Office Assistant H/F - Société Evénementielle in Paris

• Contrat temporaire - Novembre 2026 à Avril 2027
• Secteur Evénementiel

Notre client

Entreprise à taille humaine spécialisée dans l'édition de revues professionnelles et l'organisation de congrès dans le secteur de la santé, nous recherchons un(e) Office Assistant afin d'accompagner nos équipes sur une période particulièrement stratégique, marquée par plusieurs échéances événementielles majeures.

Poste et missions

Accueil téléphonique et gestion de la boîte mail générale

Vous intervenez sur l'ensemble du processus d'organisation des congrès, depuis leur préparation jusqu'au suivi post-événement.

Assurer le suivi administratif et logistique des congrès médicaux et événements professionnels

• Gérer les inscriptions des participants, partenaires et orateurs
• Mettre à jour les bases de données et listes de présence
• Préparer et suivre les invitations aux différents intervenants
• Assurer le suivi des confirmations de participation et effectuer les relances nécessaires

Support de la Direction et du cabinet comptable :

• Le contrôle et le suivi des factures fournisseurs
• Le suivi des règlements
• La collecte et la transmission des pièces comptables
• La vérification des éléments de TVA
• La préparation des tableaux de reporting financier
• Le suivi des dépenses et recettes
• La mise à jour des outils de pilotage et tableaux de bord

Support RH :

• Suivi administratif des collaborateurs
• Gestion des congés et absences
• Suivi des récupérations liées aux périodes événementielles
• Coordination des informations administratives RH

Gestion des Publications :

• Suivi des abonnements
• Gestion des dépôts légaux
• Coordination avec les annonceurs

Profil recherché

• Vous êtes fiable, proactive et organisée, capable d'évoluer dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.
• Formation Bac +2 minimum
• Expérience de minimum 2 ans sur un poste d'Office Assistant, Assistant Polyvalent ou Assistant Administratif
• Une expérience dans l'événementiel, les congrès, l'édition ou les services sera appréciée
• Très bon niveau rédactionnel
• Excellente maîtrise des outils bureautiques
• Appétence pour les outils digitaux
• Vous êtes à l'aise avec les environnements technologiques et les outils collaboratifs :
• Microsoft Office (Excel, Outlook, PowerPoint), SharePoint, Slack, CRM)
• Outils d'intelligence artificielle (ChatGPT ou équivalent)

Conditions et Avantages

Conditions du poste

• (Contrat de novembre 2026 à avril 2027)
• Poste basé à Paris 16ème
• Télétravail : 1 jour par semaine (mercredi)
• Rémunération : 30 000 € brut annuel
• Horaires de bureau avec flexibilité selon l'activité
• Forte mobilisation attendue lors des périodes de congrès
• Disponibilité ponctuelle certains vendredis et samedis (environ 2 à 3 samedis sur la période), avec récupération prévue.
• Anglais non requis.

Ce qui fera la différence :

Vous aimez être le point central de l'organisation, coordonner des interlocuteurs variés, anticiper les besoins et faire avancer les sujets. Vous appréciez les environnements à taille humaine où polyvalence, autonomie et sens du collectif sont essentiels.

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