Sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif des activités et coordonne les actions de la direction.
Il/elle assure un rôle d’interface auprès des collaborateurs de sa direction et et facilite la communication avec les services et partenaires.
Activités principales
Gestion administrative de la direction
- Gère les plannings et agendas de la direction.
- Participe aux réunions de direction et de service et réalise les comptes rendus.
- Edite les tableaux de bord de la direction et assure leur diffusion, procède à l'extraction de donnée.
- Suit le budget alloué à la direction et les marchés concernant la direction (réalisation de bons de commande).
Gestion logistique de la direction
- Gère l'arrivée et le départ du courrier de la direction, assure le classement du courrier (administration de la GED).
- Gère, d’un point de vue logistique, les évènements dont l’organisation est confiée à la direction. Assure la recherche de lieux externes pour l'accueil des évènements de la direction
- Gère les fournitures de la direction.
Ressources Humaines
- Contrôle et valide les documents justificatifs des absences exceptionnelles.
- Assure le suivi administratif des entretiens professionnels.
- Assure la déclaration des accidents de travail.
- Transmet les informations courantes sur les conditions d'emploiaux collaborateurs de la direction.
Gestion opérationnelle de dossiers
- Assure, à la demande de la Directrice, le suivi opérationnel de certains dossiers.
Coordination des activités des assistantes de la direction
- Participe aux réunions de coordination avec l'assistante de DGA.
- Organise et régule son activité avec les assistantes.
- Assure la continuité de service de l'ensemble des assistantes de la DGA.
- Assure la continuité de service en l’absence de l’assistante de DGA (courriers, appels, urgences).
- Assure la qualité des documents produits au sein de la direction (respect de la charte graphique et qualité de rédaction).
Activités spécifiques
- Fait circuler l'information auprès des personnels de la direction.
Il/Elle pourra être amené (e) à réaliser toutes les missions demandées par sa hiérarchie entrant dans le champ des compétences du métier.
#J-18808-Ljbffr
