Intitulé du poste: Administrateur des ventes et gestionnaire administratif
Département : Direction financière
Localisation : Lyon (69006) ou Paris (75014)
Rattachement hiérarchique: Contrôleur de Gestion Senior
2. Finalité du poste
Au sein d’une PME dynamique et innovante, vous êtes responsable du bon fonctionnement du pôle ADV (administration des ventes) sous la supervision du contrôleur de gestion.
Vous intervenez au cœur du fonctionnement administratif, commercial et financier de l’entreprise.
Véritable interface entre les équipes commerciales, opérationnelles, les clients, les fournisseurs et l’expert-comptable, vous assurez le bon suivi administratif des projets et contribuez à la fluidité des opérations.
Ce poste polyvalent demande rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec une expertise et/ou une forte sensibilité aux outils de gestion informatiques en place ou à développer.
3. Missions principales
Administration des ventes
Valider et enregistrer les commandes clients (ARC – accusé de réception de commande).
Vérifier la conformité des commandes avec les offres commerciales.
Veiller au respect des conditions commerciales spécifiques (tarifs, modalités, délais).
Informer les clients des délais de livraison et assurer le suivi administratif des projets.
Vérifier les budgets internes des projets avant leur passage en production.
Assurer le suivi administratif des contrats récurrents en lien avec la Direction des Opérations.
Et de manière plus générale, être responsable du bon fonctionnement du pôle ADV en lien étroit avec la Direction Financière (organisation, suivi, optimisation des processus)
Support administratif et appels d’offres
Participer à la préparation administrative des dossiers de réponse aux appels d’offres.
Préparer les documents administratifs nécessaires (attestations, pièces légales…).
Mettre en place certains éléments financiers lorsque nécessaire (ex : lettre de crédit, garanties).
Facturation, suivi client et recouvrement
Établir et envoyer les factures clients dans les délais, conformément aux jalons contractuels, aux bons de commande et aux exigences des portails clients (dont Chorus Pro pour les entités publiques).
Assurer le suivi des règlements, le lettrage et l'identification des encaissements.
Piloter le recouvrement : tenir la balance âgée, relancer selon un calendrier défini (relance amiable, relance ferme, escalade vers le commercial puis la Direction), suivre les litiges et signaler les risques d'impayé.
Mettre à jour les tableaux de suivi (chiffre d'affaires, facturation, encours clients, reste à facturer) et produire les reportings mensuels pour la revue opérationnelle et commerciale.
Contribuer à la mise en conformité avec la facturation électronique (obligation 2027) et à la migration des outils de facturation.
Gestion administrative et comptable
Gérer les factures fournisseurs et effectuer leur règlement.
Vérifier les relevés bancaires et identifier les opérations en lien avec les flux attendus.
Saisir, contrôler et rembourser les notes de frais.
Centraliser et transmettre chaque mois les pièces comptables à l’expert-comptable.
Assurer le suivi administratif pour la création / suivi juridique d’une nouvelle entité.
Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs.
Documenter et s'assurer de la cohérence des flux intercos entre les filiales.
Opérations bancaires et sécurisation des engagements
Créer et suivre les lettres de crédit (LC) et les garanties bancaires (garanties de soumission, de bonne exécution, de restitution d'acompte) : demandes aux banques, suivi des échéances, mainlevées, relances.
Gérer la relation opérationnelle avec les banques françaises et locales et les flux internationaux (virements, rapatriements, couverture du risque de change lorsque nécessaire).
Préparer les dossiers soumis à validation de la Direction Générale, dans le respect des délégations de signature en vigueur.
Suivi de trésorerie
Préparer et mettre en paiements les fournisseurs selon les échéances et le cash disponible.
Mettre à jour un suivi de trésorerie simple (encaissements / décaissements).
Contrôler les flux entrants et sortants.
Alerter en cas d’anomalie ou de tension de trésorerie anticipée.
4. Compétences requises
Vous aimez les environnements polyvalents et responsabilisants, où l’organisation et la rigueur sont essentielles.
Compétences techniques
Excel avancé et maîtrise des outils bureautiques Microsoft 365.
Comptabilité client/fournisseur : lettrage, rapprochement bancaire, TVA (y compris opérations export et autoliquidation), notions de partie double.
Gestion ADV : cycle commande-livraison-facturation, conditions de vente, Incoterms, facturation sur jalons et récurrente.
Pratique d'un CRM et/ou d'un logiciel de gestion ou de comptabilité (Zoho, Pennylane, Sage, ou équivalent) et proactivité dans l'optimisation des systèmes d'information de comptabilité et de gestion.
Notions de financement du commerce international (lettre de crédit, garantie bancaire, flux en devises) appréciées.
Anglais professionnel, écrit et oral (clients et partenaires internationaux, documents bancaires et contractuels).
La connaissance du logiciel comptable Pennylane est un plus.
Compétences comportementales
Très bonne organisation et sens des priorités.
Rigueur administrative et fiabilité.
Bon relationnel avec les clients, fournisseurs et équipes internes.
Capacité à travailler de manière autonome.
Formation Bac +3 minimum (gestion, administration, comptabilité ou équivalent).
Expérience : trois ans + sur un poste similaire (ADV, gestion administrative et financière, assistanat de gestion polyvalent), de préférence en PME.
Langues : anglais professionnel exigé.
Atouts : expérience en environnement B2B technique, télécom, IT ou export (Afrique appréciée) ; pratique des marchés publics et de Chorus Pro ; connaissance de Zoho ; sensibilité aux démarches qualité (ISO 9001) ; notions de Power BI.
7. Conditions et perspectives
Contrat : CDI, 35 +4h sans RTT, poste basé à Lyon (69006). ou Paris (75014)
- Prise en charge de la mutuelle à hauteur de 60%
- Plan d'épargne entreprise avec versement volontaire abondé
- accord d'intéressement
- accord de télétravail
Rémunération : 35k€, selon profil et expérience.
Évolution : montée en responsabilité vers la gestion administrative et financière de l'entité (responsable administratif et financier), avec une possibilité d'extension du périmètre aux filiales africaines.
Lillybelle est une entreprise à taille humaine en forte croissance dans les Telecoms. Avec un CA de l’ordre 15M€ réalisé pour moitié en France et pour moitié à l’export, nous avons une forte empreinte en Afrique de l’ouest.
Intégrateur de solutions d’optimisation des réseaux télécom, nous sommes à la pointe des technologies (5G advanced, Non terrestrial Network, réseaux sécurisés MCx,…) et travaillons avec l’ensemble des acteurs de l’écosystème: opérateurs, Etats, constructeurs et régulateurs.
Nous proposons des projets «à impact» alliant innovation technologique et performance opérationnelle dans un environnement stimulant combinant expertise technique, stratégie et business.
Ses valeurs sont : le mérite, la confiance, l’écoute, la solidarité et la bienveillance.
Grâce à sa croissance et son agilité, Lillybelle offre de nombreuses possibilités d’évolution pour des profils autonomes et motivés.
Poste avec des déplacements mensuels entre Paris et Lyon.
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