propositions de commandes réalisées pour le fonctionnement du service.

Vous recensez les opérations de recettes et vous contribuez à l’élaboration du budget prévisionnel du service. Vous veillez à la mise à jour des matrices financières et à l’actualisation des tarifs des actions de formation. Vous participez à l’instruction de la demande annuelle de financement de la région Ile de France pour la formation DAEU B.

Pilotage et reporting : Vous assistez également la cheffe de service dans ses contrôles de la bonne conformité administrative des activités de formation. Vous veillez au quotidien à la bonne tenue des tableaux de bord préparatoires à l’enquête ministérielle annuelle, permettant la constitution du bilan pédagogique & financier (BPF) et vous contribuez au recensement des indicateurs nécessaires à la réalisation de l’enquête. Vous contribuez à la rédaction du rapport d’activité du service. Vous contribuez à l’encadrement des agents du service afin de suppléer la cheffe de service en son absence.

Compétences attendues : Vous disposez d’une première expérience en gestion administrative et/ou financière. Vous maitrisez la mise en œuvre et l’optimisation des procédures de gestion et l’application des règles budgétaires. Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e) et savez suivre une procédure et appliquer des règles. Vous savez concevoir, renseigner, contrôler un tableau de bord et contribuer à son amélioration. Vous aimez interagir avec de nombreux interlocuteurs et votre capacité à travailler en équipe est avérée. Vous savez planifier et organiser vos activités en tenant compte des priorités et des échéances. Adaptable, vous êtes prêt.e à vous investir dans la gestion et l’administration de nouvelles actions de formation. Votre expression écrite et orale est de qualité. Vous maîtrisez les outils de bureautique et êtes à l’aise avec la prise en main de nouveaux outils numériques spécifiques au métier. Des connaissances de l’environnement de l’enseignement supérieur et de la règlementation de la formation continue sont un plus.