Contrat :CDD de 6 mois avec possibilité d’évolution en CDI, à temps plein, 35 heures par semaine.
Rattachement et collaboration :Poste placé sous la responsabilité du directeur, en collaboration avec l’assistante de direction, la responsable du développement commercial et le responsable d’atelier.
Lieu :141 impasse Augustin Fresnel, ZI de Jarry, 97122 Baie-Mahault.
Horaires :Du lundi au vendredi, de 8 h à 12h30 et de 13h à 15h30.
Présentation du poste
Au sein de SOMATE SAV, l’assistant(e) commercial(e) assure l’accueil des clients, la vente au comptoir et le suivi administratif et commercial des demandes, de la réception du matériel jusqu’à sa restitution et à la facturation.
Véritable interface entre les clients, le commercial et l’atelier, il ou elle veille à la bonne circulation des informations et à la mise à jour des dossiers.
Missions principales
Accueil et relation client
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des clients, la vente au comptoir et la gestion de la caisse.
- Recueillir et qualifier les demandes : coordonnées du client, équipement concerné, besoin, degré d’urgence et documents utiles.
- Transmettre les demandes techniques aux interlocuteurs compétents pour validation.
- Informer les clients de l’avancement de leur dossier et des délais confirmés par les équipes.
- Assurer la traçabilité des échanges et des relances et signaler les besoins complémentaires exprimés par les clients.
Réception du matériel et logistique
- Réceptionner et identifier le matériel ; contrôler sa conformité au bon de livraison lorsqu’il est présent.
- Veiller à disposer des coordonnées du client, de la description de la panne et des documents associés ; créer et mettre à jour le dossier d’intervention.
- Transmettre les dossiers validés au responsable d’atelier après réception de l’accord client et assurer le suivi administratif des travaux.
- Prévenir les clients lorsque leur matériel est disponible et organiser sa restitution.
- Assurer la mise en rayon des petites fournitures, notamment roulements, condensateurs et garnitures mécaniques, ainsi que la préparation et le suivi des enlèvements de colis.
Devis et facturation
- Établir les devis à partir des éléments validés et assurer les relances ainsi que le suivi des suites données, notamment pour les demandes du comptoir.
- Préparer les éléments de facturation à partir des devis acceptés et des informations transmises par l’atelier ; établir les factures.
- Préparer et transmettre les factures au service comptable ; utiliser le logiciel Sage 50.
- Préparer les commandes fournisseurs après validation et suivre les délais de livraison.
- Signaler les écarts de livraison et les besoins de réapprovisionnement.
- Gérer les mails, mettre à jour les dossiers clients et assurer le classement et l’archivage des documents papier et numériques.
- Rédiger les comptes rendus nécessaires au suivi des dossiers.
- Alerter l’assistante de direction en cas de dossier incomplet, de retard ou de difficulté client.
Suivi de l'activité
- Créer et mettre à jour les tableaux Excel de suivi et les tableaux de bord.
- Participer au suivi du chiffre d’affaires mensuel et rendre compte de l’avancement des dossiers à la hiérarchie.
Compétences requises
- Disposer d’au moins un an d’expérience sur un poste similaire en accueil, vente ou gestion administrative.
- Connaître Sage 50 et maîtriser Microsoft Office et/ou Microsoft 365, notamment Excel.
- Savoir utiliser une caisse, rédiger des documents professionnels et organiser le classement des documents.
- Sens de l’accueil et du contact client ; rigueur, organisation, discrétion et respect de la confidentialité.
- Autonomie, esprit d’initiative et capacité à rendre compte à la hiérarchie.
- Esprit d’équipe et capacité à travailler avec plusieurs interlocuteurs.
- Capacité à gérer les priorités et les sollicitations simultanées.
- Curiosité pour les produits et les activités techniques de l’entreprise ; capacité à identifier les situations nécessitant une validation ou un avis technique.
- Présence au comptoir et à l’accueil, avec manutention légère pour la mise en rayon et la préparation des colis.
- Interactions régulières avec les clients, les fournisseurs, l’atelier et le service comptable.
- Rémunération : 13 € brut de l’heure, soit environ 1 972 € brut par mois pour 35 heures par semaine.
- Les avantages associés au poste seront présentés lors de l’entretien.
- Un accompagnement à la prise de poste sera assuré sur les produits, les procédures internes et les outils.
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