Responsable administratif d'une antenne universitaire H/F

Environnement et missions principales: Le responsable administratif assure une fonction support transverse auprès de l’ensemble des services de l’antenne (organisée sous la forme d’un groupement d’intérêt public), et assure le relai à Bourg-en-Bresse de l’action des directions et services de l’université, sur les plans administratif, RH, budgétaire et organisationnel. Il/elle exerce l’autorité hiérarchique sur les agents administratifs et techniques de l’antenne, à l’exception des services de bibliothèque, de communication, et de logistique, placés sous l’autorité du directeur de l’antenne. Garant de la bonne application des règles, procédures et référentiels de l’université au sein de l’antenne, il/elle veille particulièrement à la conformité des pratiques administratives locales avec les exigences institutionnelles. Par son action, il/elle contribue directement à la qualité du service visant la satisfaction des besoins des usagers (personnels et étudiants), à la qualité de l’accueil et à la qualité du climat social au sein de l’antenne.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Interface avec l’université: Assurer le lien permanent entre l’antenne et les services centraux de l’université. Relayer les orientations stratégiques et veiller à leur mise en œuvre locale. Garantir l’application des procédures administratives et réglementaires. Participer aux réunions de coordination avec les services centraux.
• Organisation et supervision des services de scolarité: Superviser les activités de scolarité (planification de l’utilisation des salles, examens, suivi administratif des étudiants). Veille au respect du règlement intérieur par les usagers (étudiants, enseignants, intervenants, etc.) et mise en place des dispositions adaptées en cas de problème. Harmoniser les pratiques avec celles de l’université. Accompagner les équipes dans l’évolution des procédures.
• Gestion des ressources humaines: Organiser les recrutements (publication des offres, sélection, entretiens). Assurer la rédaction et le suivi des contrats de travail. Gérer le suivi des congés, absences et temps de travail. Superviser la conduite des entretiens annuels. Accompagner les agents dans leur parcours professionnel. Veiller au respect de la réglementation RH.
• Suivi administratif et budgétaire: Participer avec la direction à l’élaboration et au suivi du budget de l’antenne. Assurer le suivi des dépenses et des recettes. Réaliser les demandes de subventions auprès de collectivités territoriales (Région, Département, Communauté d’Agglomération), préparer les comptes rendus et bilans. Produire des tableaux de bord et des rapports d’activité. Assurer le secrétariat des instances du GIP.
• Organisation logistique: Superviser la gestion des locaux et des équipements. Organiser les conditions matérielles nécessaires aux activités (cours, examens, événements). Assurer la coordination des prestataires externes. Veiller à la sécurité et au bon fonctionnement des installations.

Savoir-faire: Capacité à piloter plusieurs activités simultanément. Capacité à encadrer et animer une équipe. Aptitude à travailler en réseau et en transversal. Qualités de communication écrite et orale.

Savoir-être: Sens de l’organisation et des priorités. Rigueur et fiabilité. Sens du service public.

Diplôme souhaité: BAC+3 à BAC+5. Expérience souhaitée: Encadrement, gestion polyvalente d’un établissement.

Connaissances et outils: Maîtrise des règles administratives et financières du secteur public. Connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur. Gestion budgétaire et comptable. Connaissances en gestion des ressources humaines. Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion.

Spécificités et contraintes du poste: Poste basé sur le campus de Bourg-en-Bresse de l’Université Jean Moulin Lyon 3. Déplacements ponctuels à Lyon (siège de l’université). Horaires : variables selon les périodes d’activité (rentrée, examens, événements).

Service recruteur: Direction générales des services. Date de prise de poste: Dès que possible. Temps de travail hebdomadaire: 37h05. Contrat et durée: CDD 12 mois renouvelable. Filière / Grade: catégorie A ou catégorie B avec expérience. Rémunération mensuelle brute: Négociable selon l’expérience (contractuels) ou selon statut (titulaires). Le poste est ouvert aux personnels titulaires et contractuels.

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3? Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100%, et des possibilités de télétravail ponctuel. Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours. Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle. Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo). Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun. Participation de l’établissement à la complémentaire santé. Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU. Forfait mobilité durable.