En un coup d'œil
- Missions: Assister dans la gestion administrative et collaborer avec diverses équipes.
- Entreprise: SEFCA, un environnement dynamique et collaboratif.
- Avantages: Rémunération compétitive, télétravail possible et opportunités de développement professionnel.
- Autres infos: Poste polyvalent avec des possibilités d'évolution et un environnement stimulant.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe où votre organisation et votre sens du service feront la différence.
- Qualifications: Formation ou expérience en gestion administrative, secrétariat ou formation professionnelle.
Le salaire estimé est compris entre 1871 - 1871 € par mois.
Sous l'autorité de l'adjoint au responsable administratif du SEFCA, vous assurez des missions administratives variées en collaboration étroite avec les équipes administratives et pédagogiques, la direction, les apprenants, les intervenants et les partenaires.
Ce poste polyvalent requiert une capacité à gérer simultanément différentes activités et à s'adapter à des interlocuteurs divers.
- Secrétariat de Direction
- Assurer la gestion de l’agenda de la direction (prise de rendez-vous, organisation)
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs (physique, téléphone, mail)
- Inscriptions administratives (IA)
- Saisir les inscriptions administratives dans les applications dédiées
- Vérifier la complétude des dossiers d’inscription (pièces justificatives)
- Effectuer les mises à jour et corrections simples
- Classer et archiver les dossiers administratifs des stagiaires
- Appliquer les procédures et consignes liées aux inscriptions
- Appui administratif à la direction
- Mettre en forme des documents administratifs (courriers, notes simples)
- Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique)
- Assurer le classement et l’archivage des documents
- Participer à la circulation de l’information interne
- Une autre partie des missions concerne la Gestion des émargements (≈ 50%)
- Collecter et vérifier la complétude des feuilles d’émargement (signatures, dates, horaires)
- Identifier les anomalies ou pièces manquantes
- Effectuer les relances auprès des formateurs et intervenants
- Saisir et mettre à jour les données de présence
- Classer et archiver les justificatifs conformément aux consignes
- Vérifier la cohérence entre émargements et planning
- Transmettre les dossiers complets aux gestionnaires
- Formation et/ou expérience dans le domaine administratif, du secrétariat ou de la gestion
Une expérience dans des fonctions administratives, de secrétariat ou de gestion de la scolarité/formation professionnelle est appréciée, tout comme une expérience dans un environnement d'enseignement supérieur ou de formation continue.
- Compétences techniques
- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à s'adapter à de nouveaux logiciels métiers ;
- Capacité à appliquer des procédures administratives et à respecter les échéances ;
- Aptitude à contrôler la conformité de dossiers administratifs ;
- Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'expression écrite ;
- Capacité à gérer simultanément plusieurs activités, à prioriser les tâches, à saisir des données avec fiabilité
- Maîtrise des outils numériques et des méthodes d'archivage documentaire.
- Capacité à accueillir et informer des usagers
Vous êtes reconnu(e) pour
- Votre rigueur et votre sens du détail ;
- Votre organisation et votre méthode de travail ;
- Votre discrétion professionnelle et votre respect de la confidentialité ;
- Votre réactivité et votre capacité d'adaptation ;
- Votre sens du service et votre aisance relationnelle ;
- Votre capacité à travailler en équipe et à communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Contrat et conditions d'exercice
- Début de contrat prévisible : 07/12/2026
- Contrat, catégorie C, 12 mois, renouvelable
- Temps complet
- Télétravail possible après période d’intégration
- Rémunération : 1871€ brut selon expérience et parcours professionnel
- Date limite de candidature
- Jeudi 26 novembre 2026
- #J-18808-Ljbffr
Assistant-e en gestion administrative H/F in Dijon employeur : Université de Bourgogne
L'Université de Bourgogne est un employeur de choix, offrant un environnement de travail stimulant et collaboratif où l'innovation et la recherche sont au cœur de nos activités. En tant que Responsable Exploitation & Maintenance CVC/Plomberie, vous bénéficierez d'opportunités de développement professionnel tout en contribuant à la sécurité et à la fiabilité des installations universitaires. Notre culture valorise le bien-être des employés et favorise un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, rendant chaque jour de travail significatif et gratifiant.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Université de Bourgogne
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistant-e en gestion administrative H/F in Dijon
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez Université de Bourgogne.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque Université de Bourgogne publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez Université de Bourgogne, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistant-e en gestion administrative H/F in Dijon
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour Université de Bourgogne et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Université de Bourgogne
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à Université de Bourgogne et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de Université de Bourgogne.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
