L’Assistant(e) Administratif(ve) Ateliers assure le bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel des Ateliers Dessin et Broderie. Il/Elle accompagne nos trois Ateliers au quotidien en garantissant la fiabilité des données de présence, de temps et de budget, ainsi que la disponibilité des fournitures et la bonne gestion des échantillons.
Il/Elle est une interface clé entre l’atelier, les équipes Coordination, Prix, RH, les agences d’intérim et les prestataires externes.
Responsabilités :
- Organiser le recours aux intérimaires et freelances selon les besoins de production : recueil des besoins, booking, suivi des confirmations et planning.
- Assurer l’onboarding des nouveaux renforts : accueil, transmission des informations pratiques, préparation des accès / badges et documents nécessaires.
- Maintenir une relation régulière avec les agences d’intérim et suivre la qualité des profils proposés.
- Suivre les présences, absences, retards et congés des équipes de l’atelier, en accompagnement des Premières d’Atelier.
- Vérifier la fiabilité et la complétude des saisies de temps réalisées par les brodeuses.
- Éditer, contrôler et transmettre les fiches de temps nécessaires au suivi de production et au calcul des prix.
2 - Suivi budgétaire et reporting
- Assurer le suivi des budgets liés aux intérimaires et freelances : consommation, prévisionnel, écarts et alertes.
- Produire les reportings réguliers à destination de la direction des opérations et des équipes concernées.
- Participer au suivi budgétaire des échantillons, en lien avec les équipes Coordination et Prix.
- Veiller à la mise à jour et à la fiabilité des fichiers de suivi.
3 - Gestion des échantillons
- Organiser l’archivage physique et/ou digital des dessins et échantillons réalisés.
- Garantir l’identification, la traçabilité et la bonne conservation des pièces et éléments associés.
- Assurer le suivi des échantillons en cours, livrés ou archivés, en coordination avec les équipes concernées.
- Référencer les projets (échantillons et modèles) dans les différents outils (Dynamics, Access…)
- Participer à la préparation des éléments nécessaires aux revues d’échantillons et aux demandes internes.
4 - Gestion des fournitures et support logistique aux Ateliers
- Suivre les stocks de fournitures quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement des ateliers : fils, aiguilles, crochets, ciseaux, calques, consommables et petit matériel.
- Anticiper les besoins de renouvellement et déclencher les demandes d’approvisionnement selon les procédures établies.
- Réaliser les inventaires réguliers et alerter en cas de risque de rupture ou de surstock.
- Programmer et superviser les éventuelles réparations ou renouvellement de métiers à broder avec les partenaires externes
- Participer à l’amélioration continue des outils, des processus administratifs et de l’organisation quotidienne de l’atelier.
Profil recherché
Formation Bac +2/3 en assistanat de gestion, administration, coordination de production ou équivalent.
Première expérience dans une fonction d’assistanat opérationnel, idéalement au sein d’un atelier, d’un environnement de production ou de l’artisanat d’art.
Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aisance avec les outils de suivi des temps, plannings et budgets.
Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs sujets simultanément dans le respect des priorités et des délais.
Bon relationnel et sens du service, permettant de collaborer efficacement avec les ateliers, les fonctions support et les partenaires externes.
Réactivité, autonomie, discrétion et sens aigu de la confidentialité.
#J-18808-Ljbffr
Assistant(e) Administratif(ve) Ateliers in Paris employeur : LESAGE PARIS
La Maison Lesage est un employeur d'exception, offrant à ses brodeurs et brodeuses un environnement de travail inspirant au sein de l'écosystème des Métiers d'art de CHANEL. Avec un fort accent sur la qualité et l'innovation, les employés bénéficient d'opportunités de développement professionnel tout en travaillant sur des créations uniques qui allient tradition et modernité. Située dans le prestigieux 19M à Paris, la Maison favorise une culture de collaboration et de passion pour l'artisanat, rendant chaque jour de travail significatif et gratifiant.
