Chef du Service de l'Offre de Formation et des Applications de Scolarité F/H in Paris

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels. Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociales et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres. Le poste est dédié à la Direction des Études et de la Vie Étudiante, au sein de la direction adjointe en Formation et Scolarité. La direction adjointe Formation et Scolarité est en relation étroite avec la VP déléguée Formation, la Direction Générale de la Faculté et les directions qui y sont rattachées, avec la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV) assurant, au niveau universitaire, le pilotage et la coordination des actions des trois facultés.

Elle accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l’expertise de la DEVE pour l’utilisation des applications satellites du SIE de l’université. Le Service de l’Offre de Formation et des Applications de Scolarité (SOFAS) apporte un appui administratif à la définition et à la mise en œuvre de la politique de l’offre de formation de la faculté des Lettres, notamment pour l’accompagnement des enseignements transversaux (doubles-cursus, doubles licences, Majeures / mineures, LAS).

Il exerce la responsabilité fonctionnelle du développement et de l’utilisation des applications liées au domaine scolarité et offre de formation, en relation avec les directions des composantes et informatiques.

Description du poste

• Veiller à la lisibilité de l’offre de formation, à la qualité des liens entre les données Apogée et leur restitution dans l’application PROF (Ametys).
• En relation avec les services opérationnels (S.A.I.A., Examens et Diplômes) de la Direction ou les composantes, analyser les besoins d’évolution des applications de scolarité et leur mise en œuvre en lien avec les directions informatiques (Direction Informatique et Numérique facultaire, DSI universitaire).
• Former et accompagner les utilisateurs des applications d’admission et d’inscriptions administrative et pédagogique (étudiants, administratifs et enseignants).
• Contrôler et fiabiliser les données des applicatifs afin d’en extraire des requêtes nécessaires pour les enquêtes nationales ou locales.
• Apporter un appui à la VP déléguée Formation et Scolarité lors du dialogue de gestion annuel et de l’expertise des nouveaux projets (parcours ou conventions).
• Lors du renouvellement du contrat quinquennal, apporter un appui administratif à l’évaluation de l’offre de formation, à l’analyse des projets de formation, à la mise en œuvre du nouveau contrat (notamment les Majeures / mineures) et faire des propositions d’évolution des structures Apogée.
• Poser les jalons d’une réflexion du remplacement d’Apogée, notamment vers PEGASE en collaboration avec la DEFIPE.
• Suivre l’offre de formation et assurer sa traduction dans la base Apogée, procéder aux contrôles nécessaires (structures, inscriptions administratives, pédagogiques, Modalités de Contrôle des Connaissances, résultats, examens et diplômes) pour en assurer la conformité.
• Diffuser l’offre de formation dans l’application PROF.
• Accompagner la mise en œuvre des nouvelles fonctionnalités d’Apogée ou des applications liées (IA primo, Apoweb, IPweb, E-Candidat, groupes, charges d’enseignement, saisie des notes à distance, coût des formations…).
• Suivre les remontées des enquêtes (SISE : résultats, effectifs, fiabilisation des informations remontant au ministère : date de naissance, numéro INE, situation de bourse) et solliciter les services ou composantes pour réaliser les modifications nécessaires.
• Assister et former l’ensemble des utilisateurs sur tous les domaines Apogée et les applications liées (création de compte utilisateur, assistance aux composantes, services, mise en place des LAS).
• Mettre à jour les fiches de procédures.
• Fournir et fiabiliser les données de scolarité (statistiques IA, IP, taux de réussite…) et élaborer des indicateurs pertinents en collaboration avec la Direction des Affaires Générales (DAG) de la Faculté des Lettres, dans le cadre du dialogue de gestion annuel.
• Suivre des fiches RNCP et ADD, contribuer à la rédaction des fiches « scolarité » utiles au dialogue de gestion annuel avec les composantes.
• Apporter plus généralement une expertise lors du renouvellement du contrat pluriannuel de formation (bilans et projets), de sa mise en œuvre, ainsi que de tout projet transversal ou non, lié au domaine de la formation et/ou aux applications de scolarité.
• Assistance aux usagers, lors des campagnes d’inscriptions pédagogiques.

Descriptif du profil recherché :

• Connaissances transversales requises : Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France, Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université, Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle, Connaissance approfondie du Système d’Information Étudiant ’Apogée, Maîtrise des outils bureautique (Suite Office), C2i ou PIX recommandé, Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche. La connaissance de Pégase serait un plus.
• Savoir-faire : Capacité à assurer l’encadrement d’agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l’équipe, gestion de conflit, suivi de carrières et évolution professionnelle (entretiens professionnels, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires… Capacité technique approfondie dans l’utilisation de tous les domaines d’APOGEE afin de trouver des solutions aux nombreuses sollicitations des composantes, Capacité à identifier les besoins de formations des agents encadrés, et proposer des actions de formations en lien avec le bureau de la formation des personnels, Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents, Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l’équipe pour assurer les missions de l’équipe et garantir la continuité du service, Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances, Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations, Capacité à coordonner et accompagner les agents encadrés dans le cadre de l’évolution et de l’optimisation des organisations ou des procédures, Capacité à conduire un projet, Capacité à conduire un entretien, une réunion, Capacité à structurer et rédiger des documents d’aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse… Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires, Capacité à élaborer des outils d’analyse et de synthèse et en rendre compte, Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats, Capacité à adapter ses explications aux divers interlocuteurs, Capacité à assurer de la bonne circulation de l’information au sein du service, Capacité à accompagner les personnels à l’usage des systèmes d’informations.
• Savoir être : Bon relationnel et sens du travail en équipe, Disponibilité et réactivité, Sens de l’analyse et force de proposition.