En un coup d'œil
- Missions: Assurer la gestion administrative et logistique pour un environnement de travail optimal.
- Entreprise: OptiFranc S.A.S., une entreprise financière internationale dynamique.
- Avantages: Travail hybride, horaires flexibles, et ambiance chaleureuse.
- Autres infos: Opportunités de développement personnel et événements d'entreprise réguliers.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe engagée et faites la différence au quotidien.
- Qualifications: Expérience en services généraux et compétences en bureautique.
Le salaire estimé est compris entre 29700 - 36300 € par an.
Emplacements: Paris
Société: OptiFranc S.A.S.
Qui sommes-nous ? Optimum Vie est une filiale du Groupe Optimum, un groupe financier diversifié et privé d’envergure internationale. Étant la seule société française d’assurance vie de propriété canadienne, nous sommes agiles dans la création de nos produits d’assurance vie afin qu’ils soient adaptés aux besoins réels de nos clients. Acteur de proximité, nous établissons une relation de confiance durable avec nos courtiers et nos partenaires. Notre taille humaine et notre expertise nous permettent une grande réactivité face aux nombreuses évolutions de marché.
Responsabilités spécifiques
En tant qu'Assistant(e) – Services généraux, vous contribuerez au bon fonctionnement quotidien de l'entreprise en assurant la gestion administrative et logistique, le suivi des fournisseurs, la coordination des activités de maintenance ainsi que la bonne tenue des locaux et des biens immobiliers. Polyvalent(e) et orienté(e) service, vous interviendrez autant sur le terrain que dans le soutien aux différentes directions afin d'offrir un environnement de travail sécuritaire, fonctionnel et accueillant.
Tâches administratives et logistiques
- Suivre, organiser et rationaliser l'état des stocks (fournitures de bureaux, consommables et imprimés), identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes selon les budgets établis;
- Organiser les salles de réunion en fonction des activités prévues;
- Participer à la gestion de l’archivage de l’entreprise;
- Suivre et initier des appels d’offre;
- Capacité de rédaction et d’utilisation du pack office;
- Interaction avec les directions (maîtrise des chiffres, aides ponctuelles sur des rapprochements, sollicitation de 1/3, orchestration des échanges, organisation de RDV);
- Utiliser la machine de mise sous pli pour l'envoi de documents.
Management et maintenance des locaux
- Veiller à l’organisation et à la bonne tenue des biens immobiliers (suivi des travaux, identification des améliorations);
- Évaluer les besoins en maintenance et négocier les devis selon un budget établi;
- Planifier, coordonner, suivre et vérifier l'exécution des contrats de maintenance des équipements et des locaux;
- Superviser et contrôler les opérations et prestations de propreté des locaux selon les normes de qualité, de sécurité et d’hygiène et ce, dans le respect des budgets;
- Organiser et superviser les prestations pour les biens immobiliers d’Optimum Vie;
- Être capable de mettre en œuvre les actions correctrices lorsque nécessaires pour veiller au bon déroulement;
- Être le binôme de l’accueil lors des congés / absences.
Participation à d’autres activités selon les demandes de sa direction
Expérience/Formation/Conditions
- Expérience dans des fonctions similaires en services généraux, gestion des locaux ou support administratif et logistique;
- BTS dans une discipline pertinente (assistanat, bureautique, …), un atout;
- Horaire de 35 heures par semaine;
Qualités et aptitudes
- Aisance informatique (Word, Outlook et Excel);
- Excellent relationnel et sens du service à la clientèle;
- Initiative et proaction;
- Discrétion.
Pourquoi travailler chez Optimum ?
- Opportunité de joindre un groupe financier privé canadien d’envergure internationale solide et performant.
- Une organisation qui a su maintenir une ambiance chaleureuse, de proximité et qui est fière de ses valeurs corporatives et de son engagement philanthropique.
- Travail en mode hybride et heures d’arrivée et de départ flexibles.
- Managers accessibles et à l’écoute des besoins.
- Environnement de travail stimulant, respectueux et axé sur le développement de ses employés.
- Événements d'entreprise : activités sociales, conférences, défis sportifs et plus encore.
Assistant.e moyens généraux in Paris employeur : OptiFranc S.A.S.
OptiFranc S.A.S. offre un environnement de travail dynamique et réactif, favorisant la polyvalence et l'orientation service. La société valorise les relations de confiance avec ses partenaires et courtiers, ce qui contribue à une culture d'entreprise collaborative. Les employés bénéficient d'opportunités de développement professionnel au sein d'une structure à taille humaine.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistant.e moyens généraux in Paris
✨Rejoindre des groupes locaux de nettoyage
Cherche des associations ou des groupes de nettoyage dans ta région. Ces communautés peuvent t’ouvrir des portes vers des opportunités cachées et tu pourras aussi te faire des contacts dans le milieu.
✨Participer à des événements de recrutement
Renseigne-toi sur les foires de l'emploi ou les événements liés aux services de nettoyage. Ces occasions te permettent de rencontrer des employeurs potentiels en personne et de faire une bonne première impression.
✨Mets en avant ton expérience sur le terrain
N’hésite pas à partager des histoires concrètes de tes précédentes expériences de nettoyage, que ce soit sur les réseaux sociaux ou lors d’entretiens. Cela donne du poids à ton profil et montre ta capacité à gérer des situations variées.
✨Postuler directement sur le site de OptiFranc S.A.S.
Assure-toi de postuler directement sur le site de OptiFranc S.A.S.. Cela montre ton intérêt pour l'entreprise et te permet d'aller au-delà du processus traditionnel en augmentant tes chances de mise en avant.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistant.e moyens généraux in Paris
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes expériences en service:Dans le secteur des services de nettoyage, il est crucial de montrer tes expériences passées. Si tu as déjà travaillé dans des environnements similaires, n’hésite pas à les mentionner dans ton CV. Parle des types de nettoyage que tu as effectués, que ce soit dans des bureaux, des espaces publics ou des environnements résidentiels.
Soigne la présentation de ta candidature:Un bon nettoyage commence par une bonne présentation ! Assure-toi que ton CV et ta lettre de motivation soient clairs, bien structurés et sans fautes. Utilise un format simple et professionnel pour que le recruteur puisse rapidement comprendre ton parcours et tes compétences.
Valorise les compétences spécifiques:Mentionne toute formation ou certification que tu pourrais avoir en matière de nettoyage, de sécurité ou d’utilisation de produits spécifiques. Cela peut vraiment faire la différence et montrer que tu es sérieux dans ce secteur où le détail compte.
Explique pourquoi tu veux ce poste:Dans ta lettre de motivation, explique pourquoi tu es intéressé par le poste chez OptiFranc S.A.S.. Qu'est-ce qui t'attire dans les services de nettoyage et pourquoi ce type de travail te semble-t-il important ? Cela peut vraiment ajouter une touche personnelle à ta candidature.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez OptiFranc S.A.S.
✨Montre ton expertise en nettoyage !
Prépare-toi à discuter de tes expériences passées et de tes techniques de nettoyage. Peut-être qu'ils te demanderont des exemples concrets de situations où tu as amélioré l'efficacité ou la qualité d'un service. Sois prêt à parler des différents produits et outils que tu utilises ; cela montre que tu es au fait des dernières tendances du secteur.
✨Anticipe les questions comportementales
Dans les services de nettoyage, le travail d'équipe et la gestion des clients sont cruciaux. Prépare quelques anecdotes qui montrent comment tu as fait face à des situations difficiles avec des clients ou comment tu as collaboré avec une équipe pour atteindre un objectif. Ces histoires donneront un aperçu de ta personnalité et de ta capacité à travailler sous pression.
✨Mets en avant ta polyvalence
Les employeurs recherchent souvent des candidats capables de gérer plusieurs tâches. Prépare-toi à parler de ta capacité à effectuer différents types de nettoyage, que ce soit dans des bureaux, des espaces publics ou des résidences privées. Cela peut vraiment faire la différence !
✨Pose des questions sur la culture d'entreprise
Quand on postule pour un poste à temps plein dans le nettoyage, il est important de s'assurer que tu vas bien t'intégrer dans l'équipe. Pose des questions sur la culture de travail chez OptiFranc S.A.S. et sur les valeurs qu’ils défendent. Cela montre que tu es non seulement intéressé par le poste, mais aussi par l'environnement dans lequel tu vas travailler.
