Assurer l’interface entre les clients professionnels et l’atelier, de la prise de rendez vous à la restitution du véhicule. Organiser et suivre les interventions, informer le client des délais et des coûts, constituer un dossier complet et contribuer à la qualité du service ainsi qu’à la disponibilité des véhicules.
Missions principales
Accueil et réception :
- Répondre aux appels et demandes numériques ; qualifier l’urgence et les contraintes d’exploitation du client.
- Recueillir les symptômes, la demande de travaux, le kilométrage, l’immatriculation et les informations utiles ; effectuer avec le client un état d’entrée lorsque nécessaire.
- Expliquer la démarche de diagnostic, les délais prévisionnels et les modalités de prise en charge ; rédiger un ordre de réparation précis et obtenir les validations requises.
- Signaler sans délai au responsable d’atelier les immobilisations urgentes ou situations ayant un enjeu de sécurité.
Planification et coordination atelier :
- Programmer les rendez vous en tenant compte des capacités de l’atelier, des compétences disponibles, des pièces et des impératifs clients.
- Tenir le planning à jour, suivre l’avancement des travaux et coordonner avec le chef d’atelier, les techniciens, le magasin et, si nécessaire, les prestataires extérieurs.
- Anticiper les opérations liées aux échéances d’entretien et, selon l’organisation du site, au contrôle technique, au tachygraphe et aux autres interventions réglementaires.
- Identifier les retards ou travaux complémentaires, actualiser la date de restitution et informer le client de façon proactive.
Devis, dossier et facturation :
- Préparer les estimations et devis à partir des éléments techniques validés par l’atelier ; présenter clairement les prestations, pièces, prix et délais.
- Recueillir et tracer l’accord du client avant les travaux supplémentaires ; suivre les accords des gestionnaires de flotte ou des donneurs d’ordre.
- Vérifier la cohérence des temps, pièces et prestations saisis dans le dossier ; préparer ou établir la facture selon l’organisation et les délégations du site.
- Rassembler les justificatifs nécessaires aux garanties, contrats d’entretien et demandes de prise en charge, en lien avec les personnes chargées de leur traitement.
- Facturation client et garantie
Restitution et relation client :
- Vérifier que le dossier est complet et que la restitution est validée par l’atelier.
- Expliquer les travaux effectués, les recommandations, la facture et, s’il y a lieu, les interventions à prévoir.
- Traiter les réclamations dans son périmètre et transmettre rapidement les situations nécessitant une décision hiérarchique.
- Proposer les prestations d’entretien, de réparation et les services adaptés aux besoins du client, dans le respect de ses choix.
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