En un coup d'œil
- Missions: Gérer les agendas des dirigeants et coordonner les réunions internationales.
- Entreprise: McCann Erickson Paris, agence de communication créative et reconnue mondialement.
- Avantages: Environnement dynamique avec opportunités de développement professionnel.
- Autres infos: Encadrement d'une équipe d'assistants et travail dans un cadre international.
- Pourquoi ce job: Rejoignez une équipe créative et impactez la communication des marques.
- Qualifications: Maîtrise du français et de l'anglais, compétences organisationnelles et discrétion.
Le salaire estimé est compris entre 45000 - 55000 € par an.
Mc Cann Erickson Paris
Agence de communication globale reconnue dans le monde entier pour sa créativité et son efficacité, nous développons pour chaque client des solutions de marketing et de communication parfaitement intégrées, pour l'accompagner en France et dans le monde.
Notre ambition est de traquer et de révéler la vérité intrinsèque de chaque marque, afin que chacune puisse jouer un rôle unique dans la vie des gens.
WE HELP BRANDS PLAY A MEANINGFUL ROLE IN PEOPLE'S LIVES.
Chez Mc Cann, nous nous engageons à promouvoir l'égalité des chances.
Toutes nos offres sont ouvertes à toutes et à tous, sans distinction, y compris aux personnes en situation de handicap.
Le Poste
L'Executive Assistant est le bras droit opérationnel de la CEO et de la Chief Client Officer de Mc Cann Paris.
Elle est une présence chaleureuse, proactive et capable de garder son sang-froid sous pression.
Elle gère les agendas de deux dirigeants à Paris et sur plusieurs fuseaux horaires, agit comme premier point de contact et filtre de l’équipe de direction, et veille à la parfaite préparation et au suivi des réunions, déplacements et documents.
Elle travaille quotidiennement en français et en anglais, traite des sujets confidentiels avec la plus grande discrétion, soutient un compte client stratégique et encadre une équipe de trois assistantes.
- Style Personnel Attendu
- Anticipe les besoins plutôt que d'attendre les demandes : contacte directement les interlocuteurs concernés et informe en amont lorsqu'un des dirigeants n’est pas joignable afin d’éviter toute attente inutile.
- Développe des relations de confiance et de proximité avec les assistants et partenaires à Paris, New York et dans l’ensemble du réseau mondial, dans un esprit bienveillant et personnalisé.
- Reste sereine dans les périodes de forte activité et apporte systématiquement des solutions, alternatives ou nouveaux créneaux plutôt que des problèmes.
- Fait preuve d'honnêteté et de responsabilité : reconnaît ses erreurs, s'en excuse et les corrige rapidement, tout en veillant à ne pas les reproduire dans le but de maintenir un niveau d'excellence important.
- Gère les sujets confidentiels des deux dirigeants avec une discrétion absolue, favorisant une relation de confiance durable.
- Missions principales
- Gérer les agendas des deux dirigeants sur plusieurs fuseaux horaires, arbitrer les conflits de planning et coordonner les réunions clients, internes et internationales.
- Gérer la boîte mail de la CEO : lire et qualifier les emails entrants, synthétiser les échanges importants et l'alerter immédiatement en cas d'urgence.
- Accompagner les comptes clients stratégiques, notamment sur les business reviews, les plans de développement et le suivi des enquêtes de satisfaction.
- Coordonner les sujets juridiques tels que les accords de confidentialité (NDA) avec l'équipe juridique et assurer la gestion sécurisée des documents sensibles.
- Gérer les aspects financiers et administratifs : bons de commande, factures fournisseurs, règlements et notes de frais.
- Organiser les déplacements internationaux, dîners d’affaires, séminaires, événements et visites de cadres dirigeants du réseau mondial.
- Préparer, consolider et diffuser les présentations, et maintenir les modèles de documents partagés.
- Gérer les sollicitations presse, médias et demandes de visibilité, tout en jouant un rôle de filtre pour les demandes externes en partenariat avec notre agence de presse.
- Accompagner certains sujets RH, notamment l’intégration de cadres dirigeants et la coordination avec les équipes recrutement.
- Assurer le suivi des demandes liées à la conformité de l'entreprise et gérer les démarches administratives confidentielles.
- Favoriser l'adoption de l'intelligence artificielle en testant et en déployant de nouveaux outils digitaux au service du support exécutif.
- Management d'équipe
- Encadrer trois collaborateurs en direct : deux Executive Assistants et une Assistante Administrative.
- Coordonner l’équipe d’assistanat dédiée au Comité de Direction (CODIR), répartir les tâches et garantir un niveau de service homogène.
- Profil Recherché
- Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- Discrétion absolue et excellent discernement dans la gestion d'informations confidentielles.
- Mettre l'humain en avant et savoir faire preuve de résilience.
- Grande capacité d’organisation dans un environnement complexe impliquant plusieurs dirigeants et fuseaux horaires.
- Aptitude à prioriser efficacement et à travailler avec sang-froid sous pression.
- Excellentes compétences rédactionnelles pour communiquer au nom de dirigeants de haut niveau.
- Leadership, proactivité et ouverture aux nouveaux modes de travail assistés par l'IA.
- Outils : Microsoft 365 (Outlook, Teams, One Drive, Share Point, Copilot), Claude, Docu Sign, outils sécurisés de partage de fichiers et solutions de gestion des notes de frais.
- #J-18808-Ljbffr
Assistant(e) de Direction - H/F in Neuilly-sur-Seine employeur : McCann Paris
Travailler chez McCann Paris, c'est rejoindre une agence de communication dynamique et créative, où l'innovation et l'excellence sont au cœur de notre culture d'entreprise. Nous offrons des opportunités de développement professionnel dans un environnement collaboratif, tout en valorisant la diversité et l'inclusion. Située à Neuilly-sur-Seine, notre agence bénéficie d'un cadre de travail inspirant, propice à l'épanouissement personnel et professionnel.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistant(e) de Direction - H/F in Neuilly-sur-Seine
✨Connecte-toi avec des pros des RH
N'hésite pas à rejoindre des groupes et des communautés en ligne spécifiques aux ressources humaines, comme les forums LinkedIn ou des groupes Facebook. Ces espaces sont souvent remplis d'opportunités et tu peux te faire connaître avant même de déposer ta candidature.
✨Participe à des événements de recrutement
Les foires de l'emploi et les événements de networking dans le domaine des ressources humaines sont des occasions en or pour rencontrer directement des recruteurs de boîtes comme McCann Paris. Prépare ta mini-présentation et fais-toi remarquer à ces événements !
✨Mets en avant ton expérience pratique
Dans les RH, les expériences concrètes comptent. Si tu as fait des stages ou des projets en gestion des talents, n'hésite pas à les mettre en avant lors de tes échanges. Ça peut vraiment te démarquer des autres candidats.
✨Postule directement sur notre site !
Si tu es intéressé par Assistant(e) de Direction - H/F chez McCann Paris, file sur notre site et envoie ta candidature. On adore voir des profils de passionnés comme toi, alors n'attends pas et montre-nous ce que tu as à offrir !
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistant(e) de Direction - H/F in Neuilly-sur-Seine
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Mets en avant ton sens de l'écoute:Dans le domaine des ressources humaines, la capacité à écouter et à comprendre les préoccupations des employés est cruciale. Assure-toi que ton CV et ta lettre de motivation reflètent tes expériences antérieures où tu as utilisé cette compétence, que ce soit lors de stages ou de projets scolaires.
Parle de ta connaissance des outils RH:N'oublie pas de mentionner les logiciels ou outils RH que tu as utilisés, surtout si tu as une expérience dans le recrutement ou la gestion des performances. Des outils comme SAP, Workday ou même des plateformes de gestion des candidatures peuvent vraiment faire ressortir ton profil aux yeux de McCann Paris.
Montre ta motivation pour le métier:Ta lettre de motivation est un excellent endroit pour expliquer pourquoi les ressources humaines te passionnent. Parle de tes aspirations à aider les autres, à améliorer les environnements de travail ou à contribuer à la culture d'entreprise, particulièrement chez McCann Paris.
Soigne la présentation de ton CV:Dans le milieu des ressources humaines, une présentation soignée est essentielle. Utilise une structure claire et professionnelle, mais n'hésite pas à ajouter une touche personnelle pour montrer ta créativité et ton approche unique des ressources humaines.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez McCann Paris
✨Maîtrise des compétences humaines
Dans le domaine des ressources humaines, il est crucial de démontrer des compétences interpersonnelles solides. Prépare-toi à partager des exemples concrets de ta capacité à gérer des conflits, à mener des entretiens ou à conseiller des employés. Pense à des situations où tu as réellement eu un impact, cela montrera que tu es prêt pour le terrain.
✨Sois prêt pour les études de cas RH
Attends-toi à des études de cas spécifiques aux ressources humaines lors de ton entretien chez McCann Paris. Cela peut impliquer de résoudre un problème de gestion des talents ou de proposer une stratégie de recrutement. Révise quelques scénarios et pense à la manière dont tu appliquerais les théories RH dans la pratique.
✨Mets en avant ta passion pour le développement des talents
Pour un poste à plein temps, les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une vraie passion pour le développement des employés. Partage tes expériences de mentorat ou de formation et comment cela a conduit à des résultats positifs. N'hésite pas à montrer comment tu tiens à jour tes connaissances dans le domaine des ressources humaines.
✨Prépare-toi à discuter de la culture d'entreprise
Essaye de comprendre la culture de McCann Paris avant de te présenter à l'entretien. Prépare des questions sur la manière dont l'entreprise valorise le bien-être des employés, car cela montre que tu es axé sur l'humain. Ton intérêt pour la culture d'entreprise peut vraiment faire la différence et montrer que tu es fait pour ce rôle.
