Directeur/trice des affaires générales (H/F) in La Ville-aux-Clercs

Placé (e) sous l’autorité du Directeur Général Adjoint Ressources et Modernisation, vous serez chargé (e) de l’encadrement des services Accueil et Standard, État civil – Titres sécurisés – Funéraire, et Assemblées.

Vous participerez à la définition et à la mise en œuvre des orientations stratégiques en matière de relation à l’usager, de vie institutionnelle et d’offre de services à la population, en veillant à la qualité de l’accueil, au respect de la réglementation et à la bonne maîtrise des ressources de la collectivité.

• Missions
• Encadrement du service Accueil et Standard
• Assurer l’encadrement du service de l’accueil et du standard, avec un objectif d’amélioration de la relation usager en vue d’une labellisation ou d’une certification qualité
• Assurer dans ce domaine une relation transversale afin d’améliorer également la qualité de l’accueil dans l’ensemble des structures recevant du public, l’accueil de la Mairie étant commun avec celui du CCAS
• Assurer également un lien transversal avec le service courrier et contribue à l’amélioration des services numériques à la population, notamment le chatbot d’accueil
• Encadrement de l’État civil, des titres sécurisés et du funéraire
• Assurer l’encadrement du service de l’état civil, des titres sécurisés et du funéraire
• Garantir de la bonne continuité du service et du respect de la réglementation, en relation avec les services de l’État ainsi qu’avec les services techniques, qui assurent la gestion et l’entretien des cimetières, ainsi que la Communauté urbaine Grand Paris Seine et Oise qui assure la gestion du Crématorium
• Encadrement du service des Assemblées
• Assurer l’encadrement du service des assemblées : organisation logistique des bureaux municipaux et des réunions de quartier, et organisation d’ensemble des conseils municipaux – calendrier prévisionnel, réception des délibérations et relecture en transversalité avec la Direction des finances et la Direction des affaires juridiques
• Organisation des missions récurrentes : élections et recensement
• Assurer la bonne organisation des missions récurrentes couramment associées à l’état civil : élections et recensement de la population
• Dans l’ensemble de ces missions, le Directeur des affaires générales veille au respect de la réglementation et de ses évolutions, reste attentif aux besoins des usagers et veille à la préservation des ressources de la collectivité, notamment financières.
• Activités transverses
• Veille sectorielle
• Management intermédiaire
• Suivi administratif et juridique
• Commande publique
• Gestion budgétaire et financière, ressources humaines
• Démarches qualité (labellisation / certification de l’accueil)
• Contribution à la transformation numérique des services à la population (téléservices, chatbot d’accueil)
• Aide à la décision et sécurité au travail
• Profil
• Expérience similaire souhaité
• Connaissance de la réglementation relative à l’état civil, aux élections, au funéraire et au fonctionnement des assemblées délibérantes
• Capacité à piloter une démarche qualité (labellisation / certification de l’accueil)
• Respect de la confidentialité et des obligations professionnelles.
• Sens du service public
• Rigueur et organisation
• Qualités relationnelles et rédactionnelles
• Écoute et disponibilité
• Diplomatie et discrétion
• Esprit d’équipe
• Capacité à encadrer et à fédérer
• Réactivité et capacité d’adaptation
• Permis B
• Conditions d'exercice
• Travail en bureau, déplacements fréquents
• Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d’ouverture au public
• Pics d’activité liés à la clôture des listes électorales, aux scrutins, au recensement de la population et aux séances du conseil municipal

Rémunération statutaire, RIFSEEP / Prime de fin d’année / Participation à hauteur de 75 % des frais de transports en commun / Forfait mobilité durable / Parking gratuit / Participation mensuelle à la mutuelle et la prévoyance contrat ville / Comité des Œuvres Sociales (COS)

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