Admin / Acct Specialist/Coord Non Exempt

Beauvoir, l'École Élémentaire de la Cathédrale Nationale, est une école épiscopale engagée à fournir une éducation extraordinaire à la petite enfance et à être une communauté diversifiée qui valorise chaque individu. Nous recherchons un spécialiste senior des comptes fournisseurs et des achats, très expérimenté et orienté vers les détails. Ce rôle est idéal pour un professionnel de la comptabilité chevronné ayant une solide expérience dans le traitement des comptes fournisseurs à volume élevé et une expérience pratique des achats.

Le candidat retenu sera responsable de la gestion du cycle complet des comptes fournisseurs et du soutien aux opérations d'achat pour garantir l'acquisition en temps voulu et rentable de biens et de services. Ce poste nécessite une compréhension approfondie des principes comptables, des meilleures pratiques d'achat et une maîtrise des systèmes financiers et de flux de travail.

Plage salariale : entre 65 000 $ et 80 000 $, selon l'éducation et l'expérience.

Tâches et responsabilités :

• Comptes Fournisseurs : Traiter un volume élevé de factures et de bons de commande chaque semaine, en veillant à l'exactitude, au codage approprié et au paiement en temps voulu conformément aux politiques de l'école et aux conditions des fournisseurs.
• Gérer le cycle complet des comptes fournisseurs, y compris l'entrée des factures, les approbations, le traitement des paiements et la réconciliation.
• Utiliser divers systèmes de flux de travail et plateformes comptables pour suivre, acheminer et archiver les documents financiers.
• Réconcilier les relevés des fournisseurs et résoudre les écarts de manière rapide et professionnelle.
• Maintenir les dossiers des fournisseurs et garantir la conformité avec les exigences de déclaration IRS 1099.
• Préparer les réconciliations de fin de mois des comptes fournisseurs et les rapports budgétaires pour les fournitures de classe.
• Gestion de la réconciliation et des rapports de carte de crédit d'achat.
• Gestion et réconciliation de la caisse.
• Aider aux processus de clôture de fin d'année, y compris les provisions et le soutien à l'audit.

• Achat : Coordonner l'achat de biens et de services conformément aux politiques de l'école, aux directives budgétaires et aux besoins opérationnels.
• Source et évaluer les fournisseurs, négocier les prix et les conditions, et maintenir des relations positives avec les fournisseurs.
• Examiner et traiter les demandes d'achat et les bons de commande, en veillant à ce que les approbations et la documentation soient appropriées.
• Surveiller les niveaux de stock et coordonner avec les départements pour prévoir les besoins d'achat.
• Assurer la conformité avec les contrôles internes et les politiques d'achat pour soutenir la transparence et l'efficacité des coûts.
• Collaborer avec le personnel enseignant et administratif pour soutenir l'exécution rapide et précise des demandes d'achat.

Autres responsabilités :

• Participer à d'autres activités scolaires, y compris (mais sans s'y limiter) couvrir périodiquement le service de déjeuner, travailler avec une classe « partenaire », participer à la formation et à la planification à l'échelle de l'école, et au développement professionnel.
• Travailler avec l'Association des parents pour les besoins de tiroir-caisse pendant la foire du livre, préparer les achats des enseignants et former les bénévoles de l'AP à l'utilisation de la caisse.
• Préparer les provisions de fin de mois liées à l'utilisation de la carte de crédit et aux factures de fournisseurs non traitées, le cas échéant.

Éducation/Expérience professionnelle connexe :

• Diplôme de licence en comptabilité, finance, administration des affaires ou dans un domaine connexe préféré.
• Minimum de 5 ans d'expérience progressive en comptes fournisseurs et achats, de préférence dans un cadre à but non lucratif ou éducatif.
• Expérience démontrée dans le traitement de volumes élevés de transactions à l'aide de systèmes comptables modernes et de flux de travail.
• Solide compréhension des GAAP, des contrôles internes et des meilleures pratiques d'achat.
• Maîtrise de Microsoft Excel et des logiciels de comptabilité.
• Excellentes compétences organisationnelles, analytiques et en communication.
• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement dynamique avec un haut degré de précision et de professionnalisme.

EXIGENCES GÉNÉRALES :

• Vérifications et dépistages : Réussite des vérifications de fond périodiques, y compris une vérification de fond FBI, et, à la discrétion de l'école, dépistage de drogues et d'alcool.
• Compétences interpersonnelles : Excellentes compétences en communication, comportement courtois et engagement à favoriser un environnement scolaire positif.
• Compétence technique : Maîtrise des applications informatiques courantes, y compris le traitement de texte et les calendriers partagés.
• Professionnalisme : Bon jugement, discrétion et capacité à maintenir la confidentialité et le calme sous pression.
• Fiabilité : Présence constante et ponctuelle ; capable de prioriser et de gérer plusieurs tâches efficacement.
• Conformité : Respect de toutes les politiques et procédures énoncées dans le Manuel du personnel et des enseignants de Beauvoir.
• Flexibilité : Volonté de s'adapter aux circonstances changeantes et aux horaires de travail, si nécessaire.
• Compétence culturelle : Respect des cultures et des origines diverses.
• Protection de l'enfance : Engagement envers la sécurité et le bien-être des enfants.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Exigences physiques : Périodes prolongées de position assise, debout, marche, montée d'escaliers, atteinte, torsion, tournement, genoux, flexion et accroupissement.
• Dextérité manuelle : Saisies fréquentes, mouvements répétitifs des mains et compétences motrices fines.
• Force physique : Soulever, porter, pousser ou tirer des objets pesant jusqu'à 25 livres.

Beauvoir, l'École Élémentaire de la Cathédrale Nationale, offre des opportunités d'emploi égales à tous les employés et candidats à l'emploi et interdit la discrimination et le harcèlement de tout type sans distinction de race, couleur, religion, âge, sexe, origine nationale, statut de handicap, génétique, statut de vétéran protégé, orientation sexuelle, identité ou expression de genre, ou toute autre caractéristique protégée par les lois fédérales, étatiques ou locales.