En un coup d'œil
- Missions: Piloter et coordonner le service relation et service à l'usager pour garantir une qualité optimale.
- Entreprise: Rejoignez Sorbonne Université, un acteur engagé pour le développement durable et l'innovation.
- Avantages: Travail au cœur de Paris avec des opportunités de développement professionnel.
- Autres infos: Poste ouvert aux titulaires et contractuels, avec possibilité d'évolution.
- Pourquoi ce job: Faites la différence en améliorant l'expérience des usagers dans un environnement dynamique.
- Qualifications: Expérience en gestion de services et compétences en management requises.
Le salaire estimé est compris entre 40500 - 49500 € par an.
Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.
Labelisée HR Excellence in Research par la Commission européenne depuis 2021, Sorbonne Université porte une stratégie ambitieuse au service de l'ensemble de sa communauté de recherche.
Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.
Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires.
Son budget est de plus de 700 M€.
Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 30 sites en Ile-de-France et en régions.
- Fonctions : Responsable du pôle relation et service à l'usager
- Catégorie : A
- Corps : IGE
- BAP : G
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
À pourvoir dès que possible.
Mission
Le/la responsable du Service Relation et Service à l'Usager pilote, organise et coordonne l'activité du service afin de garantir la qualité de service aux usagers et le bon fonctionnement des secteurs du Campus Pierre et Marie Curie.
Il/elle encadre les chef. fes de secteur et les agents du contrôle prestation, suit la performance du pôle et contribue à l'amélioration continue de l'organisation et des prestations en lien avec les orientations de la DLM.
Activités principales
- Piloter et coordonner l'activité du Service Relation et Service à l'Usager
- Rédiger et mettre à jour les procédures liées aux activités du service
- Superviser l'activité des chef. fes de secteur et des agents du Contrôle Prestation dans le suivi des travaux et des interventions
- Organiser une veille sur les évolutions réglementaires, techniques et environnementales
- Analyser le fonctionnement des secteurs et proposer des actions d'amélioration et d'évolution
- Organiser et animer les réunions de pilotage du service
- Coordonner les relations avec les services de la DLM et les usagers institutionnels
- Garantir la qualité du traitement des demandes et la fiabilité des données dans la GMAO et le GLPI
- Assurer la qualité de service aux usagers et piloter les actions d'amélioration
- Organiser la circulation de l'information auprès des agents du service
- Superviser le suivi des prestations externalisées et leur conformité
- Piloter le budget du service et optimiser les coûts
- Veiller à l'application des règles d'hygiène et de sécurité
- Organiser la gestion et la fiabilisation des données de référence du service
- Participer aux visites des commissions de sécurité de la préfecture de Police
- Présenter des rapports d'activité du site par domaine d'activité, permettant de disposer d'indicateurs
- Disposer d'une base de données des coordonnées des laboratoires du site et la maintenir à jour
- Disposer d'un jeu de plan du site, et utilisation du SIG (Système Information Géographique)
A noter, qu'à moyen-long terme des réorganisations entre les services de la DLM sont prévues.
- Conduite de projets : Oui
- Encadrement : Oui - 17 agents : 1 A ; 7 B ; 9 C
Conditions particulières d'exercice
En cas de demande d'intervention urgente, le ou la chef-fe de service peut être amené-e à intervenir en dehors de ses horaires de travail.
Connaissances transversales requises
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et de la DLM
- Méthodologie de la logistique et gestion de services sur sites
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité applicable aux établissements recevant du public
- Principes et règles des marchés publics
- Notions de finances publiques et de gestion budgétaire
- Connaissance des outils de gestion et de suivi d'activité (GMAO, tableaux de bord, bases de données)
- Méthodologie de conduite de projet
- Connaissance des enjeux de qualité de service aux usagers
- Principes de management et d'organisation du travail
Savoir-faire
- Piloter et organiser l'activité d'un service
- Encadrer et animer une équipe
- Planifier les activités et définir des priorités
- Conduire et accompagner des projets
- Définir, formaliser et faire évoluer des procédures
- Élaborer et suivre un budget
- Piloter des prestataires et évaluer la qualité des prestations
- Définir et analyser des indicateurs d'activité
- Produire des analyses et des documents d'aide à la décision
- Conduire des réunions et animer des instances de pilotage
- Gérer des situations complexes ou sensibles
- Coordonner des acteurs multiples
- Organiser la circulation de l'information au sein d'un service
Savoir être
- Organiser son activité et celle du service
- Travailler en équipe et en transversalité
- Analyser des situations et rendre compte de manière synthétique
- Faire preuve de réactivité et d'adaptation
- Travailler en autonomie
- Faire preuve de rigueur
- Adopter une posture professionnelle et un sens du service aux usagers
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- #J-18808-Ljbffr
Responsable du pôle relation et service à l'usager F/H in Paris employeur : SORBONNE UNIVERSITE
Rejoindre notre institution de recherche, c'est intégrer un environnement dynamique et stimulant où la communication scientifique prend tout son sens. Nous offrons des opportunités de développement professionnel, un cadre de travail collaboratif et des avantages tels que des horaires flexibles et la possibilité de participer à des événements enrichissants. Située au cœur d'une communauté scientifique engagée, notre équipe valorise l'innovation et le partage des connaissances, rendant chaque jour de travail significatif et gratifiant.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Responsable du pôle relation et service à l'usager F/H in Paris
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez SORBONNE UNIVERSITE.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez SORBONNE UNIVERSITE
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de SORBONNE UNIVERSITE. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Responsable du pôle relation et service à l'usager F/H in Paris
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez SORBONNE UNIVERSITE.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de SORBONNE UNIVERSITE. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez SORBONNE UNIVERSITE
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec SORBONNE UNIVERSITE, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de SORBONNE UNIVERSITE et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
