Assistante de direction (H/F) in Bois-Colombes

Située au nord-ouest du département des Hauts-de-Seine et faisant partie de l'établissement public territorial Nord de Seine, la ville de Bois-Colombes est idéalement située entre la ligne gare de Paris/Saint-Lazare et le quartier d'affaires de la Défense.
Bien desservie par les transports en commun (lignes SNCF J et L, lignes de bus RATP, tramway), elle est également accessible en moins de 15 minutes depuis l'autoroute A86.
Ses 30 000 habitants bénéficient d'un cadre de vie agréable, grâce à une démarche ambitieuse de renouvellement urbain et à la mise en valeur du patrimoine existant. Ville en constante évolution grâce à des projets phares, tels que la création d'espaces publics qualitatifs dans les zones d'aménagement concerté, et dans le cadre du Grand Paris Express avec la création de deux gares sur la ligne 15 Ouest qui viendront à terme encore mieux desservir la ville. Elle est également l'une des communes du secteur les plus engagées en termes d'environnement avec l'obtention d'une 4e fleur, de développement durable et particulièrement investie dans le bien être au travail.

Apporter une aide permanente au Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication d’informations, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers. Participer à la préparation du conseil municipal. Travailler en étroite collaboration avec l’assistante de la Direction des Affaires juridiques et de l’Achat Public afin d’assurer la continuité des activités. Assurer son remplacement, en cas d’absence.

Missions ou activités

• Organiser la vie professionnelle du Directeur Général des Services : tenue des agendas, prise de rendez-vous, filtrage téléphonique, organisation et planification de réunion ;
• Assurer l’accueil de la Direction générale ;
• Concevoir, réaliser, mettre en forme et diffuser des courriers, notes de service, comptes rendus de réunion …, pour le compte du Directeur Général des Service ;
• Enregistrer et suivre l’ensemble des courriers en arrivée et au départ de la direction, selon les procédures établies,
• Veiller à la circulation des informations, documents, actes, parapheurs, courriers, transitant par la Direction générale,
• Veiller à la qualité formelle des documents transmis au Directeur Général des Services ;
• Assurer la relecture quotidienne des parapheurs avant transmission au Directeur Général des Services,
• Optimiser les procédures de classement et d’archivage,
• Gérer les utilisations de salles de réunion,
• Envoi en Préfecture des actes soumis au contrôle de légalité.
• Constituer et mettre à jour le registre des délibérations et des procès-verbaux.

Conseil municipal.

• Veiller à l’organisation administrative et matérielle du conseil municipal selon la procédure établie,
• Assurer l’organisation administrative et matérielle des commissions Scolaire et Finances (convocations, constitution des dossiers de commission,..) selon la procédure établie,
• Veiller à la qualité formelle des actes transmis aux élus, en assurer le suivi administratif et la diffusion auprès des services et directions concernés, selon la procédure établie.

Profil recherché

Profil du poste.

Compétences requises :

• Savoir rédiger selon les règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe;
• Connaître et maîtriser les techniques de secrétariat ;
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques, revoir les installations ;
• Travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies ;
• Gérer un classement et connaître les bases des règles juridiques applicables à l’archivage des documents ;
• Traiter les demandes des usagers, des partenaires, et des services en identifiant l’interlocuteur pertinent.

Profil recherché

Qualités nécessaires à l’exercice de la fonction :

• Rigueur, organisation et méthode ;
• Sens de l’écoute et de la reformulation ;
• Diplomatie et aisance relationnelle ;
• Autonomie et initiative dans la mise en œuvre du travail ;
• Discrétion ;
• Disponibilité vis-à-vis des cadres de la direction.

C. Grade : Rédacteur territorial

Conditions d’exercice.

• Vous êtes placé sous l’autorité du Directeur Général des Services,

#J-18808-Ljbffr