Gestionnaire administratif accueil et scolarité transversale H/F in Lyon

Environnement et missions principales:

La mission des services de scolarité de l’iaelyon est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales. Les étudiants de ces formations peuvent provenir de la formation initiale ou relever de la formation continue. Les gestionnaires contribuent à l’image de l’iaelyon et de l’Université auprès des partenaires extérieurs.

Le/la gestionnaire assure la gestion de scolarité de diplômes de formation initiale, pour la Licence Gestion & Management.

Activités principales- Gestion de scolarité et accueil:

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), ainsi que l’accueil des étudiants 5 ½ journées par semaine.
• Assurer la gestion du module BMA (Bénévolat et management en association) pour les étudiants de première et deuxième année.
• Assurer la gestion du module stage pour les étudiants de troisième année.
• Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe.
• Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs), les reproduire et les diffuser.
• Retranscrire des informations orales à l’écrit.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité.
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d’activité.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Classer et archiver des documents.
• Assurer le secrétariat et l’accueil des programmes confiés et en gérer la scolarité.
• Saisir les éléments pour l’établissement de documents statistiques.

Activités associées:

• Participer aux audits (Qualicert, EQUIS, AACSB, etc.) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
• Contribuer à la valorisation des activités de l’école et participer, en tant que de besoin, à la promotion des formations (ex. : présence aux Journées portes ouvertes).
• Le cas échéant, et sous réserve d’aménagement horaire, collaborer ponctuellement avec les autres membres de l’iaelyon à l’organisation et à la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.

Compétences opérationnelles et comportementales :

Savoir- faire:

• Connaître les procédures de certification.
• Connaître l’ensemble des diplômes de l’iaelyon.
• Connaître le régime des études et des examens de chaque programme.
• Maîtriser les logiciels de bureautique : Word et Excel.
• Avoir un niveau d’anglais intermédiaire.

Savoir-être:

• Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, adaptabilité.
• Savoir travailler avec des partenaires différents : enseignants, responsable hiérarchique direct, collègues et interlocuteurs extérieurs, selon des contraintes calendaires serrées.
• Faire preuve d’autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
• Savoir travailler en équipe.
• Savoir prioriser les tâches.
• Faire preuve d’organisation et de rigueur.

Diplôme souhaité (s): Baccalauréat, de préférence dans les domaines de l’administration, de la gestion ou du secrétariat.

Expérience souhaitée: Une première expérience en gestion administrative ou en accueil, idéalement dans un service de scolarité ou dans l’enseignement supérieur, serait appréciée.

Connaissance et outils:

• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention.
• Environnement et réseaux professionnels.
• Techniques d’élaboration de documents.
• Culture Internet.
• Techniques de communication.
• Techniques d’accueil téléphonique et physique.

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste : 04/01/2027 ( remplacement congé maternité)

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 35h00

Contrat et durée : CDD 4 mois

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1929€

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

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