Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d’une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d’une collectivité d’avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Provence-Alpes-Côte d’Azur !
Informations générales / Identification du poste
Type d'offre Offre d'emploi
Je cherche un poste dans service
Mode de recrutement Stagiaire/Titulaire/Lauréat : Emploi permanent
Durée du CDD
Date de début souhaitée
Conditions statutaires
Cadre d'emploi
Service de rattachement ou d'affectation
Département géographique Bouches du Rhône
Direction Générale DGA ACHATS, COMMANDE PUBLIQUE ET AFFAIRES JURIDIQUES
Direction déléguée
Direction DIRECTION DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET JURIDIQUES
Service SERVICE ASSEMBLEES ET COMMISSIONS
Lycée
Objectif structure de rattachement La Direction générale adjointe achats, commande publique et affaires juridiques (DGACPAJ) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur est au cœur de la sécurisation juridique et de la conservation de l’ensemble des actes de la collectivité régionale et de l’organisation des instances délibératives et consultatives. En charge également de la passation et du contrôle des contrats de commande publique, elle assure un pilotage tant juridique qu’économique des achats de la collectivité.
Description hiérarchie de proximité La Direction générale adjointe achats, commande publique et affaires juridiques (DGACPAJ) de la Région Sud Provence-Alpes Côte d’Azur est au cœur de la sécurisation juridique et de la conservation de l’ensemble des actes de la collectivité régionale et de l’organisation des instances délibératives et consultatives. En charge également de la passation et du contrôle des contrats de commande publique, elle assure un pilotage tant juridique qu’économique des achats de la collectivité.
Fonction d'encadrement
Objectif du poste
Assurer un appui administratif et organisationnel auprès des élus (Présidents de Commission et/ou Vice-Présidents) :
- Organisation et gestion des agendas
- Traitement des informations, courriers et mails
- Accueil physique et téléphonique
- Préparation et suivi des dossiers
- Logistique des réunions et sessions
- Classement et archivage
Activités
- Gestion des agendas des élus et coordination avec les secrétariats
- Traitement des invitations, courriers, scans et transmissions
- Mise en forme de courriers et notes, classement et archivage numérique
- Préparation des dossiers de réunion, ordres du jour, réservation de salles
- Suivi des tableaux d’équipe et mise à jour régulière
- Echanges réguliers avec la Chefferie de cabinet, le groupe et les directions opérationnelles (notamment les services des représentations et presse)
- Gestion des représentations du Président et déplacements des élus
- Vérification et préparation des éléments (notes, discours)
- Organisation des déplacements : ordres de mission, transport, hébergement
- Saisie et suivi des notes de frais
- Echanges réguliers avec l’unité des élus, la Chefferie de cabinet et le groupe, les services représentations et planification)
- Gestion des sessions
- Organisation des pré-CET et suivi des dossiers CET
- Lecture des ordres du jour et vérification des concordances (n° de rapport, déports, consignes de vote)
- Préparation des dossiers AP/CP : transmission des ordres du jour, fiches «résumés», Questions/Réponses
- Collecte des informations pour la réservation des nuitées avant plénière
- Transmission des vouchers aux élus
- Participation à la relecture et correction des lettres après-vote
- Consultation de la Kbox et téléchargement des éléments pour transmission aux élus
L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Profil recherché
Savoirs théoriques complémentaires
Savoirs théoriques complémentaires
Connaissance des compétences de la collectivité, de l’organisation générale et du fonctionnement de l’Institution
Connaissance générale des techniques de gestion administrative, de secrétariat et d’accueil
Savoir-faire
- Aisance rédactionnelle et orale
- Disposer d’une organisation méthodique (organiser, prioriser)
- Capacité de gérer plusieurs élus à la fois et de savoir rendre compte
- Travailler en transversalité avec capacité d’anticipation
- Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Créer et suivre des tableaux de bords, gérer des bases de données
- Saisir, mettre en forme des courriers et créer des publipostages
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel...) et logiciels spécifiques
Savoir-être
- Faire preuve de méthode, d’organisation et de disponibilité (travailler sur des plages horaires étendues)
- Autonomie, rigueur, réactivité et polyvalence
- Aptitudes rédactionnelles, relationnelles et capacité d’écoute
- Sens du travail en équipe et du service public
- Devoir d'information, d'alerte et de réserve
- Discrétion et confidentialité
Formations et diplômes
Niveau Bac à Bac +2
Formation de secrétariat ou d'assistant ou expérience équivalente
Afin de ne pas perdre de temps, est-il possible d'ouvrir le poste en interne ET en externe ?
Profil recherché
Caractéristiques, modalités et contraintes de travail
Amplitude horaire variable en fonction des fortes contraintes propres aux missions des élus, dans le respect et l’aménagement du Règlement du temps de travail de l’Institution, et en fonction des nécessités et de la continuité du service public. Temps complet.
#J-18808-Ljbffr
Assistant administratif (H/F) in Marseille employeur : Région Sud
Rejoindre la Région Sud Provence-Alpes-Côte d’Azur, c'est intégrer une administration dynamique qui valorise l'innovation et l'accessibilité. Vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs, d'un environnement de travail collaboratif et d'opportunités de développement personnel, tout en contribuant à des projets significatifs pour le territoire. En tant que Directeur délégué à l’accompagnement des lycées et du CREPS, vous aurez l'occasion de jouer un rôle clé dans l'amélioration des services éducatifs au sein d'une région riche en culture et en patrimoine.
