Chargé de gestion comptable et financière (H/F)

La/le chargé(e) de la gestion comptable et financière assure la préparation, l’exécution et le suivi du budget de l’Institut d’Enseignement à Distance (IED). Elle/il contribue au pilotage budgétaire de la structure et à la bonne exécution des opérations financières dans le respect des règles budgétaires et comptables applicables aux établissements publics d’enseignement supérieur.

Placée sous l’autorité hiérarchique du Directeur de l’IED et de responsable administratif et financier, la/le chargé(e) de la gestion comptable et financière exerce notamment les tâches suivantes :

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

• Animer et encadrer le pôle Finance et Logistique de l’Institut;
• Préparer et assurer l’exécution du budget et des budgets rectificatifs de l’IED (engagements, demandes de paiement, certification du service fait, validation des titres de recettes), en recettes et en dépenses, en lien avec la direction de l’Institut;
• Préparer les indicateurs financiers et participer aux différentes étapes du processus de dialogue budgétaire avec l’établissement;
• Préparer la proposition annuelle de tarification des frais spécifiques de formation à distance, en vue de sa présentation et de sa validation par le Conseil de l’IED;
• Organiser et suivre le processus de déclaration et de paiement de l’activité pédagogique des enseignants chargés de cours (environ 200 intervenants) et des enseignants titulaires de l’Institut;
• Assurer la liquidation des heures complémentaires, selon les forfaits horaires applicables par formation (environ 800 000 € par an), en lien avec le responsable administratif et financier et la responsable administrative adjointe de l’IED ; saisir les données correspondantes dans le logiciel de gestion dédié;
• Mettre en œuvre et suivre les procédures administratives et financières relatives aux contrats de cession de droits d’auteur pour la mise en ligne des cours sur la plateforme d’enseignement (plus de 300 contrats), incluant leur renouvellement périodique (environ 650 000 à 700 000 €), ainsi que le traitement des cotisations sociales associées (environ 120 000 €);
• Effectuer les déclarations sociales et les paiements afférents aux droits d’auteur auprès de l’URSSAF;
• Procéder aux opérations de reversement des heures statutaires aux composantes (UFR);
• Assurer les opérations d’achat des matériels nécessaires au fonctionnement du service et en garantir le suivi administratif et logistique jusqu’à la réception des commandes;
• Assurer le traitement et le paiement des factures des fournisseurs;
• Produire des documents de suivi budgétaire (tableaux de bord, synthèses d’exécution en recettes et en dépenses), notamment à partir du compte financier, à destination du Conseil de l’IED;
• Contribuer à la mise en place du dispositif de financement de l’alternance, dans la perspective de l’accueil d’étudiants en apprentissage au sein des formations de l’IED (en projet).

Activités secondaires

• Superviser, en lien avec la responsable administrative adjointe, la production des cartes d’étudiant et des certificats de scolarité réalisée par l’opérateur logistique et financier;
• Participer, en lien avec l’agent comptable, aux réunions de bilan et de cadrage organisées en amont de la campagne d’inscription administrative;
• Assurer le suivi et l’inventaire du matériel informatique et des fournitures nécessaires au fonctionnement du service;
• Participer aux réunions hebdomadaires de coordination des pôles de l’IED;
• Vérifier et mettre à jour les informations financières publiées sur le site internet de l’IED ainsi que celles figurant dans les relevés de décisions du Conseil de la composante;
• Contrôler et transmettre l’enquête annuelle « Stages » préparée par le gestionnaire financier et logistique de l’université.

Compétences et connaissances requises

• Connaissances
  • Règles et techniques de la comptabilité ;
  • Finances publiques;
  • Comptabilité analytique;
  • Méthode d’allocation budgétaire;
  • Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique;
  • Droit des contrats.
• Compétences opérationnelles
  • Élaborer un budget ;
  • Appliquer des règles financières ;
  • Assurer le suivi des dépenses et des recettes ;
  • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
  • Rédiger des synthèses et des rapports ;
  • Encadrer / Animer une équipe ;
  • Renseigner les indicateurs de performance.
• Savoir-Etre
  • Sens de l’organisation ;
  • Rigueur / Fiabilité.

Les missions décrites sont susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service, de l'organisation et des nécessités liées à l'évolution des activités.