En un coup d'œil
- Missions: Assister la directrice dans l'organisation quotidienne et la gestion des déplacements.
- Entreprise: Administration régionale dynamique avec un impact culturel fort.
- Avantages: Environnement de travail stimulant et opportunités de développement professionnel.
- Autres infos: Travail en équipe avec une ambiance collaborative et respectueuse.
- Pourquoi ce job: Contribuez à des projets culturels tout en développant vos compétences organisationnelles.
- Qualifications: Maîtrise des outils bureautiques et expérience en secrétariat.
Le salaire estimé est compris entre 29700 - 36300 € par an.
Vos missions en quelques mots : Placé sous l'autorité directe de la directrice régionale des affaires culturelles, l'assistant.e a pour mission d'assurer l'organisation et le bon fonctionnement des activités quotidiennes de la directrice.
L'assistant.e a pour mission de gérer toute l'organisation des déplacements, de préparer les rendez-vous de la directrice ainsi que l'accueil de personnalités ou d'évènements sur le territoire régional, d'assurer le lien avec les autres administrations, les cabinets ou les élus et de veiller aux aspects protocolaires.
- Gérer l'agenda, l'organisation des déplacements, la logistique, les réservations nécessaires, informer les partenaires, coordonner les interventions et les contenus (passer les commandes, relecture, synthèse) pour la directrice et son adjoint, préparer les dossiers pour la directrice.
- Organiser les rendez-vous et les réunions internes dès lors que la directrice ou son adjoint pilotent le rendez-vous : agenda, planification, logistique.
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits.
- Contrôler et sécuriser les courriers et notes mis à la signature de la directrice et enregistrer le courrier et les notes dans les chronos et outils dédiés et assurer leur transmission au destinataire.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique pour la directrice et de son adjoint.
- Traiter les frais de déplacements de la directrice et de son adjoint (Chorus DT).
- Classer les dossiers de la directrice régionale.
- Assurer finement le suivi des commandes.
Profil recherché :
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
- Classement et archivage.
- Bonne expression orale et écrite.
- Techniques du secrétariat dont gestion agenda.
- Connaissance du fonctionnement des administrations.
- Expérience préalable dans des fonctions similaires.
Savoir-faire :
- Organiser de façon rigoureuse.
- Filtrer et orienter les informations.
- Prioriser les demandes.
- Rédiger et mettre en forme les documents sur tout type de format.
- S’exprimer avec clarté, politesse et diplomatie.
- Savoir travailler dans l’urgence et être réactif.
Savoir-être :
- S’adapter aux différents interlocuteurs.
- Faire preuve de discrétion.
- Capacité à travailler en équipe et faciliter les liens avec la direction.
- Sens de la diplomatie.
Localisation : 23 boulevard du Roi René 13100 Aix-en-Provence.
Assistant (e) de direction in Aix-en-Provence employeur : Ministère de la Culture
Travailler au sein du Ministère en tant qu'Animateur des communautés et des réseaux sociaux, c'est rejoindre une institution qui valorise la créativité et l'innovation dans la communication publique. Vous bénéficierez d'un environnement de travail dynamique où votre curiosité et votre sens du storytelling seront encouragés, tout en ayant l'opportunité de contribuer à des projets culturels d'envergure. De plus, le Ministère offre des perspectives de développement professionnel enrichissantes, favorisant ainsi votre croissance au sein d'une équipe engagée et passionnée par le service public.
Coordonnées :
Équipe de recrutement de Ministère de la Culture
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistant (e) de direction in Aix-en-Provence
✨Plonge dans les réseaux de la fonction publique
Pour maximiser tes chances, connecte-toi avec des groupes et des associations dédiées à la fonction publique. Participe à des forums ou des événements locaux où tu pourras rencontrer des pros du secteur, ça pourrait vraiment faire la différence pour ta visibilité !
✨Sois à l'affût des événements de recrutement
Les salons de l'emploi et les forums de recrutement pour le secteur public sont souvent organisés, notamment autour des périodes de vacance. Prépare-toi à y aller ; c'est une excellente occasion pour rencontrer directement des recruteurs et poser des questions sur les postes disponibles chez Ministère de la Culture.
✨Utilise les plateformes dédiées à la fonction publique
N'hésite pas à fouiller dans les sites comme HelloWork ou Pôle Emploi qui ont des sections spécifiques pour les annonces dans le secteur public. Assure-toi que ton profil est à jour et que tu alertes les recruteurs sur ce que tu recherches.
✨Postule directement chez Ministère de la Culture
Quand tu trouves une offre qui te plaît, n'oublie pas d'appliquer directement sur le site de Ministère de la Culture. C'est souvent là que tu peux trouver les postes les plus récents et, en plus, ça montre ton intérêt direct pour eux !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistant (e) de direction in Aix-en-Provence
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant tes compétences en gestion de projet:Dans le secteur public, la capacité à gérer des projets est cruciale. Assure-toi d'inclure des exemples spécifiques qui montrent ta capacité à mener à bien des projets ou des initiatives au sein de ton CV et de ton lettre de motivation.
Soigne ton CV avec des expériences pertinentes:Pour un poste à temps plein dans la fonction publique, il est important de mettre en avant tes expériences de bénévolat ou de stages dans des organismes publics. Montre comment ces expériences t'ont préparé à travailler chez Ministère de la Culture.
Sois clair sur tes motivations dans la lettre:Explique pourquoi tu souhaites travailler dans le secteur public. Partage ta passion pour l’intérêt général et comment tu penses pouvoir contribuer à la mission de Ministère de la Culture. Cela fera la différence !
N'oublie pas les documents supplémentaires:Si tu as des certificats ou des relevés de notes qui soutiennent ta candidature, n'hésite pas à les inclure. Cela peut renforcer ta position, surtout dans un contexte où la rigueur académique est valorisée dans la fonction publique.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez Ministère de la Culture
✨Comprendre les enjeux du secteur public
Avant l'entretien avec Ministère de la Culture, assure-toi de bien comprendre les enjeux et les objectifs de la fonction publique. Familiarise-toi avec les politiques et les projets en cours qui pourraient affecter le rôle pour lequel tu postules. Ça va montrer que tu es vraiment intéressé et que tu sais de quoi tu parles.
✨Prépare des scénarios de gestion de crise
Dans le secteur public, les situations imprévues peuvent arriver à tout moment. Prépare-toi à discuter de scénarios où tu devrais gérer une crise ou un conflit. Avoir des exemples concrets de tes expériences passées peut vraiment impressionner ton interviewer et refléter ta capacité à faire face à des situations stressantes.
✨Montre ta motivation pour le service public
En tant que candidat à un poste à temps plein, tu devras démontrer ta passion pour le service public. Prépare un discours sur pourquoi tu souhaites contribuer à la mission de Ministère de la Culture et comment tu comptes mettre tes compétences au service de la collectivité. Ça va vraiment compter !
✨Prépare-toi à des questions sur l'éthique
Dans le secteur public, l'éthique est primordiale. Attends-toi à des questions sur des dilemmes éthiques potentiels. Prépare des réponses sur la manière dont tu traiterais des situations complexes tout en respectant les valeurs et les normes de la fonction publique. Cela montrera que tu es aligné avec les attentes du secteur.
