Assistant Archiviste

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Unité : Bureau des solutions numériques pour les entreprises (DBS)

Lieu du travail : Sur site

Durée du contrat: 2 mois

Recrutement ouvert à : Candidats externes

Date limite de candidature (minuit, heure deUTC+2) : 30/10/2026

Valeurs fondamentales de l'UNESCO : Engagement envers L'Organisation, Integrité, Respect de la diversité et Professionnalisme

L’Organisation des Nations Unies pour l’éducation, la science et la culture (UNESCO) est une agence spécialisée des Nations Unies qui contribue à la paix et à la sécurité en renforçant la coopération internationale dans les domaines de l’éducation, des sciences, de la culture et de la communication et de l’information.

Dans le cadre de son mandat, l’UNESCO produit et reçoit un volume important de documents et de données, qui constituent une ressource institutionnelle essentielle et peuvent avoir une valeur administrative, juridique et historique. Leur gestion, leur conservation et leur accès dans le temps font partie des responsabilités de l’Organisation.

L’unité Records Management accompagne les membres du personnel de l’UNESCO, au Siège et dans les Bureaux hors Siège, dans la gestion et la conservation de leurs documents, notamment dans le cadre de la procédure de départ (« check‑out »).

Dans le cadre d’une augmentation temporaire du volume de check‑out à traiter, l’unité souhaite recruter un renfort afin de garantir un accompagnement efficace et dans les délais des personnes concernées.

Le présent contrat a pour objet d’apporter un renfort opérationnel ponctuel à l’unité Records Management, avec un focus particulier sur l’accompagnement des procédures de check‑out.

La personne recrutée travaillera directement avec l’assistant Records Management et accompagnera les membres du personnel tout au long de leur procédure de départ.

Elle pourra également apporter un soutien ponctuel aux autres activités de Records Management et d’archivage, en fonction des besoins de l’unité.

Sous la responsabilité du Chef Archiviste et encadrée dans ses activités par l’assistant Records Management, la personne recrutée sera chargée :

• De l’accompagnement des membres du personnel tout au long du processus de check‑out, conformément à la procédure en vigueur :
  • Prendre contact avec les personnes concernées et leur rappeler les étapes du check‑out pour les documents et les archives ;
  • Répondre à leurs demandes et apporter un accompagnement individuel lorsque nécessaire ;
  • Obtenir les éléments requis et valider le check‑out dans les délais ;
  • Tenir à jour un tableau de suivi sur l’état d’avancement des check‑out
• Du soutien aux autres activités de Records Management et d’archivage, en fonction des besoins de l’unité :
  • Transfert, tri et classement d’archives papier;
  • Organisation et rangement des archives dans les différentes salles de conservation;
  • Récolement des fonds conservés.

La personne recrutée contribuera à :

• Assurer un accompagnement adapté et dans les délais requis des membres du personnel tout au long de leur processus de check‑out ;
• Veiller à la bonne réalisation et à la validation des check‑out dans le système concerné ;
• Réaliser les autres tâches de Records Management qui lui seront confiées par l’unité.

Du 15 novembre 2026 au 15 janvier 2027.

COMPÉTENCES Fondamentales (F) et Managériales (M)

Formation ou diplôme en archivistique ou en Records Management.

Au moins une expérience professionnelle pertinente dans le domaine des archives, notamment dans le transfert et le classement des archives.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

• Bonnes compétences informatiques et maîtrise d’Excel
• Rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails.
• Bonnes qualités relationnelles et capacités de communication ;
• Rigueur, sens de l’organisation et attention aux détails ;
• Capacité à travailler de manière autonome ;
• Capacité à effectuer occasionnellement des tâches physiques liées à la manipulation et au déplacement de boîtes et de documents d’archives.

Maîtriser l’anglais et le français, à l’oral comme à l’écrit, et être capable d’assurer l’accompagnement des membres du personnel dans les deux langues

Expérience dans un environnement professionnel multilingue.

APTITUDES ET COMPÉTENCES

Connaissance des applications Microsoft 365 (SharePoint, Power Apps, etc.).

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Le processus peut inclure des entretiens vidéo préenregistrés et/ou des évaluations écrites, des entretiens avec un jury, ainsi que des vérifications de références. En outre, il pourra être demandé aux candidats de fournir des informations complémentaires jugées pertinentes au regard des qualifications requises pour le poste.

Veuillez noter que tous les candidats, qu’ils soient retenus ou non, seront informés du résultat de leur candidature en temps utile.

Les candidats présélectionnés peuvent également être ajoutés à des viviers de talents, sous réserve de leur consentement (voir la Déclaration de confidentialité des données).

• L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité.
• L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement.
• Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler.
• Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité..
• L’âge statutaire de départ à la retraite à l’UNESCO est de 65 ans.
• L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.

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