Meetings & Events Coordinator in Paris

JLL soutient le bien-être global de ses employés, tant sur le plan personnel que professionnel. Nos collaborateurs façonnent l'avenir de l'immobilier pour un monde meilleur en combinant des services de classe mondiale, des conseils et de la technologie pour nos clients. Nous nous engageons à recruter les meilleurs talents de notre secteur et à les soutenir dans leur croissance professionnelle, leur flexibilité et leurs avantages personnalisés pour gérer leur vie au travail et en dehors.

Responsabilités clés :

• Soutien aux événements sur site – Opérations au sol
  • Fournir des opérations cohérentes selon les normes du playbook EMEA M&E Services
  • Coordonner les événements sur site avec des processus opérationnels clairs et efficaces
  • Préparer les espaces de réunion/événements (mobilier, restauration, fournitures de bureau)
  • Rafraîchir les salles de réunion si nécessaire (boissons, vaisselle)
  • Vérifier tous les espaces avant les événements
  • Vérifier l'exactitude des livraisons et agir si nécessaire
  • Accompagner les fournisseurs d'événements (restauration, technique, décoration)
  • Installer la signalétique sur les tableaux communautaires
  • Utiliser des outils opérationnels (GCalendar, système de billetterie)
• Administration et planification des événements
  • Assurer que toutes les demandes de réunions et d'événements sont traitées dans les délais impartis
  • Servir de point de contact principal pour les organisateurs d'événements et les fournisseurs pendant la planification
  • Tenir des réunions si nécessaire pour la planification et fournir des informations aux responsables d'événements
  • Soutenir l'administration, l'organisation et la planification des réunions gérées par REWS
  • Communiquer avec les fournisseurs pour obtenir des devis et s'assurer que les interventions se déroulent comme prévu
  • Gérer l'administration et l'organisation des événements
  • Effectuer des audits réguliers de contrôle des stocks (mobilier, équipement, ustensiles)
  • Passer des commandes et suivre les livraisons en temps voulu
• Conformité et sécurité
  • Respecter les réglementations de santé et de sécurité de SFDC pour chaque événement
  • Exécuter les pratiques d'évacuation incendie/d'urgence du bâtiment SFDC
  • Escalader les problèmes et défis au Coordinateur Senior en temps opportun
• Opérations quotidiennes
  • Participer aux réunions et points de contrôle quotidiens/hebdomadaires/mensuels avec les parties prenantes des opérations (GSAs, SIC, nettoyage, services de réunion)
  • Communiquer quotidiennement avec l'équipe Hospitalité & Événements de REWS
  • Suggérer des améliorations pour l'expérience client
  • Adopter une approche flexible face aux changements d'horaires de travail selon les besoins de l'entreprise
  • Effectuer des tâches ad hoc pour répondre aux besoins de l'entreprise

Relations clés :

• Coordinateur Principal Hospitalité & Événements
• Coordinateur Senior Meetings & Events
• Équipes GSAs, SIC, nettoyage
• Organisateurs d'événements et fournisseurs
• IT, Sécurité d'entreprise, Assistants exécutifs, Marketing

Compétences et expérience :

• Langues : Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral), avec la capacité de communiquer efficacement avec les parties prenantes internes et les partenaires externes.
• 3-4 ans d'expérience en coordination d'événements, gestion de réunions ou opérations hôtelières.
• Solides compétences en planification et coordination avec la capacité de gérer plusieurs événements et relations avec les fournisseurs.
• Connaissance des réglementations de santé et de sécurité et des normes de conformité des événements.
• Compétent dans l'utilisation de systèmes de réservation et d'outils de gestion opérationnelle.
• Excellentes capacités de résolution de problèmes avec la capacité de travailler sous pression.
• Flexible et adaptable avec une approche pratique de la mise en place et de la livraison d'événements.

Si cette description de poste vous parle, nous vous encourageons à postuler même si vous ne répondez pas à toutes les exigences ci-dessous. Nous sommes intéressés à vous connaître et à ce que vous pouvez apporter !

Avantages personnalisés qui soutiennent le bien-être et la croissance personnelle :

JLL reconnaît l'impact que le lieu de travail peut avoir sur votre bien-être, c'est pourquoi nous offrons une culture de soutien et un package d'avantages complet qui priorise la santé mentale, physique et émotionnelle.