En un coup d'œil
- Missions: Accueillir les usagers et gérer les appels au standard de la préfecture.
- Entreprise: Préfecture de l'Ain, un environnement dynamique et engagé.
- Avantages: Travail en équipe, horaires flexibles et expérience enrichissante.
- Autres infos: Possibilité d'évolution dans un cadre professionnel stimulant.
- Pourquoi ce job: Contribuez à la continuité des services publics et développez vos compétences.
- Qualifications: Aptitudes en communication et sens du service.
Le salaire estimé est compris entre 18900 - 23100 € par an.
Vos activités principales :
- Sous l’autorité directe du (de la) chef(fe) d’unité logistique et moyens généraux, l’agent assure les tâches suivantes :
- Accueil et traitement des appels du standard de la préfecture :
- Accueillir de façon personnalisée, puis acheminer les communications téléphoniques destinées à la préfecture vers le service compétent ou réorienter, le cas échéant, les appels vers les autres services concernés de l’ATE ou hors ATE (nécessité de connaître leurs missions) ;
- Communiquer des informations générales aux usagers de la préfecture ;
- Assurer le transfert des lignes téléphoniques dans le cadre de la mutualisation du standard téléphonique avec celui de la préfecture du Rhône ;
- Garantir la continuité des liaisons gouvernementales ;
- Documenter et mettre à jour les procédures d’exploitation et outils du standard (annuaires, tableau synoptique, etc.) ;
- Mettre en œuvre et respecter les engagements de la charte Quali-Ate, relatifs au fonctionnement du standard téléphonique et des procédures internes ;
- Veiller au bon fonctionnement des moyens opérationnels du standard (autocommutateur, réseau de commandement…) en coopération avec le BISIC.
- Gestion de la BAL structurelle de la préfecture «prefecture@ain.gouv.fr» :
- Transférer les messages reçus sur la BAL structurelle «courrier» aux services compétents.
- Gestion du Système CASTEL (interphone portillon loge) : répondre aux sonneries sur le système CASTEL dans les périodes de fermeture de la loge.
Vos activités secondaires :
- Remplacement en cas de nécessité de l’agent loge/courrier de la préfecture ou de l’agent d’accueil dans les DDI : accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du courrier entrant et sortant.
- Assurer en cas de besoin (et sans nuire à la continuité du standard) un appui logistique pour le service : navette courrier préfecture/DDI, circuits parapheurs au cabinet et acheminement du courrier entrant à la direction du SGCD, assistance pour le convoyage des véhicules au garage.
Conditions particulières d'exercice :
- Le standard de la préfecture de l’Ain est activé de 7h45 à 19h45, du lundi au vendredi (sauf jours fériés). En dehors de ces horaires, les appels sont renvoyés à la préfecture de région au standard du Rhône.
- Pour les nécessités de service, les agents affectés au standard bénéficient de trois cycles de travail :
- Un commence à 7h30 et se termine dès lors que la durée journalière légale de travail prévoyant une pause méridienne de 45 mn est échue (ex : à partir de 15h51 pour un agent à 7h36 /jour).
- Un autre se poursuit jusqu’à 19h45, l’heure de début variant en fonction de la durée journalière légale de travail de l’agent (ex : à partir de 12h09 pour un agent à 7h36 /jour incluant un temps de pause de courte durée de 20mn).
- Un cycle classique en journée selon les horaires fixes et variables dans les conditions définies par le règlement.
- Les agents du standard s’organisent par roulement à la semaine.
- En raison de l’impératif de continuité des liaisons gouvernementales, la participation à un cycle d’astreinte de 7 jours organisé entre les agents du standard est prévue. Un agent d’astreinte est désigné par semaine et doit pouvoir rejoindre la préfecture à toute heure en 1h maximum s’il est rappelé.
- Le standard demeure ouvert les jours de fermeture obligatoire de la préfecture, afin d’assurer la continuité des liaisons gouvernementales. Cette journée est comptabilisée comme un jour normal de travail.
- Permis B souhaité.
Votre environnement professionnel :
- Activités du service : Le secrétariat général commun départemental (SGCD) assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles (DDT, DDETS et DDPP).
- Composition et effectifs du service : Le BILGB comprend 18 agents dont 1 chef de bureau et 1 archiviste. Il est structuré en deux unités : 10 agents au sein de l’unité logistique moyens généraux dont la cheffe d'unité et 6 agents au sein de l’unité gestion bâtimentaire dont le chef d’unité.
- Liaisons hiérarchiques : Le (la) responsable de l’unité Logistique Moyens généraux – Chef(fe) du BILGB – directeur (trice) et directeur (trice) adjoint (e ) du secrétariat général commun.
- Liaisons fonctionnelles : Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et du SGCD, les directions départementales interministérielles (DDT, DDPP et DDETS), les autres services déconcentrés de l’Etat.
Agent polyvalent standard/loge site préfecture et accueil DDI (H/F) in Bourg-en-Bresse employeur : Préfecture de l'Ain
La Préfecture de l'Ain est un employeur de choix, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif au sein de la MAIAD. En tant que chargé de mission, vous aurez l'opportunité de contribuer activement à des projets d'envergure qui impactent directement l'économie et l'emploi local, tout en bénéficiant de formations continues et d'un soutien pour votre développement professionnel. La culture de travail valorise l'innovation et l'engagement, faisant de cet endroit un cadre idéal pour ceux qui cherchent à faire une différence significative dans leur communauté.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Agent polyvalent standard/loge site préfecture et accueil DDI (H/F) in Bourg-en-Bresse
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Préfecture de l'Ain.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Préfecture de l'Ain
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Préfecture de l'Ain. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Agent polyvalent standard/loge site préfecture et accueil DDI (H/F) in Bourg-en-Bresse
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Préfecture de l'Ain.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Préfecture de l'Ain. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Préfecture de l'Ain
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Préfecture de l'Ain, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Préfecture de l'Ain et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
