Missions du poste
- Accueil et information des usagers (étudiants, enseignants, personnels de l’université…)
- Accueil téléphonique, gestion du courrier postal et électronique
- Réception et traitement du courrier interne et externe
- Inscription administrative des étudiants
Activités principales
- Contrôle des pièces justificatives originales
- Validation des pièces justificatives numérisées par les étudiants au regard des pièces justificatives originales présentées (Formulaires d’admission, Formulaire d’équivalence, Fiche de transfert «arrivée»)
- Contrôle des éléments saisis par les étudiants lors de la phase d’inscription administrative en ligne
- Saisie des inscriptions administratives dans l’application Pégase en contrôlant l’autorisation d’inscription (admission, paiement des années antérieures en règle…)
- Remise des certificats de scolarité (situation particulières, panne applications scolarité, etc)
- Remise des cartes étudiants
- Délivrance d’attestations d’inscription
- Contrôle a posteriori de la saisie des inscriptions administratives dans Pégase, notamment pour la remontée SISE
- Relance des étudiants en attente de paiement
- Gestion des demandes de transferts «départ» : vérification des dossiers des étudiants et envoi de leur dossier universitaire à l’établissement d’accueil
- Mise à jour des formulaires et notices administratives relatives aux procédures administratives du bureau
- Participation à l’écriture des procédures administratives
- Participation à la préparation et à l’organisation de la campagne d’inscription administrative (forte activité de juillet à septembre)
- Participation à la formation et à l’encadrement des vacataires (15 en juillet, 34 en septembre et 5 en octobre)
- Répondre aux demandes d’information et aux questions posées par les étudiants, notamment via l’application de messagerie «Assistance étudiants»
- Classement et archivage des différents dossiers d’inscription
- Activités diverses: participation à des projets de service, polyvalence au sein de la scolarité centrale si besoin.
Contrainte spécifique: fort accroissement d’activité en période d’inscription de juillet à décembre
Compétences
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université
- Connaître les règles de scolarité
- Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,)
- Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte
- Avoir le sens de l'accueil
- Être rigoureux et méthodique
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Gestionnaire au bureau des inscriptions employeur : Univ Paris8
L'Université Paris 8 est un employeur de choix, offrant un environnement dynamique et collaboratif où l'innovation pédagogique est au cœur de ses préoccupations. Avec des opportunités de développement professionnel continu et un engagement fort envers la formation initiale et continue, vous aurez la chance de contribuer à des projets significatifs tout en bénéficiant d'une culture de travail inclusive et stimulante. Située dans un cadre inspirant, l'université favorise les partenariats enrichissants et l'échange d'idées, rendant chaque jour de travail à la fois gratifiant et motivant.
