Au sein de l’équipe Travel et sous la responsabilité du Travel Manager, vous découvrirez l'organisation des déplacements professionnels liés à nos productions dans le monde entier et apporterez un soutien quotidien aux équipes.
Vous serez notamment amené.e à :
- Participer à la recherche et au chiffrage de solutions de transport et d’hébergement pour les équipes, en fonction des besoins et du planning de la production : vols, trains, locations de voiture et hôtels.
- Aider à la préparation des réservations, dans le respect de la Travel Policy et avec l’outil en ligne de notre agence de voyages d’affaires.
- Contribuer à la mise à jour des listes de répartition des chambres et à leur transmission aux hôtels, avec l’accompagnement de la Travel Assistant ou Coordinator.
- Aider au suivi des demandes de modification ou d’annulation, en lien avec la Travel Assistant ou la Travel Coordinator.
- Participer à la mise à jour des budgets en fonction des réservations effectuées, sous la supervision de la Travel Manager.
- Préparer les itinéraires et les documents de voyage, avec l’appui de l’équipe.
- Aider au suivi des demandes de paiement fournisseurs et à la collecte des factures finales des hôtels sous la supervision de la Travel Manager.
- Contribuer à la préparation des reportings de notes de frais après les événements.
- Participer à l’ouverture des comptes sur notre outil de gestion des notes de frais.
Bureau Betak étant labellisé ISO 20121, vous veillerez à infuser la culture sociale et environnementale du groupe.
Vos principaux interlocuteurs seront ;
Vous travaillerez avec l’équipe Travel, les équipes Production, les équipes Design, Créatives et Techniques, la Comptabilité, ainsi qu’avec nos prestataires et fournisseurs.
Profil recherché
- Vous préparez une formation en tourisme, hôtellerie, événementiel ou gestion
- Vous avez une première expérience réussie dans le tourisme ou l’organisation de déplacements
- Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment Excel,
- Vous avez un bon niveau de français et d’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
- Organisé.e attentif.ve aux détails et à l’aise dans le travail en équipe
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STAGE - Travel Assistant H/F in Paris employeur : The Independents
The Independents est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif au cœur de Paris 6e. Avec une culture axée sur l'autonomie et l'innovation, nous encourageons le développement professionnel de nos employés à travers des opportunités de formation et de croissance. Rejoindre notre équipe, c'est faire partie d'une entreprise qui valorise l'excellence opérationnelle tout en optimisant les espaces de travail pour favoriser la créativité et l'engagement.
