Assistant(e) secrétaire au secrétariat commun (H/F) in Paris

Groupe RIFSEEP: 1

NBI: Non

Vos activités principales:

• appels téléphoniques avec tenue des cahiers d'appels ;
• gestion de la base des contacts ;
• tenue des agendas, en liaison avec le secrétariat particulier du préfet de la région d'Ile-de-France, préfet de Paris ;
• gestion des réunions, rendez-vous, réservations de salles, demandes d'autorisation d'accès pour les visiteurs externes, préparation de dossiers, en relation avec les chefs de service du cabinet ;
• gestion des déplacements de la direction de cabinet ;
• gestion du courrier (ouverture, enregistrement, tri, cachet de suivi, acheminement) ;
• saisie informatique (lettres, notes, tableaux…) ;
• constitution et suivi de dossiers thématiques ;
• classement de la documentation et archivage des dossiers (versions électronique et papier) .

Votre environnement professionnel:

• Activités du service:

Le service de la représentation de l’Etat comprend:

• le bureau du protocole et des déplacements ;
• le bureau des décorations et de l’intendance.
• le secrétariat mutualisé du cabinet composé de 3 assistantes
• Composition et effectifs du service:

Le service de la représentation de l’Etat est composé de 26 agents.

Liaisons hiérarchiques

Chef de service / Adjoint - les 4 membres du corps préfectoral du cabinet

• Liaisons fonctionnelles

Les membres du corps préfectoral et hauts fonctionnaires de la préfecture, les services de la préfecture et particulièrement les secrétariats de direction

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Horaires décalés

Discrétion / disponibilité / bonne présentation / sens du contact et de la diplomatie

Capacité à travailler au sein d'un pool en assurant la continuité

Qui contacter?

Jean-jacques COLOMBIES, chef du service de la représentation de l'Etat jean-jacques.colombies@paris.gouv.fr

Hugo MARIN, adjoint au chef du service de la représentation de l'État, chef du bureau du protocole et des déplacements hugo.marin@paris.gouv.fr

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses:

Personnels du ministère de l'Intérieur https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2026-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Personnels externes https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Date limite de dépôt des candidatures: 01/12/2026

Profil recherché

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise, requis

Connaître l'environnement professionnel niveau pratique, à aquérir

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise, requis

Savoir rédiger niveau pratique, requis

Savoir s'organiser niveau maîtrise, requis

Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau maîtrise, requis savoir communiquer niveau maîtrise, requis savoir communiquer niveau maîtrise, requis

Conditions de travail: 35h00

Vos perspectives: Evolution dans le domaine fonctionnel.

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

Préfecture de Paris / Préfecture de Région Ile-de-France

#J-18808-Ljbffr