Au sein de la Direction Déléguée Bâtiments et Logistique, vous êtes en charge du secrétariat courant et du suivi administratif.
Responsabilités principales
- Accueil physique et téléphonique de la direction,
- Enregistrement des courriers entrants et sortants pour toute la direction, mise sous pli des courriers sortants et redistribution des courriers entrants aux différents services,
- Courriers du service comptable : relances auprès des fournisseurs sur la facturation, annulations des bons de commande, litiges avec les entreprises (rédaction, envoi, suivi et classement), …
- Contrôle des pièces de déclaration de sous-traitance, préparation du courrier d’agrément, envoi et classement,
- Préparation des certificats de libération des retenues de garantie, envoi et classement,
- Courriers du service parkings : contrôle de la conformité des contrats d’amodiation, mise en signature, envoi et classement,
- Courriers du service administratif et juridique : rédaction des comptes-rendus de réunion et de chantier,
- Participation à la mise en place de la dématérialisation des courriers de la direction sur l’outil XBus
- Courriers de la commission communale de sécurité : mise en signature des courriers et bordereaux d’envoi, envoi des dossiers ERP aux services instructeurs, envoi des récépissés, convocations, comptes-rendus de visite, autorisations de travaux et avis aux pétitionnaires, courriers divers et classement
- Préparation du planning des congés et suivi de la saisie dans le logiciel e-temptation,
- Etats des heures supplémentaires : édition, mise en signature, envoi et classement,
- Archivage,
- Réapprovisionnement en fournitures et consommables pour la direction (fournitures de bureau, etc.).
#J-18808-Ljbffr
Assistant administratif (h/f) employeur : Neuillysurseine
En tant qu'employeur, la Ville de Neuilly-sur-Seine offre un cadre de travail exceptionnel, alliant qualité de vie et engagement envers l'innovation et la transition énergétique. Avec des opportunités de développement professionnel au sein d'une équipe dynamique de 112 agents, vous aurez l'occasion de piloter des projets d'envergure qui façonnent l'avenir de la collectivité tout en bénéficiant d'un environnement collaboratif et stimulant.
