Executive Briefing & Office Manager in Paris

À propos de nous : Proofpoint est un leader mondial dans la cybersécurité centrée sur l'humain et les agents. Nous protégeons la manière dont les personnes, les données et les agents IA se connectent à travers les e-mails, le cloud et les outils de collaboration. Plus de 80 des entreprises du Fortune 100, 10 000 grandes entreprises et des millions de plus petites organisations font confiance à Proofpoint pour stopper les menaces, prévenir la perte de données et renforcer la résilience de leurs workflows humains et IA. Notre mission est simple : protéger le monde numérique et permettre aux gens de travailler en toute sécurité et en toute confiance.

Comment nous travaillons : Chez Proofpoint, vous ferez partie d'une équipe mondiale qui brise les barrières pour redéfinir la cybersécurité guidée par nos valeurs fondamentales BRAVE :

• Audacieux dans nos rêves et notre innovation
• Réactif aux retours, défis et opportunités
• Responsable des résultats et des meilleures performances
• Visionnaire dans la résolution de problèmes orientée vers l'avenir
• Exceptionnel dans l'exécution et l'impact

Vue d'ensemble du rôle : Nous recherchons un responsable expérimenté et très organisé pour gérer l'exécution sur site des briefings exécutifs et des engagements clients dans notre bureau de Paris tout en supervisant les opérations quotidiennes et l'expérience du bureau. Ce rôle très visible se situe à l'intersection de l'engagement exécutif, de l'expérience client, de la gestion d'événements et des opérations de bureau. Le candidat idéal est à l'aise pour travailler directement avec des cadres supérieurs, des clients, des équipes de vente et des parties prenantes interfonctionnelles, et a une forte capacité à anticiper les besoins, à gérer plusieurs priorités et à offrir des expériences soignées.

Responsabilités du programme de briefing exécutif :

• Gérer la planification de bout en bout et l'exécution sur site des briefings exécutifs, des réunions clients et des engagements stratégiques organisés au bureau de Paris.
• Collaborer avec les équipes de compte pour comprendre les objectifs, priorités, participants et résultats souhaités pour chaque engagement.
• Coordonner les agendas de briefing, les intervenants, les experts en la matière, les espaces de réunion, la restauration, la technologie, le transport et autres exigences logistiques.
• Servir d'hôte principal sur site pour les clients et les cadres, garantissant une expérience fluide et hautement professionnelle depuis l'arrivée jusqu'au départ.
• Préparer les espaces de briefing et s'assurer que tous les matériaux de réunion, présentations, signalisation, technologie et éléments d'hospitalité sont prêts à l'avance.
• Coordonner étroitement avec les cadres, présentateurs, équipes de vente et parties prenantes internes avant et pendant les briefings.
• Anticiper et résoudre les changements de dernière minute ou les problèmes sur site tout en maintenant une expérience client soignée.
• Soutenir des événements exécutifs spéciaux, des tables rondes clients, des réunions de direction et d'autres programmes stratégiques organisés dans le bureau.
• Capturer l'activité de briefing et les indicateurs clés du programme pour aider à mesurer l'utilisation, l'engagement et l'impact commercial.
• Recueillir des retours d'informations des parties prenantes internes et des participants pour améliorer continuellement l'expérience de briefing exécutif.
• Maintenir les calendriers de briefing, la documentation, les processus et les normes opérationnelles.
• Gérer les rapports de programme et la mesure de performance, y compris le maintien de tableaux de bord, le suivi de l'activité de briefing et de l'engagement des campagnes, et l'analyse des indicateurs clés pour démontrer l'impact du programme et identifier les opportunités de croissance et d'optimisation.

Responsabilités de gestion du bureau de Paris :

• Servir de point de contact principal sur site pour le bureau de Paris, créant un environnement accueillant et professionnel pour les employés, les cadres, les clients et les visiteurs.
• Superviser l'opération quotidienne, la préparation et la présentation des salles de réunion, des espaces communs, des espaces destinés aux clients et des commodités de bureau.
• Coordonner avec le propriétaire, la gestion de bâtiment, REWS, IT, Sécurité, nettoyage, restauration et autres prestataires de services pour soutenir des opérations de bureau efficaces.
• Coordonner la maintenance planifiée et réactive, les réparations et les problèmes liés au bâtiment.
• Soutenir les exigences locales en matière de santé, de sécurité, de sécurité incendie et de préparation aux urgences.
• Coordonner les exigences d'accès des employés, visiteurs et entrepreneurs, y compris les badges et les arrangements de sécurité sur site.
• Gérer les fournitures de bureau, l'inventaire d'hospitalité, les exigences de restauration et d'autres ressources sur site.
• Soutenir les cadres et employés en visite en répondant aux exigences logistiques, de travail et de coordination sur site.
• Coordonner les événements de bureau, les rassemblements d'employés, les visites de direction et d'autres activités sur site.
• Identifier, coordonner et suivre proactivement les problèmes d'installations, AV, sécurité et de lieu de travail jusqu'à leur résolution, en engageant les équipes internes, le propriétaire et les prestataires de services si nécessaire.
• Collaborer avec l'équipe mondiale des installations pour garantir que les opérations locales du bureau sont conformes aux normes de l'entreprise.
• Maintenir des relations avec les fournisseurs locaux et soutenir la coordination des achats et des factures selon les besoins.
• Aider à garantir que le bureau de Paris offre constamment un lieu de travail professionnel et une expérience client reflétant la marque de l'entreprise.

Qualifications :

• Plus de 5 ans d'expérience dans des programmes de briefing exécutif, des événements exécutifs, l'expérience client, les opérations de bureau, l'hospitalité ou un domaine connexe.
• Expérience dans le soutien aux cadres supérieurs et aux clients de niveau exécutif dans un environnement d'entreprise.
• Solides compétences en gestion de projet et en organisation avec une attention exceptionnelle aux détails.
• Capacité à gérer plusieurs engagements, parties prenantes et priorités simultanément.
• Présence exécutive forte et confiance lors des interactions avec des audiences de niveau C et de direction supérieure.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Esprit de service avec la capacité d'anticiper les besoins des clients et des cadres.
• Capacité à rester calme, ingénieux et axé sur les solutions dans un environnement dynamique.
• Expérience dans la coordination de fournisseurs, de restauration, d'installations et de technologie de réunion.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office et des plateformes de collaboration et de planification courantes.
• Maîtrise du français et de l'anglais requise.
• Capacité à être sur site dans le bureau de Paris et à fournir un soutien sur site pour les engagements exécutifs.

Pourquoi Proofpoint ? : Chez Proofpoint, nous croyons qu'une expérience de carrière exceptionnelle comprend un ensemble complet de compensation et d'avantages. Voici quelques raisons pour lesquelles vous adorerez travailler avec nous :

• Rémunération compétitive
• Avantages complets
• Succès de carrière selon vos termes
• Environnement de travail flexible
• Jours annuels de bien-être et d'engagement communautaire
• Reconnaissance continue pour vos contributions
• Opportunités de collaboration et de réseautage à l'échelle mondiale

Notre culture : Notre culture est ancrée dans des valeurs qui inspirent l'appartenance, renforcent le but et favorisent le succès, chaque jour, pour chacun. Nous encourageons les candidatures d'individus de tous horizons, expériences et perspectives. Si vous avez besoin d'un aménagement pendant le processus de candidature ou d'entretien, veuillez contacter accessibility@proofpoint.com.

Comment postuler : Intéressé ? Soumettez votre candidature accompagnée de toute information complémentaire - nous avons hâte d'avoir de vos nouvelles !