Adjoint au responsable administratif et financier H/F - titulaire/contractuel.le

Gestion des dossiers enseignants, en collaboration avec le RAF:

• Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours




• Contrôle et suivi des plans de service des enseignants-chercheurs, titulaires et non titulaires




• Contrôle et suivi des dossiers administratifs des chargés de cours et des conférenciers en relation avec la DIPEFAS




• Accompagnement des chargés de cours dans la constitution de leur dossier de candidature




• Édition du dossier pédagogique de l’intervenant puis suivi des signatures




• Suivi des demandes d’autorisation de cumuls, des ordres de mission et des autorisations d’absence




• Établissement des déclarations d’heures pour les enseignants titulaires et non titulaires




• Établissement des états d’heures pour les intervenants extérieurs




• Archivage des documents administratifs

Gestion financière, en liaison avec et sous l’autorité du RAF:

• Suivi de la consommation des heures complémentaires




• Se procurer des devis auprès des fournisseurs, établissement de devis en ligne




• Saisie des demandes d’achat sous OS Ticket, suivi des livraisons et attestation de service fait




• Gestion des stocks pour les fournitures administratives et pédagogiques




• Suivi des conventions de partenariat pédagogique




• Participation au suivi de l’exécution budgétaire




• Classement et archivage des pièces justificatives

Interface logistique et patrimoine:

• Assurer l’interface entre la Direction de la logistique (service courrier, manutention, gestion des clés, serrurerie) et la Direction du Patrimoine (demandes de travaux d’entretien ou de dépannage)

Appui au pilotage:

• Mise à jour du site internet de la composante




• Mise à jour de l’annuaire des enseignants en début d’année universitaire




• Mise à jour de la signalétique au sein de l’UFR




• Gestion du courrier




• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes




• Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les autres services et les partenaires extérieurs




• Participation à l’enquête ministérielle relative aux stages des licences et masters




• Appui à la gestion des réservations de salles pour les enseignements, réunions et évènements de l’UFR

Appui au Référent Handicap:

• Suivi des plans d’accompagnement des étudiants en situation de handicap




• Organisation des examens des étudiants en situation de handicap en lien avec le Service Accueil Handicap

Activités annexes:

• Appui aux secrétariats pendant les périodes d’intense activité, notamment lors des campagnes de candidature

Savoirs sur l’environnement professionnel

• Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement

Savoir-faire opérationnels

• Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable. La maîtrise des logiciels de gestion des intervenants enseignants (OSE) ou de gestion des commandes/dépenses (GFC) serait un plus apprécié




• Connaître la gestion budgétaire et la comptabilité publique




• Planifier son activité




• Savoir anticiper




• Savoir informer et rendre compte




• Qualités rédactionnelles

Savoir être

• Faire preuve de capacité d’adaptation, d’organisation, de rigueur et de méthode




• Savoir travailler en équipe et en autonomie




• Proactivité: aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs




• Savoir alerter son supérieur hiérarchique

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