En un coup d'œil
- Missions: Gérer le bureau, organiser des événements et améliorer l'expérience collaborateur.
- Entreprise: Sia, un groupe international de conseil innovant et optimiste.
- Avantages: CDI, horaires flexibles, télétravail possible et ambiance dynamique.
- Autres infos: Opportunités de croissance et projets variés à travers le monde.
- Pourquoi ce job: Rejoins une équipe qui valorise la créativité et l'initiative dans un environnement stimulant.
- Qualifications: Expérience en gestion de bureau et compétences relationnelles requises.
Le salaire estimé est compris entre 41850 - 51150 € par an.
Sia est un groupe international de conseil en management de nouvelle génération, fondé en 1999. Nés à l'ère du digital, nous sommes augmentés par la data, enrichis par la créativité et guidés par la responsabilité. Nous collaborons avec nos clients pour relever les défis et saisir les opportunités. Dans un monde en pleine mutation, nous croyons que l’optimisme est un puissant levier de transformation.
Dans le cadre de la gestion de notre bureau parisien, nous recherchons un(e) Office Manager pour assurer le bon fonctionnement quotidien du site, piloter l'organisation de nos événements et contribuer à une expérience collaborateur de premier plan.
Rattaché(e) au Workplace Manager, vous êtes responsable de la qualité de fonctionnement du bureau. Vous coordonnez les prestataires intervenant sur site (maintenance, nettoyage, agents techniques et logistiques, accueil) et êtes l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs sur tous les sujets liés à la vie du bureau.
Vos missions sont les suivantes :
- Gestion opérationnelle du site : Garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau et la bonne tenue des espaces communs : tour régulier des locaux, suivi des réparations et de la maintenance. Coordonner les prestataires (maintenance, nettoyage, agents techniques et logistiques, accueil) et suivre la qualité de leurs prestations. Gérer les commandes et les stocks (hygiène, fournitures, consommables) : inventaire, anticipation des besoins, rotation des produits. Veiller au respect des règles de sécurité et au bon fonctionnement des équipements.
- Événementiel interne et clients : Piloter la logistique de l'ensemble des événements du site, internes, clients et partenaires : prise de brief des organisateurs, planning, commandes traiteur, coordination technique et logistique. Superviser la mise en place le jour J, renforcer les équipes et faire appel à des renforts si nécessaire. Collecter les retours des organisateurs, suivre les coûts dans le respect des budgets définis et maintenir une base de prestataires événementiels fiables. Animer la vie du bureau : identifier les temps forts de l'année et proposer des événements de convivialité (petits-déjeuners, déjeuners, afterworks). Assurer le suivi de la salle de sport : équipements, retours des coachs et des utilisateurs, adaptation de l'offre. Repérer les irritants du quotidien, proposer des solutions et de nouveaux services, et recueillir les retours des collaborateurs pour adapter les initiatives. Négocier des tarifs préférentiels auprès des commerces de proximité.
- Pilotage et amélioration continue : Contribuer au suivi de la performance des fournisseurs et à la qualité de service. Assurer du reporting auprès du Workplace Manager. Suivre les dépenses du site et des événements, et proposer des pistes d'optimisation. Participer à l'amélioration continue des processus et des standards du bureau.
Le poste pourra également inclure la contribution à des projets transverses comme l'aménagement ou le réaménagement d'espaces de travail ; la mise en place de nouveaux formats d'événements internes ou clients ; et le déploiement de nouveaux services pour les collaborateurs.
Expérience d'au moins 2 ans sur un poste comparable en office management, facility management ou workplace management. Une expérience de gestion de la maintenance d'un site constitue un atout majeur, l'expérience événementielle est appréciée mais n'est pas indispensable. Capacité à coordonner des prestataires sans lien hiérarchique et à garantir la qualité de leurs interventions. Excellent relationnel et sens du service, avec des interlocuteurs variés : collaborateurs, organisateurs, clients, fournisseurs. Autonomie, rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement à rythme soutenu. Esprit d'initiative et force de proposition.
Informations complémentaires : CDI, poste à pourvoir dès que possible. Présence quotidienne sur site, horaires variables selon les événements (certains en soirée), télétravail sur demande.
Sia est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Tous les aspects de l’emploi, tels que le recrutement, les promotions, la rémunération, ou les sanctions sont basés uniquement sur les performances, les compétences, et le comportement des employés ou les besoins de l’entreprise.
Office Manager employeur : Sia
Sia est un employeur de choix, offrant un environnement dynamique et collaboratif où l'innovation et la créativité sont au cœur des projets. En rejoignant notre équipe, vous bénéficierez d'opportunités de développement professionnel, d'une culture axée sur le partage et la bienveillance, ainsi que d'un équilibre entre vie personnelle et professionnelle. Situé dans des centres de design à travers le monde, Sia Experience vous permet de travailler sur des projets passionnants tout en contribuant à des transformations significatives pour nos clients.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Office Manager
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Sia.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Sia
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Sia. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Office Manager
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Sia.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Sia. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Sia
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Sia, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Sia et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
