Assistant administratif - Plateformes technologiques H/F/X
Description du poste
Métier
Pilotage - Technicien Supérieur administratif (Pilotage)
Intitulé du poste
Assistant administratif - Plateformes technologiques H/F/X
Missions/Activités
L'Institut Pasteur conduit des recherches biomédicales de pointe et avant-gardistes depuis plus de 130 ans.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent pour répondre aux ambitions de l'Institut Pasteur.
Rattaché à la Direction de la Technologie, l'assistant administratif assurera le support administratif de plusieurs équipes, en particulier 4 plateformes technologiques du C2RT (Centre de Ressources et Recherches Technologiques) : la plateforme de Biophysique Moleculaire (PFBMI), la Plateforme de Cristallographie (PFX), la plateforme Production et Purification des Protéines Recombinantes (PF3PR) et la plateforme Ingénierie des Anticorps (PFIA).
Vos principales activités :
- Accompagner les responsables dans leurs activités et gérer les tâches administratives du quotidien
- Etre le relais d'information au sein du service
- Gérer les plannings, le courrier, la messagerie et les appels téléphoniques
- Relire et mettre en forme des documents
- Mettre à jour les pages web
- Organiser les réunions
- Rédiger les compte rendus de réunion, suivre les actions à mener
- Organiser et gérer les missions et les déplacements
- Mettre à jour les listes de diffusion
- Gérer les notes de frais
- Participer à l'organisation d’évènements (séminaires, retraites, réunions annuelles, cours...)
- Participer à l'instruction des dossiers RH (demande de recrutement, de stages)
- Prendre en charge l'accueil des visiteurs, des chercheurs, des nouveaux entrants (stagiaires, CDD, CDI), les accompagner dans leurs démarches administratives (visa, titre de séjour..), être un support à la bonne intégration des différentes nationalités étrangères accueillies
- Préparer et suivre le budget de l'entité et/ou des projets
- Passer des commandes, assurer le suivi
- Facturer des prestations de service
- Contribuer à la gestion documentaire dans la démarche qualité ISO 9001 (parcours d'intégration et d'habilitation pour chaque nouvel arrivant dans les entités certifiées)
Activités communes des assistantes du PAD :
Participer aux actions transverses (organisation d'évènements par exemple, travail collectif sur le suivi des contributions des plateformes aux avancées de la recherche pasteurienne dans les publications).
Profil :
Formation bac+2 assistante manager, vous avez a minima 3 ans d'expérience professionnelle dans un poste similaire.
Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques et de bureautique classique (Office, Word, Outlook, Excel, Teams...) et bonne capacité pour apprendre les outils internes (Concur, Easyfact, Endnote, SAP, Sharepoint, site web...)
- Bonne communication écrite et orale (maîtrise de la prise de note et de l'orthographe) en français et anglais
Aptitudes personnelles :
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du service, écoute active
- Capacité d'adaptation et de flexibilité
- Rigueur et réactivité
- Proactivité
- Compétences en organisation et gestion du temps (gestion des priorités).
Vos conditions et environnement de travail :
- L'Institut Pasteur s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et respectueux. Nous accueillons toutes les candidatures répondant aux critères du poste, en valorisant la diversité sous toutes ses formes et les parcours variés.
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus).
#J-18808-Ljbffr
Assistant administratif - Plateformes technologiques H/F/X in Paris employeur : INSTITUT PASTEUR
Rejoindre notre institut de recherche biomédicale à Paris, c'est intégrer un environnement multiculturel et stimulant où l'innovation est au cœur de nos activités. Nous offrons des opportunités de croissance professionnelle, des activités culturelles enrichissantes et un remboursement des transports, faisant de nous un employeur de choix pour ceux qui cherchent à contribuer à des projets significatifs en immunologie et biologie.
