En un coup d'œil
- Missions: Gérer l'administration et les finances d'une composante universitaire tout en coordonnant les équipes.
- Entreprise: Université dynamique avec un environnement de travail stimulant et collaboratif.
- Avantages: Poste stable, opportunités de développement professionnel et ambiance de travail enrichissante.
- Autres infos: Possibilité d'évolution de carrière dans un cadre universitaire.
- Pourquoi ce job: Faites partie d'une équipe qui façonne l'avenir de l'éducation supérieure.
- Qualifications: Diplôme minimum de licence, expérience en gestion administrative appréciée.
Le salaire estimé est compris entre 41850 - 51150 € par an.
L’activité s’exerce dans l’une des composantes de l’université (UFR ou Instituts).
Ces structures ont vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines disciplinaires étudiés.
Sous la direction de la Direction de la composante, le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante.
Il/elle assure, auprès du directeur, l’encadrement, l’organisation et la coordination des services administratifs de la composante.
Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.
- Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités:
- Préparation des travaux du conseil de la structure
- Préparation et suivi de l’exécution du budget
- participation aux réunions des directeurs de composante de l’université de Paris 8
- Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.
Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante.
Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantes
Il (elle) apporte expertise et conseil auprès de la direction.
Il (elle) devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services.
A ce titre il (elle) participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l’université
- Activités
- Diriger, organiser et animer administrative et technique
- Contribuer à la mise en œuvre et à l’évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
- Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget: préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d’apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
- Préparation et participation aux dialogues de gestion.
- Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
- Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.
- Préparer les conseils d’UFR(convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
- Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
- Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.
- Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l’activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
- Mettre en œuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l’université.
- Gérer le personneltitulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l’organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d’aptitude, tableau d’avancement), définir les besoins en formation.
- Prépare les campagnes d’emploi BIATSS.
- Assurer le recrutement des tuteurs d’accueil, des surveillants d’examen.
- Suivre l’évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, constituer une documentation de référence.
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Mettre en place des actions de communication à destination des divers personnels de la composante: administratifs, usagers, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs.
- Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
- Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité au travail.
- Diplôme/Expérience
- Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)
- Expérience sur des fonctions similaires appréciée
- Connaissances requises pour le poste
- Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et notamment des universités.
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
- Connaissance générale de la communication.
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
- Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche.
- Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.
- Compétences professionnelles
- Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Savoir préparer et conduire une réunion.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Savoir faire preuve d’un esprit de synthèse et d'analyse.
- Savoir travailler en équipe et en autonomie.
- Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.
- #J-18808-Ljbffr
RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE COMPOSANTE (H/F) (Titulaire/Contractuel) (poste susceptible d'être vacant) employeur : Univ Paris8
L'Université Paris 8 est un employeur de choix, offrant un environnement dynamique et collaboratif où l'innovation pédagogique est au cœur de ses préoccupations. Avec des opportunités de développement professionnel continu et un engagement fort envers la formation initiale et continue, vous aurez la chance de contribuer à des projets significatifs tout en bénéficiant d'une culture de travail inclusive et stimulante. Située dans un cadre inspirant, l'université favorise les partenariats enrichissants et l'échange d'idées, rendant chaque jour de travail à la fois gratifiant et motivant.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE COMPOSANTE (H/F) (Titulaire/Contractuel) (poste susceptible d'être vacant)
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez Univ Paris8.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque Univ Paris8 publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez Univ Paris8, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que RESPONSABLE ADMINISTRATIF DE COMPOSANTE (H/F) (Titulaire/Contractuel) (poste susceptible d'être vacant)
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour Univ Paris8 et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Univ Paris8
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à Univ Paris8 et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de Univ Paris8.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
