En un coup d'œil
- Missions: Accueillir, gérer l'administration et coordonner les activités de l'établissement.
- Entreprise: Établissement dynamique avec une équipe collaborative.
- Avantages: Ambiance de travail agréable et opportunités d'apprentissage.
- Autres infos: Possibilité de travailler en équipe et d'améliorer les pratiques administratives.
- Pourquoi ce job: Contribuez à un environnement positif tout en développant vos compétences administratives.
- Qualifications: Aptitudes en communication et sens de l'organisation.
Le salaire estimé est compris entre 24750 - 30250 € par an.
Sous l'autorité de la Cheffe de Service Administratif, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et la coordination des activités de l'établissement. Vos principales missions sont :
- Accueil et communication : Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants. Réceptionner, orienter et transmettre les appels et les informations. Veiller à la qualité de l'accueil et au bon fonctionnement de l'espace dédié.
- Gestion administrative : Assurer le traitement, la rédaction, la mise en forme, le classement et l'archivage des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs. Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que leur diffusion. Mettre à jour les tableaux de bord, plannings, agendas et différents outils de suivi. Transmettre les bons de commandes aux prestataires, bordereau de livraison et factures au comptable. Assurer la gestion et le suivi des commandes de l’établissement destinés aux différents services de l’établissement.
- Suivi des usagers : Assurer le suivi administratif des admissions et des sorties. Préparer les dossiers d'accueil (contrat de séjour, livret d'accueil, convocations, notifications MDPH…). Assurer le suivi des présences et absences des jeunes accueillis. Coordonner les transports des usagers et adapter les plannings en fonction des besoins.
- Gestion administrative RH : Participer au suivi administratif des dossiers du personnel. Organiser les visites auprès de la médecine du travail. Assurer le suivi administratif des formations. Contribuer à la mise à jour du registre du personnel et au classement des dossiers RH dans le respect des procédures.
- Travail en équipe : Collaborer étroitement avec la direction, les chefs de service et le comptable. Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives et institutionnelles. Garantir la confidentialité des informations traitées et le respect des procédures de l'établissement.
Assistant administratif H/F employeur : ITEP Pierre Mâle
ITEP Pierre Mâle est un employeur de choix, offrant un environnement de travail collaboratif et innovant en Île-de-France. Nous valorisons le développement professionnel de nos employés à travers des formations continues et des opportunités de croissance au sein d'une équipe pluridisciplinaire dédiée au bien-être des jeunes. Rejoindre notre équipe, c'est s'engager dans une mission significative tout en bénéficiant d'une culture de soutien et d'écoute.
Conseils d'expert StudySmarter🤫
Voici comment nous pensons que tu pourrais décrocher Assistant administratif H/F
✨Réseautage avec des professionnels du secteur public
N'hésite pas à te plonger dans des événements comme des forums de l’emploi spécifiquement axés sur la fonction publique. Cela te permettra de rencontrer directement les recruteurs et de tisser des liens avec des professionnels qui peuvent te donner un coup de pouce pour le poste chez ITEP Pierre Mâle.
✨Inscription aux alertes d'emploi spécifiques
Les opportunités dans le secteur public peuvent être très spécifiques et souvent publiées sur des sites dédiés. Inscris-toi aux alertes d'emploi sur des plateformes mettant en avant les offres de la fonction publique. Cela te permettra de réagir rapidement lorsque ITEP Pierre Mâle publie une vacance.
✨Mets en avant ton engagement citoyen
Pour un rôle dans la fonction publique, c'est crucial de montrer ton engagement pour le service public ! Prépare-toi à partager des expériences passées où tu as eu un impact positif sur ta communauté. Cela te rendra plus mémorable aux yeux des recruteurs.
✨Postuler directement sur le site de l'entreprise
Lorsque tu vois une annonce pour un poste chez ITEP Pierre Mâle, n'oublie pas de postuler directement sur leur site ! C’est souvent là que les candidatures sont prises le plus au sérieux, et ça montre que tu es vraiment intéressé par l’opportunité en question.
Nous pensons qu'il te faut ces compétences pour exceller en tant que Assistant administratif H/F
Quelques conseils pour ta candidature 🫡
Connaître la fonction publique:Avant de rédiger ton CV et ta lettre de motivation, il est essentiel de bien comprendre le secteur public. Mets en avant ton engagement envers le service public, ainsi que tes compétences en gestion de projet et en travail en équipe, qui sont super importantes dans ce domaine.
Documents administratifs à jour:Dans le secteur public, certaines candidatures peuvent nécessiter des documents spécifiques comme des certificats d'affiliation à un ordre professionnel ou des attestations de formation. Assure-toi d'avoir tout ça en ordre et mentionne-les dans ta demande pour montrer que tu es préparé.
Une lettre de motivation valorisante:Ta lettre de motivation doit vraiment sortir du lot. Explique pourquoi tu veux travailler pour ITEP Pierre Mâle et comment tes valeurs et tes objectifs s'alignent avec ceux de la fonction publique. N'hésite pas à partager des exemples concrets de ton dévouement au service public.
Accorder de l'importance aux expériences passées:Si tu as déjà travaillé dans le secteur public ou dans des projets liés, n'oublie pas de les mentionner en détail dans ton CV. Les employeurs cherchent souvent des candidats ayant une expérience pertinente, donc il est crucial de mettre en avant toute implication dans des projets de service public.
Comment te préparer à un entretien d'embauche chez ITEP Pierre Mâle
✨Maîtrise des procédures administratives
Dans le secteur public, il est essentiel de comprendre les procédures administratives et réglementaires. Assure-toi de te familiariser avec les règles spécifiques à ITEP Pierre Mâle et sois prêt à partager comment tu as géré des situations utiles dans le passé.
✨Focus sur le service public
Les recruteurs cherchent souvent des candidats qui ont une passion pour le service public. Prépare des exemples concrets démontrant pourquoi ce domaine te tient à cœur et comment tu peux contribuer à la mission de ITEP Pierre Mâle.
✨Prépare-toi à des questions situatives
Attends-toi à des questions qui te mettront dans des scénarios typiques de la fonction publique. Parle de la façon dont tu gérerais des conflits ou des situations de service client difficile, en mettant l'accent sur tes compétences en communication et en résolution de problèmes.
✨Valorise ton engagement dans des projets communautaires
Comme le poste est à temps plein, il serait bon de montrer ton dévouement et tes engagements passés ou présents dans des projets communautaires ou volontaires. Cela démontre tes valeurs et ta volonté de t'investir pour le bien commun.
