En un coup d'œil
- Missions: Assister le responsable de la branche dans les opérations administratives et le traitement des prêts.
- Entreprise: UNRWA, une agence de l'ONU dédiée à l'aide aux réfugiés palestiniens.
- Avantages: Opportunités de développement professionnel et environnement de travail dynamique.
- Autres infos: Travaillez dans un environnement stimulant avec des opportunités de croissance de carrière.
- Pourquoi ce job: Contribuez à une mission humanitaire tout en développant vos compétences administratives.
- Qualifications: Diplôme en administration des affaires et expérience en bureau requise.
Le salaire estimé est compris entre 29700 - 36300 € par an.
Organizational context: The United Nations Relief and Works Agency (UNRWA) is a UN entity mandated to assist and protect approximately 5.8 million Palestine refugees across the Middle East.
It provides essential services including education, healthcare, and social services, operating as the largest UN mission in the region.
This role supports the Branch Manager in administrative functions and loan processing.
Job purpose: This role is crucial for maintaining the smooth administrative operations of the branch, ensuring efficient processing of loan applications and supporting the Branch Manager.
The Assistant will manage daily administrative tasks, including personnel records, archiving, document preparation, and client interactions.
By ensuring accurate record-keeping, timely document processing, and effective communication, the incumbent contributes to the overall operational efficiency of the microfinance program, ultimately supporting the agency's mission to aid Palestine refugees in achieving their development potential.
The role involves direct interaction with clients and requires adherence to agency policies and procedures.
Responsibilities
- The Branch Support Assistant is responsible for coordinating administrative operations, including personnel, supply, security, and maintenance.
- This includes maintaining staff attendance and leave records, and processing personnel requests.
- The role involves managing the branch's archiving system, ensuring the safety and retrieval of all documents, including client files, loan applications, and legal notifications.
- The incumbent will draft and prepare official branch documentation, such as client contracts and memoranda.
- A key duty is verifying the completeness and accuracy of loan contracts and supporting documents before submission for approval.
- The role also includes acting as an alternative branch cashier, receiving payments and issuing receipts, and managing client reception and directing visitors.
- Additionally, the Assistant will sort and distribute mail, photocopy, collate, and bind reports, and schedule office meetings.
Education
- A two-year post-secondary diploma in business and office practice, business administration, or a related discipline is required.
- A bachelor's degree in business administration or a related field is considered desirable.
- Work experience
- A minimum of three years of experience in office work, data entry, and processing within a computerized environment is required.
- Experience in customer service is also desirable.
Skills
- Proficiency in computer processing, MS-Office, Access, and other databases.
- Ability to work under pressure and manage a heavy workload.
- Strong attention to detail and organizational skills.
- Ability to plan and organize own work.
- Maintaining confidentiality.
- Required languages
- English, Arabic, French
- #J-18808-Ljbffr
Branch Support Assistant employeur : UN Secretariat
Travailler au sein du Programme des Nations Unies pour l'environnement (PNUE) à Paris en tant qu'Agent de gestion de programme offre une opportunité unique de contribuer à des initiatives environnementales mondiales significatives. Avec un fort accent sur la collaboration, le développement professionnel et un environnement de travail inclusif, le PNUE soutient la croissance des employés tout en favorisant une culture d'innovation et d'engagement envers la durabilité. Les employés bénéficient également d'une exposition internationale et de la possibilité de travailler sur des projets ayant un impact direct sur la lutte contre le changement climatique.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Branch Support Assistant
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez UN Secretariat.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez UN Secretariat
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de UN Secretariat. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Branch Support Assistant
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez UN Secretariat.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de UN Secretariat. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez UN Secretariat
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec UN Secretariat, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de UN Secretariat et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
