ASSISTANTE DE DIRECTION - ADJOINT ADMINISTRATIF HOSPITALIER - DIRECTION GENERALE - TEMPS PLEIN - HOPITAL SAINTE MUSSE - TOULON (H/F)

Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer est un établissement de santé multisite, qui concourt aux soins, 7j/7 et 24h/24, de la population de la Métropole Toulonnaise soit plus de 500 000 habitants. Certifié par la Haute Autorité de Santé (HAS) avec la mention « Haute Qualité des Soins », il est le 1er établissement hospitalier non universitaire en région PACA.Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer assure cinq missions essentielles :Mission de service public, en assurant les examens de diagnostic, la surveillance et le traitement des hospitalisés et des consultants, ainsi que l’aide médicale d’urgenceMission de santé publique, en relayant sur le terrain toutes les actions médico-sociales coordonnéesMission de formationMission de prévention et d’éducation de la santéMission de rechercheAvec près de 4000 professionnels de santé, il assure des missions de soins, de recherche et de prévention sur ses trois sites hospitaliers :L’hôpital Sainte-Musse à ToulonL’hôpital George Sand à La Seyne-sur-MerL’hôpital Georges Clemenceau à La Garde Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire du Var (GHT), le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon – La Seyne-sur-Mer propose une offre de soins articulée autour de plus de 50 services regroupés en 14 pôles d’activité médicale :Anesthésie, Réanimation, Unité pour cérébro-lésés, Coordination hospitalièreCardiologie, Médecine vasculaire, neurologie, centre d’exploration du système nerveux et du sommeil, endocrinologieChirurgieGynécologie – obstétriqueEnfantsMédecine multidisciplinaire et oncologieMédico technique diagnosticNéphrologie – gériatrie – médecine infectieusePharmaciePréventions et formationsPsychiatrie adultePsychiatrie infanto – juvénileSoins ambulatoiresUrgences

Un poste d'ASSISTANTE DE DIRECTION, à temps plein, est susceptible d'être vacant à compter du 04/01/2027, au sein de la Direction Générale de l'hôpital Sainte Musse à Toulon :

Présentation du service et de l’équipe où l’agent va exercer :L’agent exercera son activité au sein du Pôle de la Direction Générale (DG).Le périmètre de son exercice comprend:- Le Directeur de l’établissement- Les Affaires Générales et les Politiques TerritorialesLe service spécifique à la DG est composé:- du Directeur de l’établissement-de l’Adjoint au Directeur,- de l’Attachée d’administration hospitalière (AAH) du pôle direction générale- de trois assistantes de direction.

Conditions de travail:La permanence du secrétariat de direction est assurée de 8H à 18H.Les horaires des agents sont fixés en fonction d’un planning assurant un roulement hebdomadaire de leur temps de travail:- 08h00-15h30- 10h30-18h00Ou possibilité de faire une pause de 2h30 entre 13h et 15h30:- 08h00-13h/15h30-18h00La durée du temps de travail est de 37H30 hebdomadaire et 7H30 journalière.

Position hiérarchique dans la structure:Attaché d’Administration Hospitalière du Pôle Direction GénéraleAdjoint au DirecteurDirecteur de l’établissement

Missions générales, permanentes et polyvalentes

Les assistantes de direction assurent la continuité du service sous la responsabilité des cadres de direction de la DG. Elles interviennent dans les délais impartis, respectent les consignes, les procédures et les règlements en vigueur tout en veillant à la bonne gestion et au suivi régulier des dossiers administratifs et institutionnels.

Mission 1: Tâches administratives courantes

Les assistantes de direction ont la charge de l’ensemble des tâches administratives courantes, qu’elles assurent quotidiennement de manière concomitante ou simultanée en fonction des besoins.Le périmètre de cette mission concerne l’ensemble du pôle de la DG (Directeur, Adjoint au Directeur, et de l’AAH du pôle DG).Les principales tâches concernent entre autres

• L’accueil physique et téléphonique
• La gestion des relations internes et externes (entre autres représentants des autorités sanitaires, territoriales…)
• Le tri et le suivi du courrier
• Les travaux de dactylographie
• Les travaux de bureautique (reprographie, gestion des visio-conférences, gestion des salles de réunion…)
• La gestion des agendas de l’ensemble des Directeurs et cadres de Direction du Pôle de la DG,
• L’organisation des réunions de travail de l’ensemble des Directeurs et cadres du Pôle de la DG,
• Présence et gestion des différentes instances pour rédaction des comptes rendus
• L’élaboration et la diffusion de notes d’informations internes, de comptes rendus ou de rapports
• La gestion et le suivi des tableaux d’astreintes administratives
• La gestion de l’intendance du secrétariat (gestion des commandes (papeterie, fournitures diverses…))

Mission 2: Gestion et suivi institutionnel

Les assistantes de direction assurent et garantissent le bon déroulement de l’ensemble des manifestations institutionnelles. Elles ont à ce titre la charge d’organiser la réunion et d’en assurer son suivi. Cela comprend la logistique (réservations repas, place de stationnement, salle, préparation de la salle concernée etc.), l’invitation des personnes concernées, la préparation préalable des documents de travail, la présence aux différentes réunions, l’enregistrement, la rédaction et la mise en forme du compte rendu ainsi que sa diffusion.

Mission 3: Suivi du système documentaire et d’archivage

Les assistantes de direction veillent au respect du système documentaire et d’archivage en place à la DG. Cela comprend l’enregistrement, par voie dématérialisée, du document, son classement dans les fichiers informatisés propre au service et enfin le classement et l’archivage de la version documentaire.

Mission 4: Gestion de la continuité du service dans le cadre de la direction commune

Les assistantes de direction assurent la bonne coordination entre les différents acteurs associés par la direction commune du C.H.I.T.S avec l’établissement limitrophe hyérois.Cela implique, entre autres, une gestion coordonnée des agendas du chef d’établissement avec le secrétariat de l’hôpital de Hyères ainsi que des Directeurs et cadres de Direction du périmètre précédemment défini participant à cette direction commune.

Missions spécifiques

• Suivi des instances du GHT – Etablit le planning prévisionnel et annuel répertoriant l’ensemble des réunions du GHT- Recueille, centralise et met à jour les données d’informations dans le cadre du GHT avec les différents secrétariats du CHITS et établissements parties- Coordonne les emplois du temps des participants avec les secrétariats des différents représentants (collectivités, communauté médicale…),- Gère en temps réel les impératifs impliquant des reports ou annulations de réunions,- Organise, prépare les réunions et en assure le suivi. Cela comprend la logistique (réservation, préparation de la salle concernée…), l’invitation des personnes concernées, la préparation préalable des documents de travail, la présence aux instances, la rédaction et la mise en forme du compte rendu ainsi que sa diffusion.
• Affaires territoriales – Assure la préparation et le suivi des réunions et comité de pilotage (COPIL Labo, Conseil de bloc paramédical…) - Coordonne la tenue de l’agenda de l’Adjoint au directeur- Gestion administrative de la convention du GHT et de ses avenants ainsi que des diverses conventions en lien avec le GHT

Les instances concernées sont, en propre:Le COSTRATLe Comité des Directeurs du GHTPérimètre pouvant être élargi en cas d’absence de l’une des assistantes de direction, au Comité Territorial des Elus Locaux et de la Conférence Territoriale de Dialogue Social (CTDS)- Assure le suivi et la continuité des correspondances avec les autorités sanitaires dans le cadre du GHT

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