Programme Assistant (Sciences Sector) in Paris

Job Family : General Administrative Support

Contract Type: Fixed Term

Duration of contract : 2 years

Recruitment open to : Internal and external candidates

UNESCO Core Values: Engagement envers l'organisation, Intégrité, Respect de la diversité, Professionnalisme. Seules les personnes éligibles à travailler en France peuvent postuler à ce poste.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le poste est situé dans la Section de Coordination de la Jeunesse au sein du Secteur des Sciences et fonctionne sous l'autorité générale du Directeur général adjoint pour les Sciences (ADG/SCS), sous la direction du Directeur des Politiques Sociales et de l'Inclusion (SCS/SPI), et sous la supervision directe du Chef de la Section de Coordination de la Jeunesse (SCS/SPI/YOU). En tant que membre de l'équipe, l'Assistant de Programme est responsable de fournir un soutien professionnel et technique, de la coordination, de la recherche et de l'analyse aux travaux sectionnels, inter-sectionnels et divisionnaires ainsi qu'à d'autres initiatives programmatiques en lien avec la Jeunesse comme Groupe Prioritaire.

RESPONSABILITÉS CLÉS

• Fournir un soutien à l'administration du programme pour la préparation d'événements spéciaux, d'activités de sensibilisation et d'initiatives de partenariat.
• Rechercher et récupérer des fichiers précédents, des rapports, d'autres documents et pratiques passées ; rassembler et collationner des informations de base ; vérifier la pertinence et l'exactitude des informations ; analyser et résumer les informations ; identifier les éléments d'intérêt ; assembler des documents ; préparer des rapports, des présentations, des discours, etc., selon les normes et formats établis.
• Rechercher des lieux possibles ; préparer des listes de participants ; rédiger des lettres d'invitation, etc.
• Fournir une assistance aux participants, partenaires et parties prenantes selon les besoins, y compris en organisant des voyages, de l'hospitalité et des arrangements de visa.
• Coordonner la livraison de services de traduction et d'interprétation ; compléter des formulaires et traiter des demandes de réservations de salles de conférence et de réunions en ligne ; et communiquer avec les services techniques concernés pour suivre les progrès.
• En collaboration avec les membres de la Section, évaluer et anticiper les besoins de soutien administratif pour les réunions, événements, ateliers, production de publications, traitement des documents de voyage, et coordonner le soutien de bureau en conséquence.
• Informer le Chef de Section et les membres des processus, procédures et délais requis pour les services administratifs pour l'exécution des programmes/projets.
• Faire des propositions pour rationaliser les processus internes afin d'améliorer l'efficacité.
• Aider à identifier les fournisseurs conformément aux processus établis et préparer des demandes d'achat selon les instructions.
• Initier des documents contractuels en utilisant des modèles ou des exemples.
• Vérifier les demandes de paiement par rapport aux obligations contractuelles dans le système financier ; traiter les transactions contractuelles et fournir des informations sur l'état des paiements et les obligations restantes à l'agent responsable.
• Communiquer avec les services internes (AO, ADM, HRM, etc.) et résoudre les problèmes connexes.
• Suivre, surveiller et rendre compte des projets et programmes mis en œuvre par la Section, en veillant à la conformité avec les exigences programmatiques et budgétaires et les réglementations financières.
• Colliger des données/informations et rédiger des mises à jour budgétaires et financières régulières et ad hoc, des rapports, des statistiques et/ou des projections pour utilisation et examen par la direction, le personnel et les donateurs.
• Alerter le superviseur des erreurs, omissions ou incohérences observées, et entreprendre des actions correctives.

COMPÉTENCES - Noyau (C) & Managériales (M)

• Communication (C)
• Responsabilité (C)
• Partage des connaissances et amélioration continue (C)

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle pertinente dans des tâches secrétariales et/ou administratives.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, y compris des compétences en rédaction en anglais et/ou en français.
• Attention aux détails et minutie dans la correspondance.
• Bonnes compétences organisationnelles, avec un accent sur la qualité, l'efficacité et la capacité à travailler sous pression.
• Discrétion, initiative et orientation service pour fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Bonne connaissance des logiciels de bureau standard (traitement de texte, tableurs, etc.).
• Familiarité avec les processus d'approvisionnement et la gestion budgétaire.

LANGUES

Excellente connaissance (écrite et orale) de l'anglais ou du français et bonne connaissance de l'autre langue.

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

ÉDUCATION

Formation/certification spécialisée en secrétariat/administration.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Expérience dans le système des Nations Unies ou d'autres organisations multilatérales et/ou dans le domaine des relations internationales et de la diplomatie, des cadres de coopération multilatérale et de développement. Expérience dans l'établissement et le maintien de réseaux professionnels.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

Familiarité avec le travail et le fonctionnement général des organisations internationales et/ou du système des Nations Unies.

LANGUES

Connaissance d'une autre langue officielle de l'UNESCO (arabe, chinois, russe et/ou espagnol).

AVANTAGES ET INDEMNITÉS

Les salaires de l'UNESCO se composent d'un salaire de base et d'autres avantages qui peuvent inclure, le cas échéant : 30 jours de congés annuels, allocation familiale, assurance maladie, plan de retraite, etc. Le salaire annuel approximatif de départ pour ce poste est de 43 734 EUR.

Le processus peut inclure des entretiens vidéo préenregistrés et/ou des évaluations écrites, des entretiens avec un panel, ainsi que des vérifications de références. De plus, les candidats peuvent être invités à fournir des informations supplémentaires qui peuvent être pertinentes pour les qualifications du poste.

Veuillez noter que tous les candidats, qu'ils soient sélectionnés ou non, seront informés de l'issue de leur candidature en temps voulu. Les candidats présélectionnés peuvent également être ajoutés aux bassins de talents, sous réserve de leur consentement (c'est-à-dire Déclaration de confidentialité des données).

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

L'UNESCO rappelle que la considération primordiale dans la nomination des membres du personnel doit être la nécessité d'assurer les plus hauts standards d'efficacité, de compétence technique et d'intégrité. L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro contre toutes les formes de harcèlement. L'UNESCO s'engage à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi qu'une parité entre les sexes parmi ses membres du personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. De plus, l'UNESCO s'engage à atteindre la diversité de la main-d'œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture. Les candidats provenant d'États membres non représentés ou sous-représentés sont particulièrement bienvenus et fortement encouragés à postuler. Les individus issus de groupes minoritaires et de groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragés à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec le plus haut niveau de confidentialité.

La mobilité géographique est requise pour les membres du personnel nommés aux postes internationaux de l'UNESCO. Dans le cas où votre candidature est retenue pour un entretien, vous devrez fournir, à l'avance, une copie scannée des diplômes/certificats requis pour ce poste. L'UNESCO ne considère que les qualifications d'enseignement supérieur obtenues dans un établissement accrédité/reconnu dans la Base de données mondiale sur l'enseignement supérieur (WHED), une liste mise à jour par l'Association internationale des universités (IAU)/UNESCO. La liste peut être consultée via le lien : https://www.whed.net

L'âge légal de départ à la retraite à l'UNESCO est de 65 ans. Les nominations à l'UNESCO sont soumises à une autorisation médicale. L'émission d'un visa par le pays hôte du lieu d'affectation, qui sera facilitée par l'Organisation, est requise pour les postes professionnels internationaux. L'UNESCO ne facture pas de frais à aucune étape du processus de recrutement.