Assistant Administratif Matériel et Direction Groupe (H/F)

Groupe familial de transport et de logistique, TC-transports est un acteur incontournable des solutions transport sur l’hexagone depuis 40 ans.En agissant de manière économiquement, écologiquement et socialement responsable, TC-transports a l'ambition de contribuer à améliorer la qualité de vie de ses parties prenantes et préserver les moyens de subsistance des générations actuelles et futures.TC-transports, emploie plus de 700 personnes sur 10 sociétés en France.Nous recherchons pour rejoindre notre Holding, un/une Assistant Adminsitratif Matériel et Direction Groupe (H/F).Le poste est basé à Digoin (71).

Missions principales

• Assister le Responsable Parc matériel Groupe dans la gestion opérationnelle et administrative du parc d'équipements afin d'assurer leur disponibilité, leur maintenance, leur conformité et l'optimisation de leur utilisation.
• Contribuer au suivi des coûts et à l'amélioration des processus de gestion.
• Apporter un support administratif et organisationnel à la Direction Groupe.

Gestion administrative du parc matériel

• - S’assurer de la bonne tenue dans TMS des fiches matériels (tracteurs routiers, porteurs, remorques, semi-remorques, hayons, équipements, etc.)
• - Enregistrer les acquisitions, cessions et mises au rebut, selon process spécifique pour le groupe TC
• - S’assurer du bon suivi des affectations des matériels aux filiales du groupe
• - Mettre à jour les dossiers administratifs de chaque matériel , selon process défini.
• - Émettre les demandes de modifications de carte grise à notre atelier intégré suite cession ou autre
• - Réaliser les certificats de cessions des matériels pour le groupe TC
• - S’assurer de l’enregistrement des modifications dans les sites de l’administration

Suivi réglementaire

• - Assister le RPM dans la gestion et le suivi documentaire des contrôles techniques & autres contrôles réglementaires
• - Réaliser pour le groupe TC les contrats de location sans conducteur & gérer les échéances, anticiper les renouvellements
• - Assurer le suivi des assurances sur les entrées et sorties des matériels, pour le groupe TC, ainsi que sur les demandes spécifiques en relation avec la flotte.
• - Veiller au respect des obligations & échéances réglementaires liées au transport routier.

Gestion de la facturation

• - Vérifier la conformité des prestations avant la facturation , vérifier l'application des tarifs, contrats et conventions
• - Établir les factures liées à la location ou à la mise à disposition du matériel. Roulng et autres
• - Facturer les prestations autres lorsque celles-ci sont refacturables (achat/ revente en lien avec le parc matériel)
• - Émettre les factures Proforma de cession ou de vente de matériel.
• - Émettre les factures Proforma de consignation de TVA
• - Établir les avoirs en cas d'annulation ou de régularisation.

Assistance à la gestion des énergies et autres coûts directs en lien avec la flotte

• - Participer au suivi des consommations de carburant (alerte anomalies)
• - Assurer le suivi et des péages autoroutes
• - Établir des tableaux de suivi des coûts pour le compte des Directeurs de sociétés

Gestion documentaire

• - Classer & scanner les documents administratifs.
• - Archiver les rapports d'intervention.
• - Gérer les contrats et les garanties.
• - Préparer les dossiers en cas de contrôle ou d'audit.
• - Participer à la consolidation des indicateurs de performance liés au parc matériel

Coordination

• Faire le lien entre le RPM, la Direction Générale TC et les Directeurs des filialsur:
  • - La planification des indisponibilités des matériels
  • - L’organisation des livraisons des matériels neufs vers les agences
  • - Le bon suivi des suivis des demandes d'intervention. (pool M)

Assistanat de Direction

• - Assurer un soutien administratif à la Direction.
• - Organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers et comptes rendus).
• - Préparer et mettre en forme les courriers, notes, tableaux de bord et présentations.
• - Assurer le suivi administratif de certains dossiers transverses et des demandes de la Direction.
• - Participer à l'organisation logistique des réunions, déplacements et événements internes, selon les besoins.

Profil recherché

Formation

Bac +2 à Bac +3 en gestion administrative, assistanat de gestion, assistanat de direction

Expérience

Une expérience de 2 à 5 ans minimum sur un poste administratif, idéalement dans les secteurs du transport, de la logistique, de la gestion de flotte ou de la maintenance de matériels roulants

Compétences techniques

• - Excellente maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office (Excel : niveau avancé)
• - Aisance avec les logiciels métiers (TMS, ERP ou outils de gestion de flotte).
• - Aisance avec les nouvelles technologies (IA, ...)
• - Connaissance des démarches administratives liées aux véhicules professionnels.
• - Bonne compréhension des obligations réglementaires du transport routier.
• - Maîtrise des processus de facturation et de suivi administratif.

Qualités personnelles

• - Rigueur et sens de l'organisation.
• - Excellentes capacités administratives et documentaires.
• - Discrétion, confidentialité et professionnalisme
• - Autonomie et sens des priorités.
• - Esprit d'analyse et aptitude à détecter les anomalies.
• - Qualités relationnelles et sens du service.
• - Discrétion et respect de la confidentialité.
• - Capacité à travailler en coordination avec différents interlocuteurs internes et externes