Missions principales :
Sous la responsabilité du Directeur général et de son adjoint(e), l’assistant(e) administratif(ve) assure le soutien administratif, logistique et organisationnel des activités du cabinet, l’appui à la communication du cabinet, et le support opérationnel aux équipes de consultants (administration, outils collaboratifs, communication).
1. Support administratif et organisationnel
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du cabinet ;
- Gestion et suivi de la facturation du cabinet auprès des clients
- Saisie et actualisation de données dans les outils informatiques du cabinet ;
- Rédaction, traitement et suivi du courrier entrant et sortant ;
- Classement, archivage et mise à jour des dossiers (papier et numérique) ;
- Gestion des agendas, organisation de réunions, rédaction de comptes rendus;
- Gestion des commandes de fournitures et petits équipements ;
- Appui à la préparation de documents administratifs, tableaux de bord et notes internes ;
- Interface avec les partenaires externes (comptabilité, RH, prestataires, logistique, etc.) ;
- Saisie et actualisation de données dans les outils informatiques du cabinet ;
- Appui à la planification des missions des consultants (locales et internationales).
2. Support aux équipes & outils collaboratifs
- Gestion et structuration du Google Drive du cabinet :
- Création et organisation des dossiers,
- Cestion des accès, permissions et utilisateurs,
- Création de comptes et accompagnement des équipes sur les bonnes pratiques ;
- Soutien quotidien aux consultants sur les sujets administratifs, organisationnels et outils numériques ;
- Contribution à l’amélioration continue des process internes (organisation, classement, partage d’information).
- Veille et évaluation des appels d’offres pertinentes pour le cabinet
- Appui à la communication du cabinet, en lien avec la direction :
- Animation et mise à jour des réseaux sociaux,
- Diffusion de contenus institutionnels et projets,
- Participation à la valorisation des activités du cabinet ;
- Conception, édition et mise en forme de supports visuels sur Canva : Présentations,
- Supports de communication,
- Documents institutionnels ou projets ;
- Réponses aux appels d’offres
- Soutien aux équipes dans la préparation de livrables visuels simples et clairs.
Compétences requises
1.Compétences techniques
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Google Workspace, Canva ;
- Bonne connaissance du fonctionnement de Google Drive (gestion des dossiers, accès, utilisateurs, permissions) ;
- Aisance avec les outils d’intelligence artificielle (ChatGPT, Claude Gemini etc.) ;
- Excellente expression écrite et orale en français (orthographe, grammaire, mise en forme) ;
- Notions de base en gestion administrative (bons de commande, facturation, plannings) ;
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à soutenir des équipes projets.
- La langue de travail est le français ;
- La maîtrise de l’anglais (niveau intermédiaire) est indispensable.
3.Compétences organisationnelles
- Sens aigu des priorités et de l’organisation ;
- Autonomie, rigueur et réactivité ;
- Discrétion et respect strict de la confidentialité.
4.Compétences relationnelles
- Excellent sens de l’accueil et du relationnel ;
- Ouverture à l’interculturalité ;
- Goût du travail en équipe et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (consultants, partenaires, institutions, collectivités).
Formation / expérience souhaitée
- Formation Bac à Bac+2 en secrétariat, gestion ou assistanat (type BTS) à minima ;
- Une première expérience sur un poste similaire serait un atout ;
- Connaissance du contexte socio-économique et institutionnel de la Polynésie française ;
- Intérêt pour les environnements dynamiques, le conseil et le travail en équipe projet.
Conditions de travail
- Poste basé au siège de K Ora, centre-ville de Papeete
- CDI – Mi-temps ou Temps plein à négocier
- Date de prise de poste souhaitée : 1 décembre 2026
#J-18808-Ljbffr
